Ein voller Posteingang ist einer der zuverlässigsten Zeitfresser im Führungsalltag. Die Posteingang-Route nimmt diese erste Sortierarbeit ab: Sie liest jede neue E-Mail, ordnet sie einer von vier Kategorien zu und vergibt automatisch das passende Label im E-Mail-Tool. Das erspart Ihnen die Sortierentscheidung bei jeder einzelnen Mail und schafft Raum, den Posteingang gebündelt statt fortlaufend abzuarbeiten.
\nAutomatisiert werden die Klassifikation, die Label-Vergabe und die Benachrichtigung bei Dringend: jede Mail wird nach Absender, Betreff und Inhalt bewertet und landet in Dringend, Follow-up, Info oder Spam, versehen mit dem passenden Label im Postfach. Als Dringend eingestufte Mails lösen zusätzlich sofort eine Benachrichtigung aus, etwa in Slack, Teams oder per Mail, damit zeitkritische Kundenanfragen und Eskalationen nicht erst beim nächsten Blick ins Postfach auffallen.
\nDamit der Workflow keine Blackbox bleibt, macht die Route sichtbar, welche Tool-Calls im Hintergrund laufen: der Abruf neuer E-Mails, der Klassifikationsaufruf an das Sprachmodell, das Setzen des Labels über die E-Mail-Tool-API und das Auslösen der Benachrichtigung bei Dringend. Wer verstehen will, wie ein Agent im Alltag arbeitet, sieht hier jeden einzelnen Schritt statt nur das Endergebnis.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: posteingang-route.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "beschreibung": "Der Workflow startet stündlich oder unmittelbar, sobald eine neue E-Mail eingeht.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Klassifikation", "beschreibung": "Ein Aufruf an das Sprachmodell ordnet die Mail anhand von Absender, Betreff, Inhalt und Arbeitskontext einer der vier Kategorien zu: Dringend, Follow-up, Info oder Spam, mit kurzer Begründung.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Label setzen", "beschreibung": "Über die API des E-Mail-Tools wird das passende Label vergeben, sichtbar direkt im Postfach.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Alert bei „Dringend\"", "beschreibung": "Als Dringend eingestufte Mails lösen zusätzlich eine Benachrichtigung aus, etwa in Slack, Teams oder per Mail.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Inbox-Report", "beschreibung": "Ein optionaler Tagesreport fasst den Tag zusammen: Statistik nach Kategorie, die drei dringendsten Mails und eine Handlungsempfehlung.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Automatische Kategorisierung", "text": "Jede E-Mail landet nach denselben Kriterien in Dringend, Follow-up, Info oder Spam." }, { "titel": "Sofortiger Alert bei Dringend", "text": "Zeitkritische Nachrichten lösen unmittelbar eine Benachrichtigung aus, statt erst beim nächsten Blick ins Postfach aufzufallen." }, { "titel": "Konsistente Triage", "text": "Jede Mail wird nach denselben Regeln bewertet, unabhängig von Tagesform oder Arbeitsaufkommen." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "E-Mail-Tool mit Labelfunktion", "text": "Gmail, Outlook oder ein vergleichbares Tool, mit Schreibrechten.", "icon": "mail" }, { "label": "Benachrichtigungs-Tool", "text": "Slack, Teams, Discord oder E-Mail für den Alert bei Dringend.", "icon": "notifications" }, { "label": "LLM-Zugang", "text": "API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.", "icon": "key" }, { "label": "Labels im E-Mail-Tool", "text": "Dringend, Info, Spam und Follow-up vorab angelegt.", "icon": "label" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Testmails versenden", "text": "Senden Sie drei bis vier Mails aller Kategorien (Dringend, Info, Follow-up, Spam) an sich selbst.", "icon": "outgoing_mail" }, { "label": "Labels prüfen", "text": "Kontrollieren Sie, ob jede Mail das passende Label erhalten hat.", "icon": "label" }, { "label": "Alert prüfen", "text": "Prüfen Sie, ob bei Dringend eine Benachrichtigung ausgelöst wurde.", "icon": "notifications_active" }, { "label": "Report prüfen", "text": "Kontrollieren Sie, ob Statistik und die drei dringendsten Mails im Tagesreport stimmen.", "icon": "summarize" } ], "goLive": [ { "label": "Freigabe zum Start", "text": "Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn alle Testfälle sauber durchlaufen.