Onboarding ist in den meisten KMU ein manueller Flickenteppich: Der Vertrieb übergibt einen neuen Kunden, doch die Checkliste entsteht ad hoc, die Tasks landen mit Verzögerung im Projekttool, und die Willkommens-Mail wird beim dritten Kunden der Woche merklich unpersönlicher. Genau diesen Engpass adressiert dieser Workflow.
\nSobald ein Deal im CRM auf den Status Kunde wechselt, zieht der Workflow die relevanten Kundendaten (Name, Branche, Produkt, Größe, Ansprechpartner), lässt daraus eine branchen und produktspezifische Onboarding-Checkliste generieren, legt die einzelnen Tasks im Projektmanagement-Tool an und bereitet parallel eine persönliche Willkommens-Mail als Entwurf vor. Am Ende steht eine Benachrichtigung an den zuständigen Customer Success Manager mit allen Links, sodass dieser die Ergebnisse nur noch prüfen und freigeben muss.
\nDer Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife: bei der Freigabe der Tasks im Board und beim Versand der Mail, die bewusst als Entwurf und nicht automatisch verschickt abgelegt wird. So bleibt die Tonalität kontrollierbar, während die Fleißarbeit wegfällt.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: onboarding-strecke.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger: neuer Kunde im CRM", "beschreibung": "Ein Deal wechselt im CRM auf den Status Kunde und stößt den Ablauf an.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Kundendaten abrufen", "beschreibung": "Name, Branche, Produkt, Unternehmensgröße und Ansprechpartner werden aus dem CRM gezogen, ebenso der zuständige Customer Success Manager.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Onboarding-Checkliste erstellen", "beschreibung": "Ein Sprachmodell generiert fünf bis acht branchen- und produktspezifische Tasks inklusive Zeitschätzung.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Tasks anlegen", "beschreibung": "Die Checkliste wird als einzelne Tasks im Onboarding-Board angelegt und dem zuständigen Customer Success Manager zugewiesen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Welcome-Mail als Entwurf erstellen", "beschreibung": "Ein Sprachmodell verfasst eine persönliche Willkommens-Mail mit Vorstellung des Customer Success Managers, den nächsten Schritten entlang der Checkliste und Terminvorschlägen für den Kick-off-Call.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "CSM benachrichtigen", "beschreibung": "Der zuständige Customer Success Manager erhält eine Nachricht im Team-Chat mit Kundendaten, Task-Link und Mail-Entwurf zur Prüfung.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Einheitlicher Ablauf", "text": "Jeder neue Kunde durchläuft denselben vollständigen Onboarding-Prozess, unabhängig davon, wer die Anfrage gerade bearbeitet." }, { "titel": "Rascher Start", "text": "Checkliste, Tasks und Mail-Entwurf liegen vor, sobald der Deal im CRM auf den Status Kunde wechselt." }, { "titel": "Saubere Übergabe", "text": "Der zuständige Customer Success Manager erhält Kundendaten, Task-Link und Mail-Entwurf gebündelt in einer Nachricht." }, { "titel": "Skalierende Personalisierung", "text": "Checkliste und Mail sind auf Branche, Produkt und Unternehmensgröße zugeschnitten, auch bei steigendem Kundenaufkommen." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "CRM-System", "text": "HubSpot, Salesforce oder ein vergleichbares System liefert die Kundendaten und den Trigger.", "icon": "contacts" }, { "label": "PM-Tool", "text": "Asana, Trello oder Monday für die Onboarding-Tasks.", "icon": "checklist" }, { "label": "E-Mail-Tool", "text": "Gmail, Outlook oder ein vergleichbares Tool für die Willkommens-Mail.", "icon": "mail" }, { "label": "LLM-Zugang und Team-Chat", "text": "Zugang zu OpenAI, Claude oder Gemini sowie ein Team-Chat wie Slack oder Teams für die Benachrichtigung des Customer Success Managers.