Ein wöchentlicher Statusreport ist selten das Problem, das Zusammentragen der Grundlage schon eher: Projekttool öffnen, Tasks und Deadlines durchgehen, überfällige Punkte identifizieren, das Ganze in eine lesbare Form bringen. Dieser Workflow übernimmt genau diese Vorarbeit. Er ruft an einem festen Zeitpunkt, etwa freitags, die aktiven Projekte samt Tasks, Milestones, Deadlines und Verantwortlichen aus dem Projekttool ab und lässt ein Sprachmodell daraus Fortschritt, Risiken und Verzögerungen ableiten.
\nAus dieser Analyse entsteht ein strukturierter Report mit Executive Summary, Fortschrittszahlen, priorisierten Risiken, einer Liste verzögerter Tasks und den wichtigsten nächsten Schritten. Der Report wird mit Datum und Projekt-ID im Cloud-Speicher abgelegt und per E-Mail an den Stakeholder-Verteiler verschickt, wahlweise zunächst als Entwurf.
\nAutomatisiert werden die Datenzusammenstellung und die Formulierung, nicht die inhaltliche Bewertung. Gerade in der Anlaufphase bleibt der Mensch am Filter für aktive Projekte, an der Stakeholder-Liste und an der Freigabe des Versands beteiligt, bis Tonalität und Risikokriterien sauber eingestellt sind. Danach reduziert sich die Rolle auf ein kurzes Review vor dem Versand.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: status-bruecke.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Zeit-Trigger", "beschreibung": "Ein fester wöchentlicher Zeitpunkt, standardmäßig freitags um 16 Uhr, startet den Workflow.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Daten abrufen", "beschreibung": "Aktive Projekte werden mit Tasks, Milestones, Deadlines und Verantwortlichen aus dem Projekttool geladen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "KI-Analyse", "beschreibung": "Fortschritt in Prozent, Blocker, priorisierte Risiken und überfällige Tasks werden aus den Projektdaten ermittelt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Report generieren", "beschreibung": "Ein Sprachmodell formuliert Executive Summary, Fortschritt, Risiken, Verzögerungen und nächste Schritte in einer festen Struktur.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Ablage", "beschreibung": "Der Report wird mit Datum und Projekt-ID im Dateinamen im Cloud-Ordner gespeichert.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Versand", "beschreibung": "Der Report geht per E-Mail an den Stakeholder-Verteiler, wahlweise zunächst als Entwurf zur Freigabe durch den Projekt-Lead.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Einheitliche Statuskommunikation", "text": "Jeder Wochenreport folgt demselben Aufbau, unabhängig davon, wer die Woche verantwortet." }, { "titel": "Risiken früh sichtbar", "text": "Überfällige Tasks und stagnierende Projekte werden automatisch markiert, statt erst im nächsten Meeting aufzufallen." }, { "titel": "Weniger Reporting-Aufwand", "text": "Der Projektverantwortliche prüft einen fertigen Entwurf, statt den Report von Grund auf selbst zu schreiben." }, { "titel": "Schnellere Entscheidungen", "text": "Executive Summary und nächste Schritte liegen bereits am Freitag vor, statt erst am Montag zusammengetragen zu werden." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "PM-Tool", "text": "Asana, Trello, Monday oder vergleichbar, als Quelle für Tasks, Status, Deadlines und Verantwortliche.", "icon": "checklist" }, { "label": "Cloud-Speicher", "text": "Drive, Dropbox, OneDrive oder Notion für die Report-Ablage.", "icon": "cloud" }, { "label": "E-Mail-Tool", "text": "Gmail, Outlook oder vergleichbar für den Versand an den Stakeholder-Verteiler.", "icon": "mail" }, { "label": "LLM-Zugang", "text": "Ein API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Testlauf", "text": "Lösen Sie den Workflow manuell aus, gegen ein bekanntes, aktives Projekt.", "icon": "play_circle" }, { "label": "Datenabruf", "text": "Prüfen Sie, ob alle aktiven Projekte mit Tasks, Status, Deadlines und Verantwortlichen vollständig geladen werden.", "icon": "download" }, { "label": "Analyse und Report", "text": "Kontrollieren Sie, ob Fortschritt und Risiken nachvollziehbar sind und die Struktur des Reports vollständig ist.", "icon": "fact_check" }, { "label": "Grenzfälle", "text": "Prüfen Sie Projekte ohne Aktivität, fehlende Verantwortliche und einen Verteiler mit mehreren Projekten.", "icon": "rule" } ], "goLive": [ { "label": "Freigabe zum Start", "text": "Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn Datenabruf, Report, Ablage und Versand sauber zusammenspielen.