Workflows· Betrieb & Projektmanagement

    Die Team-Digest-Schleife

    Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.

    automatisierendstrukturierend

    Beschreibung

    Ablauf

    Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.

    01Mensch

    Werktäglich zu einer festen Uhrzeit, etwa 17:00 Uhr, mit optionaler Pause am Wochenende.

    02Automatisch

    03Automatisch

    04Automatisch

    05Automatisch

    06Ergebnis

    Kennzeichnung
    MenschAutomatischErgebnisFreigabe

    Voraussetzungen und Betrieb

    Voraussetzungen

    • Team-Chat Slack, Teams oder Discord liefert die Nachrichten der Channels über API oder Bot-Zugang.
    • Ausgabekanal Gmail, Outlook, Notion oder ein Channel für den fertigen Digest.
    • Konfiguration Channel-Liste, Zeitfenster und Output-Format sind vorab definiert.
    • LLM-Zugang API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.

    Testing

    • Test-Run Lassen Sie den Workflow einmal gegen einen aktiven Tag mit echtem Traffic laufen, bevor Sie live gehen.
    • Abruf und Clustering Prüfen Sie, ob alle Channels gelesen und ähnliche Themen korrekt gruppiert werden.
    • Extraktion und Format Kontrollieren Sie, ob Entscheidungen und Action Items sauber getrennt und formatiert sind.
    • Grenzfälle Testen Sie wenig und viel Traffic, lange Threads sowie mehrsprachige und parallele Diskussionen.

    Go-Live

    • Freigeben Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn Abruf, Digest-Qualität und Versand stimmen.
    • Kern-Channels Starten Sie mit zwei bis drei Channels und einem kleinen Empfängerkreis.
    • Abstimmen Justieren Sie Channel-Liste und Output-Format nach ein bis zwei Wochen.
    • Ausbauen Erweitern Sie später um Sentiment-Analyse, Team-Digests, einen Wochen-Digest oder Action-Item-Tasks.

    Häufige Fehler

    • Keine Nachrichten abgerufen Prüfen Sie Channel-IDs und Bot-Berechtigungen.
    • Digest zu lang oder zu kurz Setzen Sie eine explizite Längenvorgabe im Prompt.
    • Zu viel Small Talk Ergänzen Sie im Prompt die Anweisung, Small Talk konsequent zu ignorieren.
    • Action Items ohne Verantwortliche Fordern Sie Verantwortliche ein oder markieren Sie den Punkt als unklar.

    Builder-Prompt

    ZIEL
    Bauen Sie einen Workflow, der werktäglich die Nachrichten der letzten 24 Stunden aus definierten Slack- oder Teams-Channels abruft, thematisch clustert und daraus einen strukturierten Daily Digest mit Entscheidungen, offenen Diskussionen, Action Items und Updates erstellt, der per E-Mail oder als Channel-Post zugestellt wird.
    
    Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.
    
    TRIGGER
    Typ: zeitgesteuert, werktäglich zu einer festen Uhrzeit, etwa 17:00 Uhr, mit optionaler Pause am Wochenende.
    Scope: Nachrichten und Thread-Antworten der letzten 24 Stunden aus einer definierten Channel-Liste (Slack, Teams oder Discord, über API oder Bot).
    
    SCHRITTE (sequenziell)
    1. Channels abrufen: Laden Sie alle Nachrichten der letzten 24 Stunden inklusive Thread-Antworten aus der konfigurierten Channel-Liste, jeweils mit Channel-Namen pro Nachricht.
    2. KI-Schritt: Zusammenfassung. Setzen Sie exakt den Arbeitsprompt „Zusammenfassungs-Agent" ein (siehe Abschnitt Arbeitsprompts). Er clustert die Nachrichten thematisch, filtert Small Talk heraus und extrahiert die fünf Kategorien Entscheidungen, Diskussionen, Action Items, Updates und Sonstiges.
    3. Digest finalisieren: Bauen Sie daraus einen Digest mit klaren Überschriften pro Kategorie, Bullet Points und der jeweiligen Channel-Referenz in Klammern.
    4. Ausgabe: Versenden Sie den Digest per E-Mail an den definierten Verteiler oder posten Sie ihn in einen dedizierten Digest-Channel, je nach Konfiguration.
    
    PROMPT-VORGABEN
    Für den Analyseschritt gibt es einen festen Arbeitsprompt, siehe Abschnitt Arbeitsprompts. Übernehmen Sie ihn unverändert und vollständig in Schritt 2.
    