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Review-Modus", "text": "Lassen Sie den Workflow ein bis zwei Wochen mitlaufen und prüfen Sie die Einstufungen, bevor Sie ihn ohne Kontrolle scharf schalten.", "icon": "visibility" }, { "label": "Kontext schärfen", "text": "Ergänzen Sie Absender und typische Themen im Prompt, je genauer der Arbeitskontext, desto treffsicherer die Klassifikation.", "icon": "tune" }, { "label": "Ausbauen", "text": "Erweitern Sie den Workflow bei Bedarf um ein Spam-Auto-Archiv, Antwort-Entwürfe oder automatische CRM-Aufgaben.", "icon": "rocket_launch" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Arbeitskontext zu generisch", "text": "Ergänzen Sie Absender und typische Themen im Prompt, sonst häufen sich Fehleinordnungen.", "icon": "person_search" }, { "label": "Labels fehlen im E-Mail-Tool", "text": "Legen Sie die vier Labels vorab an, bevor Sie den Workflow aktivieren.", "icon": "label_off" }, { "label": "Keine Schreibrechte", "text": "Prüfen Sie die Berechtigungen der Integration zum E-Mail-Tool.", "icon": "lock" }, { "label": "Alert kommt nicht an", "text": "Prüfen Sie Webhook-URL oder Kanal-ID des Benachrichtigungs-Tools.", "icon": "link_off" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Prompt zur E-Mail-Kategorisierung", "beschreibung": "Ordnet eine einzelne E-Mail anhand von Absender, Betreff und Inhalt einer der vier Kategorien zu.", "prompt": "Sie sind ein E-Mail-Triage-Assistent und sprechen die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Analysieren Sie die folgende E-Mail und ordnen Sie sie genau einer der folgenden Kategorien zu. Fehlen für die Einordnung relevante Informationen, kennzeichnen Sie Ihre Einschätzung als Annahme statt sie als gesichert darzustellen.\n\nE-Mail-Details:\nAbsender: [ABSENDER]\nBetreff: [BETREFF]\nInhalt: [E-MAIL_INHALT]\nEmpfangen am: [EMPFANGSDATUM]\n\nKategorien:\n1. Dringend: zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine\n2. Follow-up: E-Mails, die eine Antwort oder Aktion erfordern, aber nicht zeitkritisch sind\n3. Info: Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-Mails ohne Handlungsbedarf\n4. Spam: Werbung, unerwünschte Mails, Newsletter von unbekannten Absendern\n\nKontext Ihrer Arbeit:\n[ARBEITSKONTEXT]\n\nAusgabeformat, nur JSON:\n{\n \"kategorie\": \"Dringend|Follow-up|Info|Spam\",\n \"begruendung\": \"Kurze Begründung in 1 Satz\",\n \"prioritaet\": \"hoch|mittel|niedrig\"\n}" }, { "titel": "Prompt zur Inbox-Zusammenfassung", "beschreibung": "Fasst die an einem Tag kategorisierten E-Mails zu einem kurzen Report zusammen.", "prompt": "Erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse, durchgehend in der Sie-Form.\n\nKategorisierte E-Mails:\n[E-MAIL_LISTE]\n\nStatistik:\nGesamt: [ANZAHL_GESAMT]\nDringend: [ANZAHL_DRINGEND]\nFollow-up: [ANZAHL_FOLLOWUP]\nInfo: [ANZAHL_INFO]\nSpam: [ANZAHL_SPAM]\n\nAusgabeformat:\nErstellen Sie eine strukturierte Zusammenfassung mit:\n1. Überschrift \"E-Mail-Triage [DATUM/UHRZEIT]\"\n2. Statistik-Übersicht\n3. Die drei dringendsten E-Mails mit Absender und Betreff\n4. Handlungsempfehlung, welche E-Mails zuerst zu bearbeiten sind\n\nHalten Sie die Zusammenfassung auf maximal 200 Wörter." } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der eingehende E-Mails automatisch per KI in eine der vier Kategorien Dringend, Follow-up, Info oder Spam einordnet, das passende Label im E-Mail-Tool setzt, bei Dringend sofort benachrichtigt und optional einen täglichen Kurzreport versendet.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, die Parallelität und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: eine neue eingehende E-Mail, etwa in Gmail oder Outlook. Alternativ zeitgesteuert stündlich als Batch über alle neuen E-Mails seit dem letzten Lauf.\nFilter: nur das gewünschte Postfach oder Label, zum Beispiel die Haupt-Inbox. Bereits kategorisierte E-Mails werden übersprungen.\n\nSCHRITTE\n1. E-Mail-Daten extrahieren: Absender, Betreff, Inhalt und Empfangsdatum.\n2. KI-Schritt: Klassifikation. Nutzen Sie exakt den Klassifikations-Prompt unten. Die Ausgabe ist JSON mit den Feldern kategorie, begruendung und prioritaet. Danach laufen Schritt 3 und Schritt 4 parallel.\n3. Label setzen: Das JSON-Feld kategorie wird auf das gleichnamige Label im E-Mail-Tool gemappt, also Dringend, Follow-up, Info oder Spam. Die vier Labels müssen im Tool bereits existieren.\n4. Bedingung: nur wenn kategorie gleich Dringend ist, wird eine Benachrichtigung in Slack, Teams oder per E-Mail ausgelöst, mit Absender, Betreff und Begründung.