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Draft-Modus", "text": "Schicken Sie den Report zwei bis drei Wochen zunächst an den Projekt-Lead und passen Sie das Template in dieser Zeit an.", "icon": "visibility" }, { "label": "Nachschärfen", "text": "Justieren Sie Tonalität, Detailtiefe und Risikokriterien anhand des Feedbacks aus dieser Phase.", "icon": "tune" }, { "label": "Ausbauen", "text": "Erweitern Sie den Workflow bei Bedarf um Multi-Projekt-Reports, einen Trend-Vergleich zur Vorwoche oder Eskalations-Alerts.", "icon": "rocket_launch" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Filter auf aktive Projekte fehlt", "text": "Der Report füllt sich mit Altdaten. Setzen Sie einen zuverlässigen Filter auf aktive Projekte.", "icon": "filter_alt" }, { "label": "LLM-Output nicht auswertbar", "text": "Geben Sie das Format im Prompt fest vor und bauen Sie eine Validierung vor der Ablage ein.", "icon": "data_object" }, { "label": "Stakeholder-Liste veraltet", "text": "Reviewen Sie den Verteiler quartalsweise.", "icon": "group_off" }, { "label": "Dateiname kollidiert", "text": "Verwenden Sie Datum und Projekt-ID im Dateinamen.", "icon": "description" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Prompt zur Projekt-Analyse und zum Report", "beschreibung": "Setzen Sie diesen Prompt in Schritt 3 des Workflows ein, für die KI-Analyse und die Report-Erstellung.", "prompt": "Sie sind ein erfahrener Projekt-Manager. Analysieren Sie die folgenden Projektdaten und erstellen Sie einen professionellen Wochen-Status-Report.\n\nProjektdaten:\n[PROJEKT_DATEN]\n\nAnalysieren Sie folgende Aspekte:\n1. Fortschritt: Welche Tasks wurden abgeschlossen? Wie ist der Gesamtfortschritt im Vergleich zum Plan?\n2. Risiken: Welche potenziellen Risiken oder Blocker sind erkennbar?\n3. Verzögerungen: Gibt es überfällige Tasks oder Projekte, die hinter dem Zeitplan liegen?\n4. Nächste Schritte: Was sind die wichtigsten Tasks für die kommende Woche?\n\nErstellen Sie einen Report mit folgender Struktur:\n\n# Projekt Status Report, [DATUM]\n\n## Executive Summary\n[Kurze Zusammenfassung des Projektstatus in zwei bis drei Sätzen]\n\n## Fortschritt\n- Abgeschlossene Tasks: [Anzahl]\n- In Bearbeitung: [Anzahl]\n- Gesamtfortschritt: [Prozent]\n- Highlights der Woche: [Aufzählung]\n\n## Risiken und Blocker\n[Liste identifizierter Risiken mit Priorität]\n\n## Verzögerungen\n[Liste überfälliger oder verzögerter Tasks mit Verantwortlichen]\n\n## Nächste Schritte\n[Top 3 bis 5 Prioritäten für die kommende Woche]\n\n## Team Performance\n[Optional: Auslastung und Performance-Hinweise]\n\nTon: [TONALITAET]\nFormat: Professionell, übersichtlich, mit klaren Handlungsempfehlungen" } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der wöchentlich Projektdaten aus dem PM-Tool zieht, Fortschritt, Risiken und Verzögerungen analysiert und daraus einen fertigen Status-Report für Stakeholder ablegt und versendet.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: zeitgesteuert, wöchentlich, standardmäßig freitags um 16 Uhr.\n\nSCHRITTE\n1. Daten abrufen: Ausschließlich aktive Projekte, ein Filter auf aktive Projekte ist zwingend, sonst füllt sich der Report mit Altdaten, mit Tasks, Status, Milestones, Deadlines und Verantwortlichen.\n2. Daten aufbereiten: Strukturieren Sie abgeschlossene, laufende und überfällige Tasks je Projekt.\n3. KI-Schritt: Projekt-Analyse und Report. Nutzen Sie exakt den Arbeitsprompt unten.\n4. Ablage: Speichern Sie den Report im Cloud-Ordner, mit Datum und Projekt-ID im Dateinamen, um Kollisionen zu vermeiden.