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Test-Kunde", "text": "Legen Sie einen Demo-Kontakt mit vollständigen Daten an und setzen Sie den Status auf Kunde.", "icon": "person_add" }, { "label": "Checkliste und Tasks", "text": "Prüfen Sie, ob fünf bis acht branchenspezifische Tasks entstehen und dem zuständigen Customer Success Manager zugewiesen werden.", "icon": "task_alt" }, { "label": "Welcome-Mail", "text": "Prüfen Sie, ob die Mail personalisiert ist, die Daten stimmen, die Kick-off-Slots passen und der Entwurf beim Customer Success Manager bereitliegt.", "icon": "outgoing_mail" }, { "label": "Grenzfälle", "text": "Testen Sie Anfragen ohne Branchenangabe, Solo-Unternehmen im Vergleich zu Enterprise-Kunden, andere Sprachen und mehrere Ansprechpartner.", "icon": "rule" } ], "goLive": [ { "label": "Freigeben", "text": "Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn Checkliste, Tasks und Mail zuverlässig stimmen.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Segment-Start", "text": "Beginnen Sie mit einem Kundensegment und ergänzen Sie weitere Segmente schrittweise.", "icon": "tune" }, { "label": "Draft-Modus", "text": "Lassen Sie den ersten Lauf die Mail nur als Entwurf ablegen, damit der Customer Success Manager die Tonalität justiert.", "icon": "drafts" }, { "label": "Ausbauen", "text": "Ergänzen Sie später eine Kalender-Einladung, Follow-ups und eine Benachrichtigung bei besonders wichtigen Kunden.", "icon": "rocket_launch" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "CRM-Trigger feuert nicht", "text": "Prüfen Sie Webhook und den Status-Wert Kunde.", "icon": "sensors_off" }, { "label": "Tasks landen im falschen Projekt", "text": "Prüfen Sie Ziel-Board und Berechtigungen.", "icon": "move_to_inbox" }, { "label": "Mail mit leeren Feldern", "text": "Befüllen Sie die Pflichtfelder im CRM, bevor der Kunde angelegt wird.", "icon": "edit_note" }, { "label": "Checkliste zu generisch", "text": "Reichern Sie den Prompt mit branchenspezifischen Beispielen an.", "icon": "auto_awesome" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Onboarding-Checkliste", "beschreibung": "Erstellt aus den Kundendaten eine branchen- und produktspezifische Checkliste mit fünf bis acht Tasks und Zeitschätzung.", "prompt": "Sie sind eine erfahrene Customer Success Managerin oder ein erfahrener Customer Success Manager. Erstellen Sie eine personalisierte Onboarding-Checkliste für folgenden neuen Kunden:\n\nKundendaten:\n- Name: [KUNDENNAME]\n- Unternehmen: [UNTERNEHMENSNAME]\n- Branche: [BRANCHE]\n- Produkt/Service: [PRODUKT]\n- Unternehmensgröße: [MITARBEITERANZAHL]\n- Ansprechpartner: [ANSPRECHPARTNER_NAME] ([ANSPRECHPARTNER_ROLLE])\n\nIhre Aufgabe:\nErstellen Sie eine Onboarding-Checkliste mit 5 bis 8 konkreten Tasks, die auf die Branche und das Produkt zugeschnitten sind. Berücksichtigen Sie dabei:\n- branchenspezifische Best Practices\n- produktspezifische Einrichtungsschritte\n- die Unternehmensgröße (kleinere Unternehmen brauchen einfachere Prozesse)\n\nFormat:\nGeben Sie die Checkliste als nummerierte Liste aus. Jeder Task soll konkret, umsetzbar und mit einer geschätzten Zeitangabe versehen sein.\n\nBeispiel-Format:\n1. [Task-Name]: [Kurze Beschreibung] (Dauer: [Zeitangabe])\n\n[ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN]" }, { "titel": "Welcome-Mail", "beschreibung": "Verfasst aus der Onboarding-Checkliste eine persönliche Willkommens-Mail mit Terminvorschlägen für den Kick-off-Call.", "prompt": "Sie sind der Customer Success Manager [CSM_NAME] von [UNTERNEHMENSNAME]. Schreiben Sie eine herzliche, professionelle Willkommens-E-Mail an einen neuen Kunden.\n\nKundendaten:\n- Ansprechpartner: [ANSPRECHPARTNER_NAME]\n- Unternehmen: [KUNDENUNTERNEHMEN]\n- Produkt/Service: [PRODUKT]\n\nOnboarding-Checkliste:\n[ONBOARDING_CHECKLISTE]\n\nE-Mail-Struktur:\n1. Persönliche Begrüßung und Willkommen\n2. Kurze Vorstellung als zuständiger Customer Success Manager\n3. Überblick über die nächsten Schritte, mit Bezug auf die Onboarding-Checkliste\n4. Einladung zu einem Kick-off-Call, mit zwei bis drei vorgeschlagenen Zeitfenstern: [ZEITFENSTER]\n5. Kontaktinformationen und Verfügbarkeit\n6. Motivierender Abschluss\n\nTonalität: [TONALITÄT] (zum Beispiel professionell-freundlich, locker-modern, formell)\n\nWichtig:\n- Halten Sie die E-Mail auf maximal 250 Wörter.\n- Verwenden Sie eine klare Struktur mit Absätzen.\n- Integrieren Sie einen klaren Call-to-Action für den Kick-off-Call.