Beschreibung
Ein wöchentlicher Statusreport ist selten das Problem, das Zusammentragen der Grundlage schon eher: Projekttool öffnen, Tasks und Deadlines durchgehen, überfällige Punkte identifizieren, das Ganze in eine lesbare Form bringen. Dieser Workflow übernimmt genau diese Vorarbeit. Er ruft an einem festen Zeitpunkt, etwa freitags, die aktiven Projekte samt Tasks, Milestones, Deadlines und Verantwortlichen aus dem Projekttool ab und lässt ein Sprachmodell daraus Fortschritt, Risiken und Verzögerungen ableiten.
Aus dieser Analyse entsteht ein strukturierter Report mit Executive Summary, Fortschrittszahlen, priorisierten Risiken, einer Liste verzögerter Tasks und den wichtigsten nächsten Schritten. Der Report wird mit Datum und Projekt-ID im Cloud-Speicher abgelegt und per E-Mail an den Stakeholder-Verteiler verschickt, wahlweise zunächst als Entwurf.
Automatisiert werden die Datenzusammenstellung und die Formulierung, nicht die inhaltliche Bewertung. Gerade in der Anlaufphase bleibt der Mensch am Filter für aktive Projekte, an der Stakeholder-Liste und an der Freigabe des Versands beteiligt, bis Tonalität und Risikokriterien sauber eingestellt sind. Danach reduziert sich die Rolle auf ein kurzes Review vor dem Versand.
- Einheitliche Statuskommunikation: Jeder Wochenreport folgt demselben Aufbau, unabhängig davon, wer die Woche verantwortet.
- Risiken früh sichtbar: Überfällige Tasks und stagnierende Projekte werden automatisch markiert, statt erst im nächsten Meeting aufzufallen.
- Weniger Reporting-Aufwand: Der Projektverantwortliche prüft einen fertigen Entwurf, statt den Report von Grund auf selbst zu schreiben.
- Schnellere Entscheidungen: Executive Summary und nächste Schritte liegen bereits am Freitag vor, statt erst am Montag zusammengetragen zu werden.
