Ein Workflow, der nach jedem Meeting automatisch das Transkript zieht, daraus ein strukturiertes Memo mit Action Items baut und ein Follow-up an alle Teilnehmer vorbereitet.
automatisierendstrukturierendschreibend
Beschreibung
Die Nachbereitung eines Meetings kostet in der Praxis oft mehr Zeit als das Meeting selbst zu planen: Transkript durchlesen, Kernaussagen filtern, Action Items zuordnen, Follow-up-Mail formulieren. Dieser Workflow übernimmt genau diesen Teil. Sobald ein Kalendertermin endet, ruft er das Transkript samt Teilnehmerliste, Datum und Recording-Link ab und lässt daraus ein strukturiertes Memo erstellen: Kernthemen, Entscheidungen, Action Items mit Verantwortlichen und Deadlines, nächste Schritte sowie offene Fragen.
Automatisiert werden die Auswertung des Transkripts, das Ablegen des Memos im Notizsystem und der Entwurf der Follow-up-Mail an alle Teilnehmer. Bei internen Meetings kann die Mail direkt verschickt werden, bei externen Teilnehmern bleibt sie als Entwurf zur Prüfung liegen, das ist eine bewusste Versandregel und kein technischer Zwang.
Der Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife: bei der Freigabe der Versandregel intern gegen extern und bei der stichprobenartigen Prüfung, ob Memo und Mail inhaltlich stimmen, insbesondere in den ersten Wochen nach dem Go-Live. Für wiederkehrende Meetings mit klarer Struktur, etwa Status-Runden oder Kundengespräche, spart das pro Termin spürbar Zeit, ohne dass unautorisiert Post an externe Adressen geht.
Memo ohne Verzug: Die strukturierte Zusammenfassung liegt kurz nach Meeting-Ende vor, ohne dass jemand das Transkript von Hand durchgehen muss.
Action Items lückenlos: Jede Aufgabe wird mit verantwortlicher Person und, sofern im Transkript genannt, mit Deadline festgehalten.
Einheitliche Follow-ups: Alle Teilnehmer erhalten dieselbe professionell formulierte Zusammenfassung, unabhängig davon, wer das Meeting sonst nachbereitet hätte.
Wissen bleibt auffindbar: Das Memo wird samt Metadaten und Recording-Link strukturiert im Notizsystem abgelegt.
Ablauf
Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.
01 · Mensch
Ein Meeting endet, der Kalender-Event startet den Workflow mit fünf bis zehn Minuten Puffer, damit das Transkript vollständig vorliegt.
02 · Automatisch
Transkript, Teilnehmerliste, Datum und Recording-Link werden aus dem Meeting-Tool geholt.
03 · Automatisch
Kernthemen, Entscheidungen und Action Items mit Deadlines werden aus dem Transkript zusammengefasst.
04 · Automatisch
Das Memo wird strukturiert samt Metadaten im Notizsystem abgelegt.
05 · Automatisch
Eine Zusammenfassung mit den jeweiligen Action Items pro Person wird formuliert.
06 · Ergebnis
Sind ausschließlich interne Teilnehmer beteiligt, geht die Mail automatisch raus. Ist mindestens ein externer Teilnehmer dabei, bleibt sie als Entwurf zur Prüfung liegen.
Kennzeichnung
MenschAutomatischErgebnisFreigabe
Voraussetzungen und Betrieb
Voraussetzungen
Meeting-Tool mit TranskriptZoom, Meet oder Teams mit aktivierter Transkription.
Kalender-ToolGoogle Calendar oder Outlook als Trigger, inklusive Teilnehmer-Metadaten.
Notiz- und E-Mail-ToolNotion oder OneNote für das Memo, Gmail oder Outlook für das Follow-up.
LLM-ZugangEin API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.
Testing
Test-Meeting durchspielenEin Meeting von fünf bis zehn Minuten mit aktivierter Transkription vollständig testen.
Memo prüfenSind Kernthemen, Entscheidungen und Action Items vollständig erfasst?
Mail und Ablage prüfenIst das Follow-up bei allen Teilnehmern angekommen, liegt das Memo am richtigen Ort?
Timing und GrenzfälleLäuft der Workflow innerhalb von fünf bis zehn Minuten durch? Kurze Meetings und Meetings mit externen Teilnehmern gesondert testen.
Go-Live
FreigebenErst aktivieren, wenn das Test-Meeting sauber durchläuft.
Memo-Vorlage festlegenEine einheitliche Struktur für alle Meetings bestimmen.