\n- Unterschreiben Sie mit: [CSM_NAME], [CSM_POSITION], [KONTAKTDATEN]" } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der bei neuen Kunden im CRM automatisch eine passgenaue Onboarding-Checkliste generiert, die zugehörigen Tasks im PM-Tool anlegt, eine personalisierte Welcome-Mail als Entwurf vorbereitet und den zuständigen Customer Success Manager mit allen Links benachrichtigt.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: CRM-Trigger (HubSpot, Salesforce oder vergleichbar). Feuert, wenn ein Deal oder Kontakt den Status Kunde erhält.\n\nSCHRITTE\n1. Kundendaten abrufen: Kundenname, Unternehmen, Branche, gekauftes Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner (Name und Rolle) sowie den zuständigen Customer Success Manager aus dem CRM ziehen.\n2. KI-Schritt: Onboarding-Checkliste. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste (siehe Abschnitt Arbeitsprompts). Ausgabe: nummerierte Liste mit fünf bis acht Tasks inklusive Zeitschätzung.\n3. Tasks anlegen: Pro Task einen Eintrag im Onboarding-Board erstellen und dem zuständigen Customer Success Manager zuweisen.\n4. KI-Schritt: Welcome-Mail. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Welcome-Mail (siehe Abschnitt Arbeitsprompts), mit der Checkliste aus Schritt 2 als Eingabe. Ausgabe als E-Mail-Entwurf speichern, kein automatischer Versand.\n5. Ausgabe: Den zuständigen Customer Success Manager im Team-Chat benachrichtigen, mit Kundendaten, Link zu den Tasks und Hinweis auf den Mail-Entwurf.\n\nPROMPTS\nÜbernehmen Sie die beiden Arbeitsprompts aus dem gleichnamigen Abschnitt unverändert. Achten Sie besonders auf die doppelte Bedeutung von [UNTERNEHMENSNAME]: Im Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste bezeichnet es das Unternehmen des Kunden, im Arbeitsprompt Welcome-Mail das eigene Unternehmen. Mappen Sie beide getrennt.\n\nDATENFLUSS\nTrigger zu Schritt 1: CRM-Datensatz des neuen Kunden.\nSchritt 1 zu Schritt 2: Kundenname, Kunden-Unternehmen, Branche, Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner-Name, Ansprechpartner-Rolle.\nSchritt 1 zu Schritt 4: Ansprechpartner-Name, Kunden-Unternehmen, Produkt.\nSchritt 2 zu Schritt 4: Onboarding-Checkliste.\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nCRM-Trigger feuert nicht: Webhook und den Status-Wert Kunde prüfen.\nPflichtfelder fehlen, etwa Branche oder Ansprechpartner: Lauf anhalten und den Customer Success Manager mit einem Hinweis informieren, statt die Mail mit leeren Feldern zu verschicken.\nTasks landen im falschen Projekt: Ziel-Board und Berechtigungen prüfen.\nCheckliste zu generisch: Den Prompt um branchenspezifische Beispiele ergänzen (Platzhalter [ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN]).\nMehrere Ansprechpartner vorhanden: Den Hauptkontakt aus dem CRM verwenden.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Kundendaten sowie [ONBOARDING_CHECKLISTE] werden dynamisch aus dem CRM beziehungsweise aus Schritt 2 gemappt, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch, vor der Aktivierung manuell festzulegen: [CSM_NAME], [CSM_POSITION], [KONTAKTDATEN], das eigene [UNTERNEHMENSNAME] im Arbeitsprompt Welcome-Mail, [TONALITÄT], [ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN] sowie [ZEITFENSTER] (idealerweise dynamisch aus dem Kalender des Customer Success Managers, sonst manuell). Die eckigen Klammern im Beispiel-Format des Arbeitsprompts Onboarding-Checkliste sind Format-Anweisungen an das Sprachmodell und bleiben unverändert. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, und wird die Welcome-Mail ausschließlich als Entwurf gespeichert?\n2. Sind beide Arbeitsprompts vollständig und unverändert eingefügt, und ist die doppelte Bedeutung von [UNTERNEHMENSNAME] korrekt aufgelöst?\n3. Werden die Tasks dem richtigen Customer Success Manager zugewiesen, und enthält die Benachrichtigung alle Links?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: CRM-Webhook, Onboarding-Board, CSM-Daten, Tonalität, Quelle der Zeitfenster und LLM-Zugang?