\n5. Ausgabe: Versenden Sie den Report per E-Mail an den Stakeholder-Verteiler. In der Einführungsphase zunächst als Entwurf an den Projekt-Lead zur Freigabe, danach optional automatisch.\n\nPROMPT, EXAKT UND UNVERÄNDERT ÜBERNEHMEN\n\"\"\"\nSie sind ein erfahrener Projekt-Manager. Analysieren Sie die folgenden Projektdaten und erstellen Sie einen professionellen Wochen-Status-Report.\n\nProjektdaten:\n[PROJEKT_DATEN]\n\nAnalysieren Sie folgende Aspekte:\n1. Fortschritt: Welche Tasks wurden abgeschlossen? Wie ist der Gesamtfortschritt im Vergleich zum Plan?\n2. Risiken: Welche potenziellen Risiken oder Blocker sind erkennbar?\n3. Verzögerungen: Gibt es überfällige Tasks oder Projekte, die hinter dem Zeitplan liegen?\n4. Nächste Schritte: Was sind die wichtigsten Tasks für die kommende Woche?\n\nErstellen Sie einen Report mit folgender Struktur:\n\n# Projekt Status Report, [DATUM]\n\n## Executive Summary\n[Kurze Zusammenfassung des Projektstatus in zwei bis drei Sätzen]\n\n## Fortschritt\n- Abgeschlossene Tasks: [Anzahl]\n- In Bearbeitung: [Anzahl]\n- Gesamtfortschritt: [Prozent]\n- Highlights der Woche: [Aufzählung]\n\n## Risiken und Blocker\n[Liste identifizierter Risiken mit Priorität]\n\n## Verzögerungen\n[Liste überfälliger oder verzögerter Tasks mit Verantwortlichen]\n\n## Nächste Schritte\n[Top 3 bis 5 Prioritäten für die kommende Woche]\n\n## Team Performance\n[Optional: Auslastung und Performance-Hinweise]\n\nTon: [TONALITAET]\nFormat: Professionell, übersichtlich, mit klaren Handlungsempfehlungen\n\"\"\"\n\nDATENFLUSS\nSchritt 1 und 2 zu Schritt 3: aufbereitete Projektdaten als [PROJEKT_DATEN].\nSystem zu Schritt 3: aktuelles Datum als [DATUM].\nSchritt 3 zu Schritt 4 und 5: der fertige Report.\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nFilter auf aktive Projekte fehlt oder greift nicht: zwingend korrigieren, sonst füllt sich der Report mit Altdaten.\nProjekt ohne Aktivität in der Woche: im Report ausdrücklich als „keine Bewegung\" ausweisen, statt es wegzulassen.\nVerantwortliche fehlen: den betroffenen Task im Report ohne Verantwortlichen markieren.\nKI-Ausgabe unvollständig oder nicht strukturiert: Die Struktur ist im Prompt vorgegeben. Validieren Sie die Ausgabe vor der Ablage und wiederholen Sie den Aufruf bei einem Fehler einmal.\nStakeholder-Verteiler veraltet: Pflegen Sie ihn als Konfiguration und reviewen Sie ihn quartalsweise.\nDateiname kollidiert: Verwenden Sie Datum und Projekt-ID im Dateinamen.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Platzhalter in eckigen Klammern im Eingabebereich sind Variablen: [PROJEKT_DATEN] und [DATUM] werden dynamisch gemappt, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch ist [TONALITAET]: Legen Sie diesen Wert vor der Aktivierung manuell fest. Die eckigen Klammern innerhalb der Report-Struktur sind Format-Anweisungen an das Sprachmodell und bleiben unverändert. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Sind alle Schritte korrekt verbunden und greift der Filter auf aktive Projekte zuverlässig?\n2. Ist der Arbeitsprompt vollständig und unverändert eingefügt und sind [PROJEKT_DATEN] und [DATUM] gemappt?\n3. Funktionieren Ablage, mit Datum und Projekt-ID im Dateinamen, und Versand an den Verteiler?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: PM-Tool-Zugang und Aktiv-Filter, Cloud-Ordner, Stakeholder-Verteiler, die Regel für Entwurf oder automatischen Versand, [TONALITAET] und der LLM-Zugang?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w20_status-bruecke__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Status-Brücke", "beschreibung": "Zieht wöchentlich die aktiven Projekte aus dem PM-Tool, lässt ein Sprachmodell Fortschritt, Risiken und Verzögerungen analysieren, erzeugt daraus einen formatierten Status-Report, legt ihn im Cloud-Speicher ab und versendet ihn an den Stakeholder-Verteiler. Der Ablauf besteht aus sechs fest verketteten Schritten, vom Zeit-Trigger bis zum E-Mail-Versand, ohne Verzweigungen.", "trigger": { "typ": "Zeitgesteuert", "bedingung": "Ein Cron-Zeitplan mit dem Ausdruck 0 16 * * 5 startet den Lauf, das entspricht in der Voreinstellung freitags um 16:00 Uhr. Der Zeitpunkt lässt sich frei anpassen, zum Beispiel 0 9 * * * für täglich 9:00 Uhr, 0 8 * * 1 für montags 8:00 Uhr oder 0 10 1 * * für den ersten Tag im Monat um 10:00 Uhr." