Die Angebots-Schiene

Beschreibung

ZIEL
Bauen Sie einen Workflow, der aus einer eingehenden Kundenanfrage per E-Mail automatisch ein professionelles Angebotsdokument erzeugt: mit Anforderungsanalyse, Zuordnung von Leistungen und Preisen sowie einem verpflichtenden Review durch den Vertrieb vor dem Versand.

Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, das Review-Gate und den Datenfluss.

TRIGGER
Typ: neue E-Mail mit dem Label Angebot.
Filter: exakte Übereinstimmung des Labels, kein Teilstring-Match.

SCHRITTE
1. KI-Schritt: Anforderungen extrahieren. Ziehen Sie aus der E-Mail Scope, gewünschte Leistungen, Zeitrahmen und Budgethinweise als strukturiertes JSON (Schema: scope, leistungen, zeitrahmen, budget_hinweis).
2. Leistungen und Preise zuordnen. Gleichen Sie die extrahierten Anforderungen gegen die hinterlegte Produkt- oder Preisquelle ab (Datenbank, Sheet oder CRM-Objekt). Verwenden Sie ausschließlich dort vorhandene Positionen und Preise. Erfinden Sie keine Preise.
3. KI-Schritt: Angebotsdokument erzeugen, mit Scope-Beschreibung, Positionsliste, Preisstruktur (Netto, MwSt., Brutto) und Konditionen. Geben Sie das Ergebnis über einen Dokumenten-Generator als Word oder PDF aus, keine reine Text-Ausgabe.
4. Ablage: Speichern Sie das Dokument im definierten Ordner (Drive, SharePoint oder Notion) und erzeugen Sie einen teilbaren Link.
5. Review-Gate (verpflichtend): Benachrichtigen Sie das Vertriebsteam mit dem Link zum Entwurf. Kein automatischer Versand an den Kunden ohne Freigabe.
6. Ausgabe (optional, erst nach Freigabe): Versenden Sie das Angebot an den Kunden.

PROMPT-VORGABEN
Für diesen Workflow gibt es keine vorgefertigten Prompts. Formulieren Sie die Prompts für Schritt 1 bis 3 selbst, nach diesen Regeln:
Schritt 1 muss ein festes JSON-Schema ausgeben (scope, leistungen, zeitrahmen, budget_hinweis). Fehlende Angaben werden als null markiert, nicht geraten.
Schritt 3 darf ausschließlich Positionen und Preise aus der Preisquelle verwenden. Aufbau und Preislogik müssen bei jedem Angebot identisch bleiben.
Tonalität und Konditionen (Zahlungsziel, Gültigkeitsdauer) werden als konfigurierbare Vorgaben in den Prompt aufgenommen.

DATENFLUSS
Trigger zu Schritt 1: E-Mail-Inhalt, Absender, Betreff.
Schritt 1 zu Schritt 2: Anforderungs-JSON.
Schritt 2 zu Schritt 3: zugeordnete Positionen mit Preisen.
Schritt 3 zu Schritt 4: fertiges Dokument.
Schritt 4 zu Schritt 5: teilbarer Link.

FEHLERBEHANDLUNG
Keine passende Leistung gefunden: nicht raten, sondern einen Entwurf mit deutlich markierter Lücke erzeugen und im Review-Hinweis kennzeichnen. Prüfen Sie in diesem Fall Suchkriterien und Feldnamen der Preisquelle.
Fehlende Preisinformation zu einer Position: als „auf Anfrage" markieren und im Review-Hinweis eskalieren.
Unklare Anfrage: statt eines spekulativen Angebots eine Rückfragenliste für den Vertrieb erzeugen.
Angebotssumme über einem definierten Schwellwert (zum Beispiel über 10.000 Euro): einen zusätzlichen Genehmigungsschritt vor dem Versand einbauen.
Benachrichtigung ohne funktionierenden Link: teilbaren Link im verwendeten Cloud-Speicher aktivieren.

PLATZHALTER-KONVENTION
Alle Platzhalter in eckigen Klammern, die Sie in Ihren Prompts anlegen, sind Variablen: Mappen Sie E-Mail- und Preisquellen-Daten dynamisch, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch sind Konfigurationswerte wie Tonalität, Konditionen und der Genehmigungsschwellwert. Diese legen Sie vor der Aktivierung fest. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.

SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, und ist das Review-Gate vor jedem Versand tatsächlich verpflichtend?
2. Ist sichergestellt, dass keine Preise erfunden werden und ausschließlich Positionen aus der Preisquelle verwendet werden?
3. Wird das Dokument als Word oder PDF erzeugt, gespeichert und mit einem teilbaren Link versehen?
4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: Label Angebot, Preisquelle inklusive Feldnamen, Ablageordner, Empfänger, Genehmigungsschwellwert und LLM-Zugang?

JSON-Export