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w12_onboarding-strecke__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Onboarding-Strecke", "beschreibung": "Erstellt bei jedem neuen Kunden im CRM automatisch eine passgenaue Onboarding-Checkliste, legt die zugehörigen Tasks im PM-Tool an, bereitet eine persönliche Welcome-Mail vor und benachrichtigt den zuständigen Customer Success Manager mit allen Links.", "trigger": { "typ": "Formular (Referenz-Build), produktiv empfohlen: CRM-Status-Trigger oder Webhook", "bedingung": "Der Knoten newCustomer startet den Ablauf in der Referenz über den Absende-Link eines Formulars, das an das Vertriebsteam geht. Für den produktiven Einsatz wird empfohlen, das Formular durch einen CRM-Trigger zu ersetzen, der beim Statuswechsel eines Deals oder Kontakts auf Kunde feuert, etwa bei HubSpot oder Salesforce, oder bei anderen CRM-Systemen durch einen Webhook, der bei neuen Kunden einen POST-Request sendet." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger: neuer Kunde im CRM", "rolle": "mensch", "aktion": "In der Referenz-Implementierung startet der Formular-Knoten newCustomer den Ablauf, dessen Link an das Vertriebsteam geht. Für den Produktivbetrieb wird empfohlen, das Formular durch einen echten CRM-Trigger zu ersetzen, der beim Statuswechsel eines Deals auf Kunde feuert, oder bei anderen CRM-Systemen durch einen Webhook.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "Formular- beziehungsweise CRM-Datensatz des neuen Kunden (newCustomer.output)" ] }, { "nr": 2, "titel": "Kundendaten abrufen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Hierfür gibt es in der Referenz keinen eigenen Knoten: Name, Branche, Produkt, Unternehmensgröße und Ansprechpartner liegen bereits als Felder im Trigger-Datensatz vor, konkret nachweisbar sind newCustomer.output.email (Kunden-E-Mail) und newCustomer.output.csm_email (E-Mail des zuständigen Customer Success Managers).", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Formular- beziehungsweise CRM-Datensatz des neuen Kunden" ], "ausgang": [ "Kundendaten, unter anderem newCustomer.output.email, newCustomer.output.csm_email, Name, Unternehmen, Branche, Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner" ] }, { "nr": 3, "titel": "Onboarding-Checkliste erstellen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Der KI-Knoten onboardingChecklist erzeugt mit dem Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste eine strukturierte Ausgabe mit den Pflichtfeldern tasks (Array der Onboarding-Tasks), summary (Zusammenfassung der Onboarding-Strategie) und success (Boolean). Die Fehlerstrategie dieses Knotens ist Stop.", "prompt_ref": "arbeitsprompt-1", "eingang": [ "Kundendaten" ], "ausgang": [ "onboardingChecklist.output.structured.tasks", "onboardingChecklist.output.structured.summary", "onboardingChecklist.output.structured.success" ] }, { "nr": 4, "titel": "Tasks anlegen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Schleife (taskLoop) läuft über das Array onboardingChecklist.output.structured.tasks, das aktuelle Element steht je Durchlauf unter taskLoop.output.item zur Verfügung. Für jedes Element legt der Knoten createTask einen Task mit den Feldern name, notes, assignee, projectId und workspace an, assignee wird dabei auf newCustomer.output.csm_email gemappt. Der Loop-Ende-Knoten taskLoopEnd sammelt anschließend alle Ergebnisse ein und ist auf die Fehlerstrategie Weiter gesetzt, sodass ein einzelner fehlgeschlagener Task die übrigen Durchläufe nicht stoppt.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "onboardingChecklist.output.structured.tasks", "newCustomer.output.csm_email" ], "ausgang": [ "Angelegte Tasks im Onboarding-Board (createTask je Schleifendurchlauf)", "Gesammeltes Loop-Ergebnis (taskLoopEnd)" ] }, { "nr": 5, "titel": "Welcome-Mail als Entwurf erstellen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Der KI-Knoten welcomeEmailGenerator erzeugt mit dem Arbeitsprompt Welcome-Mail eine strukturierte Ausgabe mit den Pflichtfeldern subject, body und success. In der Referenz folgt darauf ein eigener Aktions-Knoten sendWelcomeEmail, der die Mail direkt per Gmail-Aktion verschickt: mailRecipient auf newCustomer.output.email, cc auf newCustomer.output.csm_email, mailSubject und mailBody auf welcomeEmailGenerator.output.structured.subject