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Zeit-Trigger", "rolle": "mensch", "aktion": "Ein Zeit-Trigger mit dem Cron-Ausdruck 0 16 * * 5 löst den Lauf aus, in der Voreinstellung freitags um 16:00 Uhr. Der Knoten ist mit der Fehlerstrategie Stop konfiguriert: Schlägt bereits der Trigger fehl, bricht der Lauf sofort ab, ohne automatischen Retry.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "Startsignal für den Wochenlauf" ] }, { "nr": 2, "titel": "Daten abrufen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein Abrufknoten lädt alle Items eines Projekt-Boards, im Referenzaufbau ein monday.com-Board, über die Felder Board-ID, Spalten-IDs und Item-Limit. Die Board-ID ist ab Werk leer und muss vor der Aktivierung eingetragen werden, die Spalten-IDs stehen auf Auto, damit alle Spalten inklusive Status, Deadlines und zuständiger Personen mitgeliefert werden, und das Item-Limit ist unbegrenzt. Ein Filter auf ausschließlich aktive Projekte ist in diesem Knoten nicht voreingestellt, er muss als eigene Bedingung ergänzt werden, sonst laufen auch abgeschlossene und pausierte Projekte in den Report ein.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Startsignal" ], "ausgang": [ "Rohdaten aller Board-Items (Tasks, Status, Deadlines, Owner) ohne eingebauten Aktiv-Filter" ] }, { "nr": 3, "titel": "KI-Analyse", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Knoten im Erstellungsmodus wertet die Projektdaten aus und liefert eine strukturierte Ausgabe mit sieben Pflichtfeldern: einer Executive Summary, dem Fortschritt je Projekt, priorisierten Risiken und Verzögerungen, kritischen Punkten mit Handlungsempfehlung, einer Gesamtampel mit den Werten Grün, Gelb oder Rot, dem vollständigen Analysereport als Fließtext sowie einem Erfolgsfeld, das anzeigt, ob die Analyse gelungen ist.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "Rohdaten aller Board-Items" ], "ausgang": [ "executive_summary: kurze Zusammenfassung des Gesamtstatus", "project_progress: Fortschritt je Projekt", "risks_and_delays: identifizierte Risiken und Verzögerungen", "critical_points: kritische Punkte und Handlungsempfehlungen", "overall_status: Gesamtampel Grün, Gelb oder Rot", "output: vollständiger Analysereport als Fließtext", "success: Erfolgsflag der Analyse" ] }, { "nr": 4, "titel": "Report generieren", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein Code-Knoten formt aus der strukturierten Analyse ein PDF-Dokument über eine externe HTML-zu-PDF-Schnittstelle, im Format A4 mit Rändern von 20 und 15 Millimetern. Der Kopf des Dokuments zeigt Datum, Uhrzeit und ein farbcodiertes Status-Badge entsprechend der Gesamtampel aus Schritt 3. Der Dateiname folgt ab Werk dem Muster Projekt-Report_YYYY-MM-DD.pdf, also nach Datum, ohne Projekt-Kennung. Bei mehreren Projekten am selben Tag ist das Muster um eine Projekt-ID oder ein Abteilungskürzel zu ergänzen.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Strukturierte Analyse" ], "ausgang": [ "PDF-Datei mit Pfad (output.path), Dateiname (output.fileName) und Erstellungszeitpunkt (output._metadata.generatedAt)" ] }, { "nr": 5, "titel": "Ablage", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein Ablageknoten lädt die PDF-Datei zu Google Drive hoch, referenziert über Pfad und Dateiname aus dem vorherigen Schritt. Der Zielordner heißt ab Werk Projekt-Reports und wird bei jedem Lauf über eine Namenssuche ermittelt, es ist also keine fest hinterlegte Ordner-ID nötig. Findet die Suche den Ordner nicht, bleibt das Feld leer und die Datei landet im Wurzelverzeichnis von Drive, weshalb es sich empfiehlt, den Ordner vor dem ersten Lauf anzulegen.