Die Onboarding-Strecke

Beschreibung

ZIEL
Bauen Sie einen Workflow, der bei neuen Kunden im CRM automatisch eine passgenaue Onboarding-Checkliste generiert, die zugehörigen Tasks im PM-Tool anlegt, eine personalisierte Welcome-Mail als Entwurf vorbereitet und den zuständigen Customer Success Manager mit allen Links benachrichtigt.

Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.

TRIGGER
Typ: CRM-Trigger (HubSpot, Salesforce oder vergleichbar). Feuert, wenn ein Deal oder Kontakt den Status Kunde erhält.

SCHRITTE
1. Kundendaten abrufen: Kundenname, Unternehmen, Branche, gekauftes Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner (Name und Rolle) sowie den zuständigen Customer Success Manager aus dem CRM ziehen.
2. KI-Schritt: Onboarding-Checkliste. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste (siehe Abschnitt Arbeitsprompts). Ausgabe: nummerierte Liste mit fünf bis acht Tasks inklusive Zeitschätzung.
3. Tasks anlegen: Pro Task einen Eintrag im Onboarding-Board erstellen und dem zuständigen Customer Success Manager zuweisen.
4. KI-Schritt: Welcome-Mail. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Welcome-Mail (siehe Abschnitt Arbeitsprompts), mit der Checkliste aus Schritt 2 als Eingabe. Ausgabe als E-Mail-Entwurf speichern, kein automatischer Versand.
5. Ausgabe: Den zuständigen Customer Success Manager im Team-Chat benachrichtigen, mit Kundendaten, Link zu den Tasks und Hinweis auf den Mail-Entwurf.

PROMPTS
Übernehmen Sie die beiden Arbeitsprompts aus dem gleichnamigen Abschnitt unverändert. Achten Sie besonders auf die doppelte Bedeutung von [UNTERNEHMENSNAME]: Im Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste bezeichnet es das Unternehmen des Kunden, im Arbeitsprompt Welcome-Mail das eigene Unternehmen. Mappen Sie beide getrennt.

DATENFLUSS
Trigger zu Schritt 1: CRM-Datensatz des neuen Kunden.
Schritt 1 zu Schritt 2: Kundenname, Kunden-Unternehmen, Branche, Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner-Name, Ansprechpartner-Rolle.
Schritt 1 zu Schritt 4: Ansprechpartner-Name, Kunden-Unternehmen, Produkt.
Schritt 2 zu Schritt 4: Onboarding-Checkliste.

FEHLERBEHANDLUNG
CRM-Trigger feuert nicht: Webhook und den Status-Wert Kunde prüfen.
Pflichtfelder fehlen, etwa Branche oder Ansprechpartner: Lauf anhalten und den Customer Success Manager mit einem Hinweis informieren, statt die Mail mit leeren Feldern zu verschicken.
Tasks landen im falschen Projekt: Ziel-Board und Berechtigungen prüfen.
Checkliste zu generisch: Den Prompt um branchenspezifische Beispiele ergänzen (Platzhalter [ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN]).
Mehrere Ansprechpartner vorhanden: Den Hauptkontakt aus dem CRM verwenden.

PLATZHALTER-KONVENTION
Alle Kundendaten sowie [ONBOARDING_CHECKLISTE] werden dynamisch aus dem CRM beziehungsweise aus Schritt 2 gemappt, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch, vor der Aktivierung manuell festzulegen: [CSM_NAME], [CSM_POSITION], [KONTAKTDATEN], das eigene [UNTERNEHMENSNAME] im Arbeitsprompt Welcome-Mail, [TONALITÄT], [ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN] sowie [ZEITFENSTER] (idealerweise dynamisch aus dem Kalender des Customer Success Managers, sonst manuell). Die eckigen Klammern im Beispiel-Format des Arbeitsprompts Onboarding-Checkliste sind Format-Anweisungen an das Sprachmodell und bleiben unverändert. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.

SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, und wird die Welcome-Mail ausschließlich als Entwurf gespeichert?
2. Sind beide Arbeitsprompts vollständig und unverändert eingefügt, und ist die doppelte Bedeutung von [UNTERNEHMENSNAME] korrekt aufgelöst?
3. Werden die Tasks dem richtigen Customer Success Manager zugewiesen, und enthält die Benachrichtigung alle Links?
4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: CRM-Webhook, Onboarding-Board, CSM-Daten, Tonalität, Quelle der Zeitfenster und LLM-Zugang?

Arbeitsprompts

Sie sind eine erfahrene Customer Success Managerin oder ein erfahrener Customer Success Manager. Erstellen Sie eine personalisierte Onboarding-Checkliste für folgenden neuen Kunden:

Kundendaten:
- Name: [KUNDENNAME]
- Unternehmen: [UNTERNEHMENSNAME]
- Branche: [BRANCHE]
- Produkt/Service: [PRODUKT]
- Unternehmensgröße: [MITARBEITERANZAHL]
- Ansprechpartner: [ANSPRECHPARTNER_NAME] ([ANSPRECHPARTNER_ROLLE])

Ihre Aufgabe:
Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste mit 5 bis 8 konkreten Tasks, die auf die Branche und das Produkt zugeschnitten sind. Berücksichtigen Sie dabei:
- branchenspezifische Best Practices
- produktspezifische Einrichtungsschritte
- die Unternehmensgröße (kleinere Unternehmen brauchen einfachere Prozesse)

Format:
Geben Sie die Checkliste als nummerierte Liste aus. Jeder Task soll konkret, umsetzbar und mit einer geschätzten Zeitangabe versehen sein.

Beispiel-Format:
1. [Task-Name]: [Kurze Beschreibung] (Dauer: [Zeitangabe])

[ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN]

Sie sind der Customer Success Manager [CSM_NAME] von [UNTERNEHMENSNAME]. Schreiben Sie eine herzliche, professionelle Willkommens-E-Mail an einen neuen Kunden.

Kundendaten:
- Ansprechpartner: [ANSPRECHPARTNER_NAME]
- Unternehmen: [KUNDENUNTERNEHMEN]
- Produkt/Service: [PRODUKT]

Onboarding-Checkliste:
[ONBOARDING_CHECKLISTE]

E-Mail-Struktur:
1. Persönliche Begrüßung und Willkommen
2. Kurze Vorstellung als zuständiger Customer Success Manager
3. Überblick über die nächsten Schritte, mit Bezug auf die Onboarding-Checkliste
4. Einladung zu einem Kick-off-Call, mit zwei bis drei vorgeschlagenen Zeitfenstern: [ZEITFENSTER]
5. Kontaktinformationen und Verfügbarkeit
6. Motivierender Abschluss

Tonalität: [TONALITÄT] (zum Beispiel professionell-freundlich, locker-modern, formell)

Wichtig:
- Halten Sie die E-Mail auf maximal 250 Wörter.
- Verwenden Sie eine klare Struktur mit Absätzen.
- Integrieren Sie einen klaren Call-to-Action für den Kick-off-Call.
- Unterschreiben Sie mit: [CSM_NAME], [CSM_POSITION], [KONTAKTDATEN]

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