Die Posteingang-Route

Beschreibung

ZIEL
Bauen Sie einen Workflow, der eingehende E-Mails automatisch per KI in eine der vier Kategorien Dringend, Follow-up, Info oder Spam einordnet, das passende Label im E-Mail-Tool setzt, bei Dringend sofort benachrichtigt und optional einen täglichen Kurzreport versendet.

Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, die Parallelität und den Datenfluss.

TRIGGER
Typ: eine neue eingehende E-Mail, etwa in Gmail oder Outlook. Alternativ zeitgesteuert stündlich als Batch über alle neuen E-Mails seit dem letzten Lauf.
Filter: nur das gewünschte Postfach oder Label, zum Beispiel die Haupt-Inbox. Bereits kategorisierte E-Mails werden übersprungen.

SCHRITTE
1. E-Mail-Daten extrahieren: Absender, Betreff, Inhalt und Empfangsdatum.
2. KI-Schritt: Klassifikation. Nutzen Sie exakt den Klassifikations-Prompt unten. Die Ausgabe ist JSON mit den Feldern kategorie, begruendung und prioritaet. Danach laufen Schritt 3 und Schritt 4 parallel.
3. Label setzen: Das JSON-Feld kategorie wird auf das gleichnamige Label im E-Mail-Tool gemappt, also Dringend, Follow-up, Info oder Spam. Die vier Labels müssen im Tool bereits existieren.
4. Bedingung: nur wenn kategorie gleich Dringend ist, wird eine Benachrichtigung in Slack, Teams oder per E-Mail ausgelöst, mit Absender, Betreff und Begründung.
5. Ausgabe, optional: ein täglicher Inbox-Report. Nutzen Sie exakt den Zusammenfassungs-Prompt unten über alle an diesem Tag kategorisierten E-Mails. Zustellung per E-Mail oder Slack.

PROMPTS, EXAKT UND UNVERÄNDERT ÜBERNEHMEN
Klassifikations-Prompt:
"""
Sie sind ein E-Mail-Triage-Assistent und sprechen die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Analysieren Sie die folgende E-Mail und ordnen Sie sie genau einer der folgenden Kategorien zu. Fehlen für die Einordnung relevante Informationen, kennzeichnen Sie Ihre Einschätzung als Annahme statt sie als gesichert darzustellen.

E-Mail-Details:
Absender: [ABSENDER]
Betreff: [BETREFF]
Inhalt: [E-MAIL_INHALT]
Empfangen am: [EMPFANGSDATUM]

Kategorien:
1. Dringend: zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine
2. Follow-up: E-Mails, die eine Antwort oder Aktion erfordern, aber nicht zeitkritisch sind
3. Info: Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-Mails ohne Handlungsbedarf
4. Spam: Werbung, unerwünschte Mails, Newsletter von unbekannten Absendern

Kontext Ihrer Arbeit:
[ARBEITSKONTEXT]

Ausgabeformat, nur JSON:
{
  "kategorie": "Dringend|Follow-up|Info|Spam",
  "begruendung": "Kurze Begründung in 1 Satz",
  "prioritaet": "hoch|mittel|niedrig"
}
"""

Zusammenfassungs-Prompt:
"""
Erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse, durchgehend in der Sie-Form.

Kategorisierte E-Mails:
[E-MAIL_LISTE]

Statistik:
Gesamt: [ANZAHL_GESAMT]
Dringend: [ANZAHL_DRINGEND]
Follow-up: [ANZAHL_FOLLOWUP]
Info: [ANZAHL_INFO]
Spam: [ANZAHL_SPAM]

Ausgabeformat:
Erstellen Sie eine strukturierte Zusammenfassung mit:
1. Überschrift "E-Mail-Triage [DATUM/UHRZEIT]"
2. Statistik-Übersicht
3. Die drei dringendsten E-Mails mit Absender und Betreff
4. Handlungsempfehlung, welche E-Mails zuerst zu bearbeiten sind

Halten Sie die Zusammenfassung auf maximal 200 Wörter.
"""

DATENFLUSS
Schritt 1 zu Schritt 2: [ABSENDER], [BETREFF], [E-MAIL_INHALT], [EMPFANGSDATUM].
Schritt 2 zu Schritt 3 und 4: die JSON-Felder kategorie, begruendung und prioritaet.
Tageslauf zu Schritt 5: [E-MAIL_LISTE], [ANZAHL_GESAMT], [ANZAHL_DRINGEND], [ANZAHL_FOLLOWUP], [ANZAHL_INFO], [ANZAHL_SPAM].