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Report-Dokument" ], "ausgang": [ "Abgelegtes Dokument in Google Drive" ] }, { "nr": 6, "titel": "Versand", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Ein Versandknoten verschickt den Report per E-Mail, mit der PDF-Datei als Anhang und einem KI-formulierten HTML-Text, der die Executive Summary und die Gesamtampel aus Schritt 3 aufgreift und mit den Auszeichnungen für Fettdruck und Zeilenumbruch formatiert ist. Der Betreff verbindet einen festen Text mit dem Erstellungszeitpunkt des PDF-Reports aus Schritt 4. Anhang und Betreff greifen dabei direkt auf die Ausgabe von Schritt 4 zu, nicht auf die Ablagebestätigung aus Schritt 5. Empfänger-, CC- und BCC-Felder sind ab Werk leer und müssen vor der Aktivierung eingetragen werden. Ein technischer Entwurfsmodus ist im Knoten selbst nicht vorgesehen, der Versand geht direkt an die eingetragenen Adressen. Der in der Einführungsphase empfohlene Zwischenschritt über den Projekt-Lead ist organisatorisch zu lösen, etwa indem zunächst nur dessen Adresse im Empfänger-Feld eingetragen wird.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Abgelegtes Dokument", "Executive Summary", "Gesamtampel", "PDF-Datei und Erstellungszeitpunkt aus Schritt 4" ], "ausgang": [ "Versendete E-Mail mit PDF-Anhang" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "Projekt-Analyse und Report", "text": "Analysieren Sie die übergebenen Projektdaten und erstellen Sie eine strukturierte Auswertung mit: einer kurzen Executive Summary, dem Fortschritt je Projekt inklusive Abschlussgrad, priorisierten Risiken und Verzögerungen, kritischen Punkten mit Handlungsempfehlung sowie einer Gesamtbewertung als Ampel (Grün, Gelb, Rot). Kennzeichnen Sie Annahmen ausdrücklich, wenn Angaben in den Projektdaten fehlen, statt sie stillschweigend zu setzen." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "Startsignal für den Wochenlauf" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "Board-Items mit Tasks, Status, Deadlines und Owner, geladen über die Felder boardId, columnIds und itemLimit" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "Strukturierte Analyse mit den Feldern executive_summary, project_progress, risks_and_delays, critical_points, overall_status, output und success" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "PDF-Datei referenziert über output.path und output.fileName" }, { "von": 4, "nach": 6, "nutzlast": "PDF-Pfad (output.path) als Anhang und Erstellungszeitpunkt (output._metadata.generatedAt) für den Betreff, direkt aus Schritt 4 bezogen" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "Ablage-Bestätigung, inhaltlich nicht für den E-Mail-Versand benötigt" } ], "voraussetzungen": [ "PM-Tool mit Board-Struktur, im Referenzaufbau monday.com. Bei Asana, Trello oder vergleichbaren Tools muss der Abrufschritt an deren Datenmodell angepasst werden.", "Cloud-Speicher für die Report-Ablage, im Referenzaufbau Google Drive mit einem Ordner namens Projekt-Reports. Drive, Dropbox, OneDrive oder Notion sind austauschbar.", "E-Mail-Tool wie Gmail oder Outlook für den Versand an den Stakeholder-Verteiler.", "LLM-Zugang mit API-Key für den Analyse-Schritt, zum Beispiel OpenAI, Claude oder Gemini.", "Ein Dienst zur HTML-zu-PDF-Umwandlung, sofern der Report als PDF ausgegeben werden soll.", "Ein selbst ergänzter, zuverlässiger Filter auf aktive Projekte, da der Abrufknoten diesen nicht von sich aus mitbringt." ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Alle Knoten sind mit der Fehlerstrategie Stop konfiguriert", "massnahme": "Es gibt keinen automatischen Retry. Schlägt ein Knoten fehl, bricht der gesamte Lauf ab und muss manuell erneut gestartet werden." }, { "fall": "Filter auf aktive Projekte fehlt", "massnahme": "Der Abrufknoten liefert ab Werk alle Board-Items ohne Aktiv-Filter. Ergänzen Sie eine eigene Bedingung, sonst füllt sich der Report mit abgeschlossenen und pausierten Projekten." }, { "fall": "Board-ID oder Empfänger-Feld nicht gesetzt", "massnahme": "Board-ID im Abrufknoten und Empfänger im Versandknoten sind ab Werk leer und müssen vor der Aktivierung eingetragen werden." }, { "fall": "Zielordner Projekt-Reports in Drive existiert nicht", "massnahme": "Der Ablageknoten sucht den Ordner bei jedem Lauf über eine Namenssuche. Findet er ihn nicht, bleibt die Ordner-ID leer und die Datei landet im Wurzelverzeichnis. Legen Sie den Ordner vor dem ersten Lauf in Drive an, damit die Ablage konsistent bleibt." }, { "fall": "Dateiname kollidiert bei mehreren Projekten am selben Tag", "massnahme": "Das Standardmuster Projekt-Report_YYYY-MM-DD.pdf unterscheidet nur nach Datum. Ergänzen Sie eine Projekt-ID oder ein Abteilungskürzel im Dateinamen." }, { "fall": "Projekt ohne Aktivität in der laufenden Woche", "massnahme": "Im Report ausdrücklich als keine Bewegung ausweisen, statt es wegzulassen." }, { "fall": "Verantwortliche fehlen in den Projektdaten", "massnahme": "Den betroffenen Task im Report ohne Verantwortlichen markieren." }, { "fall": "KI-Ausgabe ohne success:true oder mit unvollständigen Pflichtfeldern", "massnahme": "Alle sieben Felder des Ausgabeschemas sind als Pflicht markiert. Prüfen Sie das Erfolgsfeld vor der Ablage und wiederholen Sie den Aufruf bei einem Fehler einmal." }, { "fall": "Stakeholder-Verteiler veraltet", "massnahme": "Als Konfiguration pflegen und quartalsweise reviewen." } ], "platzhalter": [ { "name": "PROJEKT_DATEN", "quelle": "Aufbereitete Board-Items aus Schritt 2, eingesetzt im Arbeitsprompt als [PROJEKT_DATEN]" }, { "name": "DATUM", "quelle": "Aktuelles Datum zum Zeitpunkt des Laufs, eingesetzt im Arbeitsprompt und im Report-Titel als [DATUM]" }, { "name": "TONALITAET", "quelle": "Gewünschter Sprachstil des Reports, manuell vor der Aktivierung festgelegt" }, { "name": "boardId", "quelle": "ID des Projekt-Boards im Abrufknoten, ab Werk leer, muss manuell eingetragen werden" }, { "name": "columnIds", "quelle": "Spalten-IDs im Abrufknoten, ab Werk auf Auto für alle Spalten gestellt" }, { "name": "itemLimit", "quelle": "Obergrenze der abgerufenen Items im Abrufknoten, ab Werk unbegrenzt" }, { "name": "folderId", "quelle": "Ordner-ID in Google Drive für die Ablage, wird bei jedem Lauf über den Ordnernamen Projekt-Reports gesucht" }, { "name": "fileName", "quelle": "Dateiname des PDF-Reports, Standardmuster Projekt-Report_YYYY-MM-DD.pdf" }, { "name": "mailRecipient", "quelle": "Empfänger-Adressen des Versandknotens, kommagetrennt, ab Werk leer" }, { "name": "mailSubject", "quelle": "Betreffzeile des Versandknotens, verbindet einen festen Text mit dem Erstellungszeitpunkt aus Schritt 4" }, { "name": "mailBody", "quelle": "KI-formulierter HTML-Text des Versandknotens mit Executive Summary und Gesamtampel aus Schritt 3" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "activity", "recommended": [ { "slug": "posteingang-route", "category": "workflow", "name": "Die Posteingang-Route", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende E-Mails automatisch klassifiziert, mit dem passenden Label versieht und bei Dringend sofort eine Benachrichtigung auslöst.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "aufgaben-raster", "category": "skill", "name": "Das Aufgaben-Raster", "teaser": "Liest Meeting-Protokolle, E-Mails oder andere Texte und extrahiert daraus alle offenen Aufgaben, explizite wie implizite, mit Verantwortlichen und Terminen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "list-checks" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "Die Team-Digest-Schleife", "teaser": "Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "risikomatrix-pruefer", "category": "assistent", "name": "Der Risikomatrix-Prüfer", "teaser": "Identifiziert, bewertet und priorisiert Projektrisiken in einer strukturierten Risikomatrix mit Präventiv- und Gegenmaßnahmen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "grid-3x3" }, { "slug": "ist-soll-analyst", "category": "assistent", "name": "Der Ist-Soll-Analyst", "teaser": "Vergleicht systematisch Ist-Zustand und Soll-Zustand, quantifiziert die Lücke, benennt mögliche Ursachen und leitet erste priorisierte Maßnahmen ab.