beziehungsweise .body gemappt. Das entspricht einem automatischen Versand statt einem reinen Entwurf. Wer die Kontrolle über die Tonalität behalten möchte, richtet diesen Schritt bewusst als Entwurfsablage ein, bevor der Workflow aktiviert wird.", "prompt_ref": "arbeitsprompt-2", "eingang": [ "Kundendaten", "onboardingChecklist.output.structured.summary" ], "ausgang": [ "welcomeEmailGenerator.output.structured.subject", "welcomeEmailGenerator.output.structured.body", "Welcome-Mail, in der Referenz direkt versendet über sendWelcomeEmail" ] }, { "nr": 6, "titel": "CSM benachrichtigen", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Der Knoten notifyCsm sendet eine Slack-Nachricht an das Customer-Success-Team mit Kundenname, zuständigem Customer Success Manager und Anzahl der angelegten Tasks. In der Referenz läuft dieser Schritt nach dem Mailversand, er dient dort als Abschlussmeldung und nicht als Freigabe-Gate vor dem Versand.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Angelegte Tasks im Onboarding-Board", "Welcome-Mail beziehungsweise Welcome-Mail-Entwurf" ], "ausgang": [ "Benachrichtigung im Team-Chat" ] } ], "prompts": { "arbeitsprompt-1": { "titel": "Onboarding-Checkliste", "text": "Erstellen Sie als erfahrener Customer Success Manager aus den Kundendaten (Name, Unternehmen, Branche, Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner) eine Onboarding-Checkliste mit fünf bis acht konkreten, auf Branche und Produkt zugeschnittenen Tasks. Geben Sie die Checkliste als nummerierte Liste mit Zeitschätzung je Task aus." }, "arbeitsprompt-2": { "titel": "Welcome-Mail", "text": "Verfassen Sie als zuständiger Customer Success Manager eine persönliche Willkommens-Mail an den neuen Kunden, mit Begrüßung, kurzer Vorstellung, Überblick über die nächsten Schritte entlang der Onboarding-Checkliste, Einladung zum Kick-off-Call mit zwei bis drei Zeitfenstern sowie Kontaktdaten. Maximal 250 Wörter, in der vorgegebenen Tonalität." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "Formular- beziehungsweise CRM-Datensatz aus newCustomer.output, darunter email und csm_email" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "Kundendaten für den Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste: Kundenname, Unternehmen, Branche, Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner" }, { "von": 2, "nach": 5, "nutzlast": "Ansprechpartner-Name, Kunden-Unternehmen und Produkt für den Arbeitsprompt Welcome-Mail, dazu newCustomer.output.email als Empfängeradresse und newCustomer.output.csm_email für Assignee und cc" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "onboardingChecklist.output.structured.tasks als Schleifen-Array, aktuelles Element unter taskLoop.output.item" }, { "von": 3, "nach": 5, "nutzlast": "onboardingChecklist.output.structured.summary als Onboarding-Checkliste-Text für den Arbeitsprompt Welcome-Mail" }, { "von": 4, "nach": 6, "nutzlast": "Ergebnis der Aufgaben-Schleife aus taskLoopEnd, Link zu den angelegten Tasks im Onboarding-Board" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "welcomeEmailGenerator.output.structured.subject und .body, in der Referenz über sendWelcomeEmail bereits verschickt, bevor notifyCsm die Abschlussmeldung sendet" } ], "voraussetzungen": [ "CRM-System mit Status-Trigger und Kundendaten, zum Beispiel HubSpot oder Salesforce", "PM-Tool für die Onboarding-Tasks, zum Beispiel Asana, Trello oder Monday", "E-Mail-Tool für die Willkommens-Mail, zum Beispiel Gmail oder Outlook", "LLM-Zugang für Checkliste und Mailtext, zum Beispiel OpenAI, Claude oder Gemini", "Team-Chat für die Benachrichtigung des Customer Success Managers, zum Beispiel Slack oder Teams" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Fehler in Trigger, Checkliste-Erstellung, Mailtext-Erstellung, Task-Anlage, Mailversand oder CSM-Benachrichtigung", "massnahme": "Alle genannten Knoten sind in der Referenz auf die Fehlerstrategie Stop gesetzt, ein Fehler bricht den gesamten Lauf ab." }, { "fall": "Ein einzelner Task innerhalb der Aufgaben-Schleife schlägt fehl", "massnahme": "Der Loop-Ende-Knoten taskLoopEnd ist auf die Fehlerstrategie Weiter