    DATENFLUSS
    Schritt 1 zu Schritt 2: Channel-Nachrichten inklusive Channel-Namen sowie der Zeitraum der letzten 24 Stunden, automatisch berechnet, als Eingabe für die Platzhalter im Arbeitsprompt.
    Schritt 2 zu Schritt 3 und 4: der fertige Digest-Text als Grundlage für Formatierung und Versand.
    
    FEHLERBEHANDLUNG
    Keine Nachrichten abgerufen: Prüfen Sie Channel-IDs und Bot-Berechtigungen. Beenden Sie den Lauf mit einem Fehlerhinweis, statt einen leeren Digest zu versenden.
    Kein relevanter Inhalt nach der Filterung: Versenden Sie einen kurzen Hinweis (Heute keine relevanten Diskussionen) statt eines leeren Digests.
    Sehr hoher Traffic nahe am Token-Limit: Fassen Sie zunächst pro Channel zusammen und aggregieren Sie anschließend über alle Channel-Zusammenfassungen hinweg.
    Action Items ohne erkennbare Verantwortliche: Markieren Sie diese als unklar, statt eine Person zu raten.
    
    PLATZHALTER-KONVENTION
    Alle Platzhalter in eckigen Klammern im Arbeitsprompt sind Variablen. Dynamisch gemappt werden die Channel-Nachrichten und der Zeitraum, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch sind Unternehmensname und Teamname: Diese befüllen Sie vor der Aktivierung manuell. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.
    
    SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
    Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
    1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, inklusive Zeit-Trigger und optionaler Wochenend-Pause?
    2. Ist der Arbeitsprompt vollständig und unverändert eingesetzt, und sind Channel-Nachrichten und Zeitraum korrekt gemappt?
    3. Ist der Ausgabekanal (E-Mail-Verteiler oder Channel) wie gewünscht konfiguriert?
    4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: Channel-Liste beziehungsweise Channel-IDs, Bot-Berechtigungen, Empfänger, LLM-Zugang, Unternehmensname und Teamname?

    Arbeitsprompts

    Prompt: Zusammenfassungs-Agent

    Wertet die gesammelten Channel-Nachrichten aus und liefert die strukturierte Zusammenfassung für den Digest.

    Sie sind Expertin oder Experte für die Analyse von Team-Kommunikation. Analysieren Sie die folgenden Slack- oder Teams-Nachrichten der letzten 24 Stunden und erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung.
    
    Kontext:
    Unternehmen: [UNTERNEHMENSNAME]
    Team: [TEAMNAME]
    Zeitraum: [ZEITRAUM]
    
    Nachrichten:
    [CHANNEL_NACHRICHTEN]
    
    Aufgabe:
    Erstellen Sie eine strukturierte Zusammenfassung nach folgenden Kategorien:
    
    1. Wichtige Entscheidungen: Welche konkreten Beschlüsse wurden getroffen?
    2. Laufende Diskussionen: Welche Themen werden aktuell diskutiert und sind noch offen?
    3. Action Items: Welche konkreten Aufgaben wurden erwähnt, mit Verantwortlichen, falls genannt?
    4. Updates und Ankündigungen: Welche wichtigen Neuigkeiten gab es?
    5. Sonstiges: weitere erwähnenswerte Punkte.
    
    Format:
    Nutzen Sie klare Überschriften. Fassen Sie sich kurz und prägnant, maximal zwei bis drei Sätze pro Punkt. Vermeiden Sie unwichtigen Small Talk oder irrelevante Nachrichten. Nennen Sie bei wichtigen Punkten den jeweiligen Channel in Klammern. Nutzen Sie Bullet Points für bessere Lesbarkeit.
    
    Tonalität: professionell, sachlich, auf das Wesentliche fokussiert.

    JSON-Export

    Einrichtung

    Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.

    Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.

    1. Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.
    2. Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.
    3. Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.
    4. Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.
    5. Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle.

    Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.

    1. Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.
    2. Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.
    3. Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.
    4. Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.
    5. Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.
    6. Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren.

    Stand:

    Im Workshop wird daraus Ihre Methode.

    Aus einem einzelnen Prompt wird eine wiederholbare Methode. Das zeigen wir im Workshop Vom Prompt zur Methode.

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    Gespräch statt Pitch

    Erst verstehen, dann entscheiden. Wir nehmen uns Zeit für ein erstes Gespräch, ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

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