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "git-compare" }, { "slug": "google-drive", "category": "tool", "name": "Google Drive", "teaser": "Cloud-Dateiablage von Google für Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit Echtzeit-Kollaboration, granularer Freigabe und Automatisierung über die Drive API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-drive.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "Das Aktenstück", "teaser": "Bündelt sämtliche PDF-Arbeiten in einem ausführbaren Skill mit echter Code-Ausführung: Text und Tabellen extrahieren, Dateien zusammenführen, aufteilen, drehen, mit Wasserzeichen versehen, verschlüsseln, Formulare ausfüllen und gescannte Seiten per OCR durchsuchbar machen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Nichts wird ohne Freigabe versendet.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Retro-Regelwerk", "teaser": "Baut aus Retro-Typ, Zeitraum und Teamgröße ein vollständiges Retrospektiven-Paket: Agenda, Leitfragen, Sammel-Template und einen Maßnahmenplan mit Owner und Deadline.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "tagesabschluss-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Tagesabschluss-Protokoll", "teaser": "Begleitet Sie aktiv durch das Ende des Arbeitstags: offene Aufgaben werden einzeln durchgesprochen, der nächste Tag bekommt genau drei priorisierte Prioritäten, und für jede davon liegt bereits eine Vorbereitung bereit.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "moon" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "Die Onboarding-Strecke", "teaser": "Automatisiert das Kunden-Onboarding vom Status-Wechsel im CRM bis zur versandfertigen Willkommens-Mail.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "termin-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Termin-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende Terminanfragen liest, Ihre Kalender-Verfügbarkeit prüft und daraus einen fertigen Antwort-Entwurf mit drei Terminvorschlägen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "calendar-check" }, { "slug": "okr-stratege", "category": "assistent", "name": "Der OKR-Stratege", "teaser": "Übersetzt ein übergeordnetes strategisches Ziel in ein vollständiges OKR-Set mit Objective, messbaren Key Results, Initiativen und Alignment-Check.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "target" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "Der Projekt-Sparringspartner", "teaser": "Begleitet Sie durch alle Phasen eines Projekts mit systematischer Risikoanalyse, priorisierten Handlungsoptionen bei akuten Problemen und strukturierten Lessons Learned nach Abschluss.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "prozess-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Prozess-Dokumentierer", "teaser": "Erfasst undokumentierte Geschäftsprozesse per strukturiertem Interview und übersetzt sie in eine klare, visuelle Prozess-Dokumentation mit Schritten, Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "statusbericht-kurator", "category": "assistent", "name": "Der Statusbericht-Kurator", "teaser": "Verdichtet Status-Meeting-Notizen und Projektplan zu einem strukturierten Projektstatusbericht mit Ampelbewertung und klaren nächsten Schritten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "clipboard-check" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "Der Verhandlungs-Stratege", "teaser": "Bereitet Lieferantenverhandlungen vor: analysiert ein Angebot samt Marktkontext und liefert eine konkrete Roadmap mit Zielen, Hebeln und Argumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "workflow-planer", "category": "assistent", "name": "Der Workflow-Planer", "teaser": "Aus einem Workflow-Ziel und den verfügbaren Ressourcen entsteht ein vollständiger Plan mit Prozessschritten, Ressourcenmatrix, Risikoanalyse und messbaren Meilensteinen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "workflow" } ] }