gesetzt, die Schleife verarbeitet die übrigen Tasks weiter und sammelt alle Ergebnisse." }, { "fall": "CRM-Trigger feuert nicht", "massnahme": "Webhook und den Status-Wert Kunde prüfen. Ersetzen Sie dafür zunächst das Formular aus der Referenz durch den tatsächlichen CRM- oder Webhook-Trigger." }, { "fall": "Pflichtfelder fehlen, etwa Branche oder Ansprechpartner", "massnahme": "Lauf anhalten und den Customer Success Manager mit einem Hinweis informieren, statt die Mail mit leeren Feldern zu verschicken." }, { "fall": "Tasks landen im falschen Projekt", "massnahme": "Ziel-Board und Berechtigungen prüfen, insbesondere die Felder projectId und workspace im Task-Knoten." }, { "fall": "Checkliste zu generisch", "massnahme": "Den Prompt um branchenspezifische Beispiele ergänzen." }, { "fall": "Mehrere Ansprechpartner vorhanden", "massnahme": "Den Hauptkontakt aus dem CRM verwenden." } ], "platzhalter": [ { "name": "newCustomer.output.email", "quelle": "Kunden-E-Mail-Adresse aus dem Trigger, Empfänger der Welcome-Mail" }, { "name": "newCustomer.output.csm_email", "quelle": "E-Mail-Adresse des zuständigen Customer Success Managers aus dem Trigger, genutzt als Assignee der Tasks und als cc beim Mailversand" }, { "name": "onboardingChecklist.output.structured.tasks", "quelle": "Array der generierten Onboarding-Tasks, Grundlage der Aufgaben-Schleife" }, { "name": "onboardingChecklist.output.structured.summary", "quelle": "Zusammenfassung der Onboarding-Strategie, Eingabe für die Onboarding-Checkliste im Welcome-Mail-Prompt" }, { "name": "taskLoop.output.item", "quelle": "aktueller Task der Aufgaben-Schleife, je Iteration verfügbar" }, { "name": "welcomeEmailGenerator.output.structured.subject", "quelle": "generierter E-Mail-Betreff, Eingabe für den Versand-Schritt" }, { "name": "welcomeEmailGenerator.output.structured.body", "quelle": "generierter E-Mail-Text, Eingabe für den Versand-Schritt" }, { "name": "CSM_NAME", "quelle": "Name des zuständigen Customer Success Managers, vor der Aktivierung manuell hinterlegen" }, { "name": "CSM_POSITION", "quelle": "Positionsbezeichnung des Customer Success Managers für die Signatur" }, { "name": "KONTAKTDATEN", "quelle": "Kontaktdaten des Customer Success Managers für die Signatur" }, { "name": "EIGENES_UNTERNEHMEN", "quelle": "Name des eigenen Unternehmens im Arbeitsprompt Welcome-Mail, zu unterscheiden vom Kunden-Unternehmen aus den Trigger-Daten" }, { "name": "TONALITÄT", "quelle": "gewünschte Tonalität der Welcome-Mail, zum Beispiel professionell-freundlich, locker-modern oder formell" }, { "name": "ZUSÄTZLICHE_ANFORDERUNGEN", "quelle": "ergänzende, branchenspezifische Vorgaben für die Onboarding-Checkliste" }, { "name": "ZEITFENSTER", "quelle": "vorgeschlagene Termine für den Kick-off-Call, idealerweise dynamisch aus dem Kalender des Customer Success Managers" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "door-open", "recommended": [ { "slug": "termin-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Termin-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende Terminanfragen liest, Ihre Kalender-Verfügbarkeit prüft und daraus einen fertigen Antwort-Entwurf mit drei Terminvorschlägen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "calendar-check" }, { "slug": "buero-lotse", "category": "assistent", "name": "Der Büro-Lotse", "teaser": "Ein Assistent für drei wiederkehrende Büroaufgaben: strukturiertes Brainstorming, fertige Kommunikationsentwürfe und konkrete Projektplanung.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "printer" }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "office", "category": "skill", "name": "Das Office-Werkstück", "teaser": "Ein ausführbarer Skill für Word, PowerPoint und Excel: erstellt, liest und bearbeitet Office-Dateien mit den je Format passenden Werkzeugen, Formatregeln und Qualitätskontrollen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "table" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Nichts wird ohne Freigabe versendet.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Retro-Regelwerk", "teaser": "Baut aus Retro-Typ, Zeitraum und Teamgröße ein vollständiges Retrospektiven-Paket: Agenda, Leitfragen, Sammel-Template und einen Maßnahmenplan mit Owner und Deadline.