Die Termin-Brücke

Beschreibung

ZIEL
Bauen Sie einen Workflow, der eingehende Terminanfragen per E-Mail automatisch analysiert, die Kalender-Verfügbarkeit prüft und einen fertigen Antwort-Entwurf mit drei konkreten Terminvorschlägen erstellt. Der Versand erfolgt erst nach Ihrer manuellen Prüfung, niemals automatisch.

Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.

TRIGGER
Typ: neue E-Mail mit dem Label „Terminanfrage“.
Filter: exakte Übereinstimmung des Labels, damit der Workflow nicht bei jeder E-Mail auslöst.

SCHRITTE
1. KI-Schritt: E-Mail-Analyse. Nutzen Sie exakt den Analyse-Prompt weiter unten. Die Ausgabe ist ein JSON mit duration_minutes, time_preferences, urgency, topic und special_requirements.
2. Kalender prüfen: Laden Sie freie Slots der nächsten zwei bis drei Wochen, unter Berücksichtigung von Arbeitszeiten, Pufferzeiten und bevorzugten Zeiten aus dem hinterlegten Regelwerk. Wählen Sie drei passende Slots aus.
3. KI-Schritt: Entwurf erzeugen. Nutzen Sie exakt den Entwurf-Prompt weiter unten, mit den Slots aus Schritt 2 als Eingabe.
4. Entwurf speichern: Legen Sie den Text als Entwurf im E-Mail-Tool ab, als Antwort im selben Thread. Kein automatischer Versand.
5. Ausgabe: Senden Sie einen Hinweis in Slack oder Teams, dass ein Entwurf zur Prüfung bereitliegt.

PROMPTS (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1, E-Mail-Analyse:
"""
Analysieren Sie die folgende E-Mail-Terminanfrage und extrahieren Sie alle relevanten Informationen:

E-Mail-Betreff: [EMAIL_SUBJECT]
E-Mail-Text: [EMAIL_BODY]
Absender: [SENDER_NAME]

Identifizieren und strukturieren Sie folgende Informationen:
1. Gewünschte Termindauer, in Minuten
2. Zeitpräferenzen, etwa bestimmte Wochentage, Tageszeiten oder Zeiträume
3. Dringlichkeit (dringend, normal, flexibel)
4. Thema oder Zweck des Termins
5. Besondere Anforderungen, zum Beispiel vor Ort, online oder mit weiteren Teilnehmern

Geben Sie die Informationen ausschließlich im folgenden JSON-Format zurück:
{
  "duration_minutes": [Zahl],
  "time_preferences": "[Beschreibung]",
  "urgency": "[dringend/normal/flexibel]",
  "topic": "[Thema]",
  "special_requirements": "[Anforderungen]"
}
"""

Prompt 2, Entwurf-Generierung:
"""
Erstellen Sie einen professionellen E-Mail-Antwort-Entwurf für folgende Terminanfrage:

Ursprüngliche E-Mail:
Absender: [SENDER_NAME]
Betreff: [EMAIL_SUBJECT]
Nachricht: [EMAIL_BODY]

Analysierte Informationen:
Termindauer: [DURATION] Minuten
Thema: [TOPIC]
Besondere Anforderungen: [SPECIAL_REQUIREMENTS]

Verfügbare Termine aus dem Kalender:
[AVAILABLE_SLOTS]

Verfassen Sie eine freundliche, professionelle Antwort, die
1. auf die Terminanfrage eingeht,
2. drei konkrete Terminvorschläge mit Datum, Uhrzeit und Dauer enthält,
3. Ton und Stil der ursprünglichen E-Mail aufgreift,
4. eine klare Handlungsaufforderung enthält, zum Beispiel „Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen am besten passt.“,
5. mit folgender Signatur schließt: [YOUR_SIGNATURE]

Verwenden Sie eine klare Struktur in Absätzen und listen Sie die Terminvorschläge übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Dauer auf.
"""

DATENFLUSS
Trigger zu Schritt 1: E-Mail-Betreff, E-Mail-Text, Absender.
Schritt 1 zu Schritt 2: duration_minutes, time_preferences, urgency, für die Slot-Suche.
Schritt 1 zu Schritt 3: duration_minutes, topic, special_requirements.
Schritt 2 zu Schritt 3: die ausgewählten Slots als verfügbare Termine.
Schritt 3 zu Schritt 4: der fertige Entwurfstext.