Versandregel festlegenIntern automatischen Versand, extern Entwurf zur Prüfung klar definieren.
NachschärfenDie ersten zehn Meetings mitlesen und Prompt sowie Tonalität bei Bedarf justieren.
Häufige Fehler
Transkript liegt noch nicht vorDen Trigger um fünf bis zehn Minuten verzögern oder eine Wiederholungsabfrage einbauen.
Externe Mail wurde automatisch versendetDie Versandregel intern gegen extern strikt trennen und erneut prüfen.
Teilnehmer fehlenDie Kalender-Berechtigungen für Teilnehmerdaten prüfen.
Memo unvollständigDie Transkript-Qualität verbessern, etwa Mikrofon oder Störgeräusche.
Builder-Prompt
Kopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: meeting-bruecke.de.json
ZIEL
Bauen Sie einen Workflow, der nach jedem Meeting automatisch das Transkript und die Metadaten abruft, daraus ein strukturiertes Memo mit Action Items erstellt, das Memo im Notizsystem ablegt und eine Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer vorbereitet oder versendet.
Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, die Versand-Verzweigung und den Datenfluss.
TRIGGER
Typ: Meeting-Ende als Kalender-Event.
Verzögerung: fünf bis zehn Minuten, damit das Transkript vollständig vorliegt, bevor der Workflow startet.
SCHRITTE
1. Transkript und Metadaten abrufen: Transkript aus dem Meeting-Tool (Zoom, Meet oder Teams) laden, dazu Teilnehmerliste, Datum, Dauer und Recording-Link aus dem Kalender-Event.
2. KI-Schritt: Meeting-Analyse und Memo. Nutzen Sie exakt den Prompt „Meeting-Analyse und Memo" weiter unten.
3. Memo speichern: Das Memo strukturiert im Notizsystem (Notion, OneNote oder vergleichbar) ablegen, inklusive Metadaten und Recording-Link.
4. KI-Schritt: Follow-up-E-Mail. Nutzen Sie exakt den Prompt „Follow-up-E-Mail" weiter unten, mit dem Memo aus Schritt 2 als Eingabe.
5. Verzweigung (Versandregel): Sind ausschließlich interne Teilnehmer beteiligt, wird die E-Mail automatisch versendet. Ist mindestens ein externer Teilnehmer dabei, wird die E-Mail als Entwurf zur Prüfung gespeichert. Diese Regel ist verpflichtend und nicht optional.
PROMPTS (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1, Meeting-Analyse und Memo:
"""
Analysieren Sie das folgende Meeting-Transkript und erstellen Sie ein strukturiertes Meeting-Memo.
Meeting-Details:
Datum: [MEETING_DATUM]
Teilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]
Dauer: [MEETING_DAUER]
Transkript:
[MEETING_TRANSKRIPT]
Erstellen Sie ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:
# Meeting-Zusammenfassung
## Kernthemen
Fassen Sie die drei bis fünf wichtigsten besprochenen Themen zusammen.
## Entscheidungen
Listen Sie alle getroffenen Entscheidungen auf.
## Action Items
Erstellen Sie eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, sofern im Transkript erwähnt.
## Nächste Schritte
Beschreiben Sie die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen.
## Offene Fragen
Listen Sie ungelöste Fragen oder vertagte Themen auf.
Achten Sie auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisieren Sie Klarheit und Handlungsorientierung.
"""
Prompt 2, Follow-up-E-Mail:
"""
Erstellen Sie eine professionelle Follow-up-E-Mail auf Basis des folgenden Meeting-Memos.
Meeting-Memo:
[MEETING_MEMO]
E-Mail-Anforderungen:
Betreff: kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum
Anrede: [ANREDE_STIL]
Ton: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]
Struktur: kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dank und Ausblick
Zusätzliche Informationen:
Nächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]
Besondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]
Formulieren Sie die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Heben Sie Action Items klar hervor, sodass jede Person ihre Aufgaben sofort erkennt.
"""
DATENFLUSS
Trigger zu Schritt 1: Kalender-Event mit Meeting-Titel, Datum, Teilnehmerliste und Recording-Link.
Schritt 1 zu Schritt 2: [MEETING_DATUM], [TEILNEHMER_LISTE], [MEETING_DAUER], [MEETING_TRANSKRIPT].
Schritt 2 zu Schritt 3 und 4: das fertige Memo als [MEETING_MEMO].
Kalender zu Schritt 4: [NAECHSTES_MEETING], sofern ein nächster gemeinsamer Termin vorliegt, sonst leer lassen.
