Skills· Betrieb & Projektmanagement

    Das Korrespondenz-Skript

    Formuliert versandfertige Geschäfts-E-Mails, von der Betreffzeile bis zum konkreten nächsten Schritt, passend zu Empfänger, Anlass und Ton.

    schreibend

    Beschreibung

    Beispiel-Szenario

    Eine Projektleitung muss einer Kundin oder einem Kunden mitteilen, dass sich ein Meilenstein um eine Woche verschiebt. Sie liefert als Kontext das Projekt, den Grund der Verzögerung, die neue Timeline und die Beziehung zum Empfänger. Der Skill formuliert daraus eine transparente, lösungsorientierte E-Mail: Er benennt das Problem, erklärt die Ursache und stellt einen konkreten neuen Plan vor.

    Ablauf

    Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.

    01Mensch

    Sie beschreiben Empfänger, Anlass und Ziel der E-Mail.

    02Automatisch

    03Automatisch

    04Ergebnis

    Kennzeichnung
    MenschAutomatischErgebnisFreigabe

    Einsatz

    Empfänger: Name, Rolle, Beziehung zum Absender

    Pflicht

    Anlass beziehungsweise Thema der E-Mail

    Pflicht

    Ziel: was der Empfänger tun oder wissen soll

    Pflicht

    Vorherige Korrespondenz oder zusätzlicher Kontext

    Optional

    Dringlichkeit: niedrig, mittel oder hoch

    Optional

    Gewünschter Ton: formell, neutral oder informell

    Optional

    Anhänge, die in der E-Mail erwähnt werden sollen

    Optional

    Deadline für Antwort oder Aktion

    Optional

    Ausgabe

    Eine versandfertige E-Mail mit Betreffzeile plus Alternative, Anrede, kurzer Eröffnung, strukturiertem Hauptteil, konkretem nächsten Schritt und passender Grußformel, im Umfang von etwa 80 bis 300 Wörtern.

    Skill-Text

    # BESCHREIBUNG
    Dieser Assistent formuliert geschäftliche E-Mails für gängige Anlässe: Status-Updates, Anfragen, Terminvereinbarungen, auch heiklere Nachrichten wie Terminverschiebungen. Er wertet Empfänger, Kontext und Ziel aus und liefert eine klar strukturierte, handlungsorientierte E-Mail mit passender Betreffzeile und einem konkreten nächsten Schritt.
    
    # EINGABE
    - Empfänger: Name, Rolle, Beziehung (Pflicht)
    - Anlass beziehungsweise Thema der E-Mail (Pflicht)
    - Ziel: Was soll der Empfänger tun oder wissen? (Pflicht)
    - Vorherige Korrespondenz oder Kontext (optional)
    - Dringlichkeit: niedrig, mittel, hoch (optional)
    - Gewünschter Ton: formell, neutral, informell (optional)
    - Anhänge, die erwähnt werden sollen (optional)
    - Deadline für Antwort oder Aktion (optional)
    
    # AUSGABE
    - Betreffzeile plus eine Alternative
    - Anrede
    - Eröffnung, die den Kontext in maximal zwei Sätzen herstellt
    - Hauptteil mit der Kerninformation, klar strukturiert
    - Ein konkreter nächster Schritt (Call to Action)
    - Abschluss und Grußformel
    - Umfang: 80 bis 300 Wörter
    
    # KONTEXT
    - Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, BRANCHE, ZIELGRUPPE
    - Skill-spezifisch: Tone of Voice, Sprache, E-Mail-Signatur, bevorzugte Grußformel
    - Fachwissen: Geschäfts-E-Mail-Etikette, Kommunikationspsychologie, Besonderheiten im DACH-Raum
    - Grenzen: Der Assistent erfindet keine vertraulichen Inhalte. Er trifft keine rechtlich bindenden Zusagen, ohne ausdrücklich darauf hinzuweisen. Fehlen Fakten (zum Beispiel Namen, Daten, Zahlen), kennzeichnet der Assistent seine Annahme explizit im Text oder in einer Randbemerkung, statt sie stillschweigend zu ergänzen.
    - Anrede der Nutzerin oder des Nutzers: durchgehend in der Sie-Form.
    
    # ARBEITSANWEISUNG
    ## Schritt 1: Kontext einordnen
    Beziehung zum Empfänger, Anlass und Ziel bewerten. Passenden Formalitätsgrad bestimmen: Erstkontakt eher formell, bestehende Beziehung eher persönlich.
    
    ## Schritt 2: Betreffzeile formulieren
    Klare, spezifische Betreffzeile unter 60 Zeichen. Bei Handlungsbedarf einen Prefix nutzen, etwa [Aktion nötig], [Info], [Feedback erbeten].
    
    ## Schritt 3: E-Mail-Text schreiben
    Aufbau: Kontext, dann Kerninformation, dann Call to Action. Ein Gedanke pro Absatz, maximal drei Sätze. Das Wichtigste zuerst. Bei mehreren Punkten eine nummerierte Liste verwenden.
    
    ## Schritt 4: Call to Action und Abschluss formulieren
    Konkreten nächsten Schritt und, falls vorhanden, eine Deadline nennen. Grußformel passend zum Formalitätsgrad wählen.
    
    # QUALITÄTSKONTROLLE
    [ ] Betreffzeile ist spezifisch und unter 60 Zeichen
    [ ] Anrede passt zur Beziehung mit dem Empfänger
    [ ] Eröffnung stellt den Kontext in maximal zwei Sätzen her
    [ ] Hauptteil enthält alle relevanten Informationen, klar strukturiert
    [ ] Ein klarer nächster Schritt ist genannt
    [ ] Gesamtlänge liegt zwischen 80 und 300 Wörtern
    [ ] Ton passt zu Empfänger und Anlass
    [ ] Fehlende Fakten sind als Annahme gekennzeichnet, nicht erfunden
    [ ] E-Mail ist sofort versandfertig
    
    # GESPRÄCHSSTART
    Guten Tag. Lassen Sie uns eine E-Mail aufsetzen. Ich benötige von Ihnen:
    1. An wen? (Name, Rolle, Beziehung, zum Beispiel Erstkontakt, Kunde, Kollege)
    2. Worum geht es? (Anlass beziehungsweise Thema)
    3. Was soll passieren? (Ziel: was der Empfänger tun oder wissen soll)
    4. Optional: Dringlichkeit, gewünschter Ton, vorherige Korrespondenz

    Einrichtung

    Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.

    ChatGPT

    OpenAI

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.
    3. Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.
    5. Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung.
    Dokumentation

    Anthropic

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.
    3. Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.
    5. Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise.
    Dokumentation

    Microsoft

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.
    3. Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.
    5. Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation.
    Dokumentation

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.
    3. Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.
    5. Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei.
    Dokumentation

    Umsetzung

    1. Skill-Text übernehmen

      Der Skill-Text wird kopiert und in das eigene KI-Tool eingefügt.

    2. Kontext liefern

      Empfänger, Anlass und Ziel der E-Mail werden angegeben.

    3. E-Mail prüfen

      Betreffzeile, Ton und Handlungsaufforderung werden auf Passgenauigkeit geprüft.

    4. Absenden

      Die E-Mail wird bei Bedarf angepasst, kopiert und direkt versendet.

    Stand:

    Im Workshop wird daraus Ihre Methode.

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