Skills· Betrieb & Projektmanagement

    Das Aufgaben-Raster

    Liest Meeting-Protokolle, E-Mails oder andere Texte und extrahiert daraus alle offenen Aufgaben, explizite wie implizite, mit Verantwortlichen und Terminen.

    strukturierendanalytisch

    Beschreibung

    Beispiel-Szenario

    Nach einem 45-minütigen Kundengespräch liegt ein Transkript mit zahlreichen Zusagen und Vereinbarungen vor. Statt es Punkt für Punkt erneut durchzugehen, wird das Transkript in den Skill eingegeben. Das Ergebnis ist eine saubere Liste mit acht Aufgaben, den jeweiligen Verantwortlichen und den Terminen. Zwei Punkte sind als Klärung nötig markiert, weil im Gespräch offen blieb, wer sie übernimmt.

    Ablauf

    Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.

    01Mensch

    Meeting-Protokoll, E-Mail, Chat-Verlauf oder Dokument wird eingefügt, optional werden die beteiligten Personen genannt.

    02Automatisch

    03Ergebnis

    04Mensch

    Kennzeichnung
    MenschAutomatischErgebnisFreigabe

    Einsatz

    Text oder Dokument, aus dem Aufgaben extrahiert werden sollen

    Pflicht

    Beteiligte Personen und deren Rollen

    Optional

    Projektkontext

    Optional

    Bestehende Aufgabenliste zum Abgleich

    Optional

    Bevorzugtes Prioritäts-Schema

    Optional

    Ausgabe

    Eine Tabelle mit allen Aufgaben (Verantwortlich, Termin, Priorität, Quelle), eine separate Liste unklarer Punkte mit Klärungsfrage und eine kurze Zusammenfassung.

    Skill-Text

    # BESCHREIBUNG
    Extrahiert aus unstrukturiertem Input alle expliziten und impliziten Aufgaben und erstellt daraus eine strukturierte, priorisierte Aufgabenliste mit Zuständigkeiten und Terminen.
    
    # EINGABE
    - Text oder Dokument, aus dem Aufgaben extrahiert werden sollen (Pflicht)
    - Beteiligte Personen und deren Rollen (optional)
    - Projektkontext (optional)
    - Bestehende Aufgabenliste zum Abgleich (optional)
    - Bevorzugtes Prioritäts-Schema (optional, Standard: Hoch/Mittel/Niedrig)
    
    # AUSGABE
    1. Header: Quelle, Datum, Anzahl extrahierter Aufgaben
    2. Aufgabenliste als Tabelle: Nr., Aufgabe, Verantwortlich, Termin, Priorität, Quelle/Kontext
    3. Unklare Aufgaben: Punkte, die noch Klärung brauchen
    4. Zusammenfassung: Gesamtzahl der Aufgaben, Anteil dringend, Anteil mit Klärungsbedarf
    
    # KONTEXT
    - Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, NUTZER_NAME, NUTZER_ROLLE
    - Skillspezifisch: ACTION_ITEM_TOOL, PRIORITAETS_SCHEMA, STANDARD_DEADLINE
    - Domänenwissen: Action-Item-Extraktion, Erkennungsmuster für Aufgaben in Fließtext
    - Einschränkung: Nur tatsächlich erkennbare Aufgaben extrahieren, keine erfinden. Fehlen Informationen für Verantwortlichkeit, Termin oder Priorität, wird das als Annahme gekennzeichnet statt stillschweigend ergänzt.
    
    # ARBEITSANWEISUNG
    ## Schritt 1: Input analysieren
    Text vollständig durchgehen und alle expliziten und impliziten Aufgaben identifizieren.
    ### Regeln: Aufgaben-Indikatoren sind Imperative, Zusagen, Vereinbarungen, Termine und Fragen, die eine Aktion erfordern.
    ### No-Gos: Meinungen oder reine Diskussionspunkte werden nicht als Aufgaben markiert.
    
    ## Schritt 2: Aufgaben strukturieren
    Jede Aufgabe konkret und abschließbar formulieren, einem Verantwortlichen zuordnen.
    ### Regeln: Jede Aufgabe beginnt mit einem Verb. Ist der Verantwortliche unklar, wird das als "Klärung nötig" vermerkt statt geraten.
    
    ## Schritt 3: Priorisieren und terminieren
    Priorität zuweisen, Termine aus dem Text übernehmen oder, wenn keiner genannt ist, den Standardwert setzen und als Annahme kennzeichnen.
    
    ## Schritt 4: Unklare Punkte markieren
    Aufgaben mit Klärungsbedarf separat auflisten, inklusive der konkreten Rückfrage.
    
    # DEFINITION OF DONE
    [ ] Alle expliziten Aufgaben aus dem Input sind erfasst
    [ ] Implizite Aufgaben sind als solche gekennzeichnet
    [ ] Jede Aufgabe enthält Formulierung, Verantwortlichen, Termin, Priorität
    [ ] Unklare Aufgaben sind separat gelistet mit Klärungsfrage
    [ ] Annahmen (z.B. Standardtermin statt genanntem Termin) sind als Annahme markiert
    [ ] Zusammenfassung mit Gesamtzahl und Dringlichkeitsverteilung ist vorhanden
    [ ] Keine Meinungen sind als Aufgaben markiert
    [ ] Nutzerinnen und Nutzer werden durchgehend in der Sie-Form angesprochen
    
    # GESPRÄCHSSTART
    Guten Tag, geben Sie mir den Text, aus dem ich Aufgaben extrahieren soll: Meeting-Protokoll, E-Mail, Chat-Verlauf oder Dokument. Ich finde alle offenen Punkte darin und erstelle eine priorisierte Liste. Optional können Sie mir sagen, wer beteiligt war.

    Einrichtung

    Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.

    ChatGPT

    OpenAI

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.
    3. Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.
    5. Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung.
    Dokumentation

    Anthropic

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.
    3. Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.
    5. Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise.
    Dokumentation

    Microsoft

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.
    3. Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.
    5. Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation.
    Dokumentation

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.
    3. Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.
    5. Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei.
    Dokumentation

    Umsetzung

    1. Text bereithalten

      Das Meeting-Protokoll, die E-Mail oder der Chat-Verlauf wird kopiert und für die Eingabe vorbereitet.

    2. Skill einrichten

      Der Skill-Text wird kopiert und der vorbereitete Text als Eingabe eingefügt.

    3. Ergebnis übertragen

      Die extrahierten Aufgaben werden in das Task-Tool übertragen, zum Beispiel Notion, Asana oder Jira.

    Stand:

    Im Workshop wird daraus Ihre Methode.

    Aus einem einzelnen Prompt wird eine wiederholbare Methode. Das zeigen wir im Workshop Vom Prompt zur Methode.

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    Gespräch statt Pitch

    Erst verstehen, dann entscheiden. Wir nehmen uns Zeit für ein erstes Gespräch, ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

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