Schritt 1 zu Schritt 5: die Teilnehmer-Domains für die Prüfung intern gegen extern.
FEHLERBEHANDLUNG
Transkript noch nicht verfügbar: Verzögerung erhöhen oder mit maximal drei Versuchen erneut abfragen, statt mit einem leeren Memo fortzufahren. Bleibt es weiterhin leer, den Organisator informieren.
Meeting ohne Transkript, weil die Transkription deaktiviert war: den Lauf überspringen und einen Hinweis senden statt ein Memo aus fehlenden Daten zu erzeugen.
Externe Teilnehmer beteiligt: niemals automatisch versenden, die Versandregel aus Schritt 5 strikt umsetzen.
Teilnehmerliste unvollständig: Kalender-Berechtigungen für Attendees prüfen.
Sehr langes Transkript nahe am Token-Limit: in Abschnitte teilen, jeden Abschnitt einzeln analysieren und die Ergebnisse im Memo zusammenführen.
PLATZHALTER-KONVENTION
Alle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Dynamisch gemappt werden [MEETING_DATUM], [TEILNEHMER_LISTE], [MEETING_DAUER], [MEETING_TRANSKRIPT], [MEETING_MEMO] und [NAECHSTES_MEETING], wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch sind [UNTERNEHMENS_TONALITÄT], [ANREDE_STIL] und [BESONDERE_HINWEISE]. Diese legen Sie vor der Aktivierung manuell fest, [BESONDERE_HINWEISE] bleibt leer, wo nichts zu ergänzen ist. Die eckigen Klammern innerhalb der Memo-Struktur selbst sind Format-Anweisungen an das Sprachmodell und bleiben unverändert. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.
SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, inklusive der Transkript-Verzögerung und der Versand-Verzweigung intern gegen extern?
2. Sind beide Prompts vollständig und unverändert eingefügt und alle dynamischen Platzhalter gemappt?
3. Wird das Memo samt Metadaten und Recording-Link am richtigen Ort im Notizsystem abgelegt?
4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: das Meeting-Tool mit aktivierter Transkription, der Kalender-Zugang, das Ziel im Notizsystem, die internen Domains für die Versandregel, [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und [ANREDE_STIL] sowie der LLM-Zugang?
Arbeitsprompts
Meeting-Analyse und Memo
Wird in Schritt 3 eingesetzt, um aus dem Transkript ein strukturiertes Memo mit Kernthemen, Entscheidungen, Action Items, nächsten Schritten und offenen Fragen zu erstellen.
Analysieren Sie das folgende Meeting-Transkript und erstellen Sie ein strukturiertes Meeting-Memo.
Meeting-Details:
Datum: [MEETING_DATUM]
Teilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]
Dauer: [MEETING_DAUER]
Transkript:
[MEETING_TRANSKRIPT]
Erstellen Sie ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:
# Meeting-Zusammenfassung
## Kernthemen
Fassen Sie die drei bis fünf wichtigsten besprochenen Themen zusammen.
## Entscheidungen
Listen Sie alle getroffenen Entscheidungen auf.
## Action Items
Erstellen Sie eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, sofern im Transkript erwähnt.
## Nächste Schritte
Beschreiben Sie die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen.
## Offene Fragen
Listen Sie ungelöste Fragen oder vertagte Themen auf.
Achten Sie auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisieren Sie Klarheit und Handlungsorientierung.
Follow-up-E-Mail
Wird in Schritt 5 eingesetzt, um aus dem gespeicherten Memo eine versandfertige Follow-up-E-Mail zu formulieren.
Erstellen Sie eine professionelle Follow-up-E-Mail auf Basis des folgenden Meeting-Memos.
Meeting-Memo:
[MEETING_MEMO]
E-Mail-Anforderungen:
Betreff: kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum
Anrede: [ANREDE_STIL]
Ton: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]
Struktur: kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dank und Ausblick
Zusätzliche Informationen:
Nächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]
Besondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]
Formulieren Sie die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Heben Sie Action Items klar hervor, sodass jede Person ihre Aufgaben sofort erkennt.
JSON-Export
Einrichtung
Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.
Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.
Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.
Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.
Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.
Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.
Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle.
Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.
Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.
Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.
Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.
Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.
Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.
Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren.
Stand:
Im Workshop wird daraus Ihre Methode.
Aus einem einzelnen Prompt wird eine wiederholbare Methode. Das zeigen wir im Workshop Vom Prompt zur Methode.