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "posteingang-route", "category": "workflow", "name": "Die Posteingang-Route", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende E-Mails automatisch klassifiziert, mit dem passenden Label versieht und bei Dringend sofort eine Benachrichtigung auslöst.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "status-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Status-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der wöchentlich Ihre Projektdaten zieht und daraus einen fertigen Status-Report mit Fortschritt, Risiken und Verzögerungen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "activity" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "Die Team-Digest-Schleife", "teaser": "Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "okr-stratege", "category": "assistent", "name": "Der OKR-Stratege", "teaser": "Übersetzt ein übergeordnetes strategisches Ziel in ein vollständiges OKR-Set mit Objective, messbaren Key Results, Initiativen und Alignment-Check.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "target" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "Der Projekt-Sparringspartner", "teaser": "Begleitet Sie durch alle Phasen eines Projekts mit systematischer Risikoanalyse, priorisierten Handlungsoptionen bei akuten Problemen und strukturierten Lessons Learned nach Abschluss.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "Der Verhandlungs-Stratege", "teaser": "Bereitet Lieferantenverhandlungen vor: analysiert ein Angebot samt Marktkontext und liefert eine konkrete Roadmap mit Zielen, Hebeln und Argumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "workflow-planer", "category": "assistent", "name": "Der Workflow-Planer", "teaser": "Aus einem Workflow-Ziel und den verfügbaren Ressourcen entsteht ein vollständiger Plan mit Prozessschritten, Ressourcenmatrix, Risikoanalyse und messbaren Meilensteinen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "workflow" }, { "slug": "einarbeitungs-spur", "category": "workflow", "name": "Die Einarbeitungs-Spur", "teaser": "Ein Workflow, der bei einem neuen Mitarbeitenden im HR-System automatisch eine passende Onboarding-Checkliste für die ersten 30, 60 und 90 Tage erstellt, daraus Aufgaben im Projekt-Tool anlegt und Führungskraft sowie IT rechtzeitig informiert.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "graduation-cap" }, { "slug": "interview-route", "category": "workflow", "name": "Die Interview-Route", "teaser": "Ein Workflow, der bei einem neuen Interview-Termin automatisch Kandidatenprofil und Stellenbeschreibung zieht und daraus einen strukturierten Fragenkatalog für den Interviewer baut.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "mic" }, { "slug": "korrespondenz-skript", "category": "skill", "name": "Das Korrespondenz-Skript", "teaser": "Formuliert versandfertige Geschäfts-E-Mails, von der Betreffzeile bis zum konkreten nächsten Schritt, passend zu Empfänger, Anlass und Ton.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mail" }, { "slug": "gmail", "category": "tool", "name": "Gmail", "teaser": "E-Mail-Dienst von Google mit Postfach-Zugriff, Suche, Filterregeln, KI-gestützten Entwürfen und Automatisierungsschnittstellen über die Gmail API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "gmail.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "google-calendar", "category": "tool", "name": "Google Calendar", "teaser": "Webbasierte Kalenderanwendung von Google für Termine, Einladungen und geteilte Kalender, mit Buchungsseiten, Ressourcenverwaltung und tiefer Anbindung an Gmail, Meet und Drive.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-calendar.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "google-drive", "category": "tool", "name": "Google Drive", "teaser": "Cloud-Dateiablage von Google für Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit Echtzeit-Kollaboration, granularer Freigabe und Automatisierung über die Drive API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-drive.png", "logoEinzug": 1 } ] }