FEHLERBEHANDLUNG
KI liefert kein valides JSON: einmal wiederholen, danach die Default-Kategorie Follow-up setzen und den Fehler loggen.
Label existiert nicht: Fehler loggen, den Workflow nicht abbrechen. Legen Sie die Labels vorab an.
Benachrichtigung schlägt fehl: Webhook-URL oder Kanal-ID prüfen, Fehler loggen.
Keine Schreibrechte im E-Mail-Tool: als offenen Konfigurationspunkt melden.

PLATZHALTER-KONVENTION
Alle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Mappen Sie sie dynamisch auf Daten aus vorherigen Schritten, wie im Datenfluss beschrieben. Ausnahme: [ARBEITSKONTEXT] ist nicht dynamisch. Legen Sie ihn vor der Aktivierung manuell fest, mit Rolle, Themen und wichtigen Absendern. Listen Sie solche manuellen Platzhalter am Ende gesondert auf.

SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, inklusive der Parallelität von Schritt 3 und 4 und der Dringend-Bedingung?
2. Sind beide Prompts vollständig und unverändert eingefügt und alle Platzhalter gemappt?
3. Wird der JSON-Output aus Schritt 2 korrekt geparst, mit kategorie, begruendung und prioritaet?
4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: Postfach-Verbindung, LLM-API-Key, Kanal-ID, die vier Labels und [ARBEITSKONTEXT]?

Arbeitsprompts

Sie sind ein E-Mail-Triage-Assistent und sprechen die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Analysieren Sie die folgende E-Mail und ordnen Sie sie genau einer der folgenden Kategorien zu. Fehlen für die Einordnung relevante Informationen, kennzeichnen Sie Ihre Einschätzung als Annahme statt sie als gesichert darzustellen.

E-Mail-Details:
Absender: [ABSENDER]
Betreff: [BETREFF]
Inhalt: [E-MAIL_INHALT]
Empfangen am: [EMPFANGSDATUM]

Kategorien:
1. Dringend: zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine
2. Follow-up: E-Mails, die eine Antwort oder Aktion erfordern, aber nicht zeitkritisch sind
3. Info: Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-Mails ohne Handlungsbedarf
4. Spam: Werbung, unerwünschte Mails, Newsletter von unbekannten Absendern

Kontext Ihrer Arbeit:
[ARBEITSKONTEXT]

Ausgabeformat, nur JSON:
{
  "kategorie": "Dringend|Follow-up|Info|Spam",
  "begruendung": "Kurze Begründung in 1 Satz",
  "prioritaet": "hoch|mittel|niedrig"
}

Erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse, durchgehend in der Sie-Form.

Kategorisierte E-Mails:
[E-MAIL_LISTE]

Statistik:
Gesamt: [ANZAHL_GESAMT]
Dringend: [ANZAHL_DRINGEND]
Follow-up: [ANZAHL_FOLLOWUP]
Info: [ANZAHL_INFO]
Spam: [ANZAHL_SPAM]

Ausgabeformat:
Erstellen Sie eine strukturierte Zusammenfassung mit:
1. Überschrift "E-Mail-Triage [DATUM/UHRZEIT]"
2. Statistik-Übersicht
3. Die drei dringendsten E-Mails mit Absender und Betreff
4. Handlungsempfehlung, welche E-Mails zuerst zu bearbeiten sind

Halten Sie die Zusammenfassung auf maximal 200 Wörter.

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