FEHLERBEHANDLUNG
Keine freien Slots im gewünschten Zeitraum: Erweitern Sie das Suchfenster auf drei oder mehr Wochen. Bleibt es weiterhin leer, erzeugen Sie den Entwurf mit einem Hinweis auf den Engpass und kennzeichnen Sie dies in der Benachrichtigung.
Zeitzonen-Mismatch: Erkennen Sie die Zeitzone des Absenders und nennen Sie die Terminvorschläge im Entwurf mit expliziter Zeitzonen-Angabe.
Kein valides JSON aus Schritt 1: Wiederholen Sie den Analyseschritt einmal. Bleibt das Ergebnis ungültig, senden Sie eine Benachrichtigung zur manuellen Bearbeitung.
Dringende Anfrage, urgency gleich dringend: Priorisieren Sie die frühestmöglichen Slots und kennzeichnen Sie dies in der Benachrichtigung.

PLATZHALTER-KONVENTION
Alle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Mappen Sie E-Mail-, Analyse- und Kalenderdaten dynamisch, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch sind [YOUR_SIGNATURE] sowie das Regelwerk mit Arbeitszeiten, Pufferzeiten und Standard-Meetinglängen. Diese legen Sie vor der Aktivierung manuell fest. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.

SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, und wird der Entwurf ausschließlich gespeichert, nie automatisch versendet?
2. Sind beide Prompts vollständig und unverändert eingefügt, und sind alle dynamischen Platzhalter gemappt?
3. Berücksichtigt die Slot-Suche Arbeitszeiten, Pufferzeiten und die Dauer aus dem Analyse-JSON?
4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: das Label „Terminanfrage“, der Kalender-Zugang, das Regelwerk, [YOUR_SIGNATURE], der Benachrichtigungskanal und der LLM-Zugang?

Arbeitsprompts

Analysieren Sie die folgende E-Mail-Terminanfrage und extrahieren Sie alle relevanten Informationen:

E-Mail-Betreff: [EMAIL_SUBJECT]
E-Mail-Text: [EMAIL_BODY]
Absender: [SENDER_NAME]

Identifizieren und strukturieren Sie folgende Informationen:
1. Gewünschte Termindauer, in Minuten
2. Zeitpräferenzen, etwa bestimmte Wochentage, Tageszeiten oder Zeiträume
3. Dringlichkeit (dringend, normal, flexibel)
4. Thema oder Zweck des Termins
5. Besondere Anforderungen, zum Beispiel vor Ort, online oder mit weiteren Teilnehmern

Geben Sie die Informationen ausschließlich im folgenden JSON-Format zurück:
{
  "duration_minutes": [Zahl],
  "time_preferences": "[Beschreibung]",
  "urgency": "[dringend/normal/flexibel]",
  "topic": "[Thema]",
  "special_requirements": "[Anforderungen]"
}

Erstellen Sie einen professionellen E-Mail-Antwort-Entwurf für folgende Terminanfrage:

Ursprüngliche E-Mail:
Absender: [SENDER_NAME]
Betreff: [EMAIL_SUBJECT]
Nachricht: [EMAIL_BODY]

Analysierte Informationen:
Termindauer: [DURATION] Minuten
Thema: [TOPIC]
Besondere Anforderungen: [SPECIAL_REQUIREMENTS]

Verfügbare Termine aus dem Kalender:
[AVAILABLE_SLOTS]

Verfassen Sie eine freundliche, professionelle Antwort, die
1. auf die Terminanfrage eingeht,
2. drei konkrete Terminvorschläge mit Datum, Uhrzeit und Dauer enthält,
3. Ton und Stil der ursprünglichen E-Mail aufgreift,
4. eine klare Handlungsaufforderung enthält, zum Beispiel „Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen am besten passt.“,
5. mit folgender Signatur schließt: [YOUR_SIGNATURE]

Verwenden Sie eine klare Struktur in Absätzen und listen Sie die Terminvorschläge übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Dauer auf.

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