\n5. Ausgabe, optional: ein täglicher Inbox-Report. Nutzen Sie exakt den Zusammenfassungs-Prompt unten über alle an diesem Tag kategorisierten E-Mails. Zustellung per E-Mail oder Slack.\n\nPROMPTS, EXAKT UND UNVERÄNDERT ÜBERNEHMEN\nKlassifikations-Prompt:\n\"\"\"\nSie sind ein E-Mail-Triage-Assistent und sprechen die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Analysieren Sie die folgende E-Mail und ordnen Sie sie genau einer der folgenden Kategorien zu. Fehlen für die Einordnung relevante Informationen, kennzeichnen Sie Ihre Einschätzung als Annahme statt sie als gesichert darzustellen.\n\nE-Mail-Details:\nAbsender: [ABSENDER]\nBetreff: [BETREFF]\nInhalt: [E-MAIL_INHALT]\nEmpfangen am: [EMPFANGSDATUM]\n\nKategorien:\n1. Dringend: zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine\n2. Follow-up: E-Mails, die eine Antwort oder Aktion erfordern, aber nicht zeitkritisch sind\n3. Info: Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-Mails ohne Handlungsbedarf\n4. Spam: Werbung, unerwünschte Mails, Newsletter von unbekannten Absendern\n\nKontext Ihrer Arbeit:\n[ARBEITSKONTEXT]\n\nAusgabeformat, nur JSON:\n{\n \"kategorie\": \"Dringend|Follow-up|Info|Spam\",\n \"begruendung\": \"Kurze Begründung in 1 Satz\",\n \"prioritaet\": \"hoch|mittel|niedrig\"\n}\n\"\"\"\n\nZusammenfassungs-Prompt:\n\"\"\"\nErstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse, durchgehend in der Sie-Form.\n\nKategorisierte E-Mails:\n[E-MAIL_LISTE]\n\nStatistik:\nGesamt: [ANZAHL_GESAMT]\nDringend: [ANZAHL_DRINGEND]\nFollow-up: [ANZAHL_FOLLOWUP]\nInfo: [ANZAHL_INFO]\nSpam: [ANZAHL_SPAM]\n\nAusgabeformat:\nErstellen Sie eine strukturierte Zusammenfassung mit:\n1. Überschrift \"E-Mail-Triage [DATUM/UHRZEIT]\"\n2. Statistik-Übersicht\n3. Die drei dringendsten E-Mails mit Absender und Betreff\n4. Handlungsempfehlung, welche E-Mails zuerst zu bearbeiten sind\n\nHalten Sie die Zusammenfassung auf maximal 200 Wörter.\n\"\"\"\n\nDATENFLUSS\nSchritt 1 zu Schritt 2: [ABSENDER], [BETREFF], [E-MAIL_INHALT], [EMPFANGSDATUM].\nSchritt 2 zu Schritt 3 und 4: die JSON-Felder kategorie, begruendung und prioritaet.\nTageslauf zu Schritt 5: [E-MAIL_LISTE], [ANZAHL_GESAMT], [ANZAHL_DRINGEND], [ANZAHL_FOLLOWUP], [ANZAHL_INFO], [ANZAHL_SPAM].\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nKI liefert kein valides JSON: einmal wiederholen, danach die Default-Kategorie Follow-up setzen und den Fehler loggen.\nLabel existiert nicht: Fehler loggen, den Workflow nicht abbrechen. Legen Sie die Labels vorab an.\nBenachrichtigung schlägt fehl: Webhook-URL oder Kanal-ID prüfen, Fehler loggen.\nKeine Schreibrechte im E-Mail-Tool: als offenen Konfigurationspunkt melden.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Mappen Sie sie dynamisch auf Daten aus vorherigen Schritten, wie im Datenfluss beschrieben. Ausnahme: [ARBEITSKONTEXT] ist nicht dynamisch. Legen Sie ihn vor der Aktivierung manuell fest, mit Rolle, Themen und wichtigen Absendern. Listen Sie solche manuellen Platzhalter am Ende gesondert auf.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, inklusive der Parallelität von Schritt 3 und 4 und der Dringend-Bedingung?\n2. Sind beide Prompts vollständig und unverändert eingefügt und alle Platzhalter gemappt?\n3. Wird der JSON-Output aus Schritt 2 korrekt geparst, mit kategorie, begruendung und prioritaet?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: Postfach-Verbindung, LLM-API-Key, Kanal-ID, die vier Labels und [ARBEITSKONTEXT]?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w06_posteingang-route__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Posteingang-Route", "beschreibung": "Ordnet eingehende E-Mails automatisch in Dringend, Follow-up, Info oder Spam ein, setzt das passende Label im E-Mail-Tool, benachrichtigt bei Dringend sofort und fasst optional den Tag in einem kurzen Report zusammen.", "trigger": { "typ": "Zeitgesteuert, stündlicher Cron-Trigger", "bedingung": "Startet automatisch jede volle Stunde nach dem Cron-Ausdruck 0 * * * *, rund um die Uhr ohne manuelles Zutun. Bei jedem Lauf durchsucht ein nachgelagerter Schritt das verbundene Postfach mit dem Suchfilter is:unread nach ungelesenen E-Mails. Der Zeitplan lässt sich anpassen, etwa auf alle 30 Minuten, auf Werktage 9 bis 17 Uhr oder auf einen festen Tagestermin. Ein rein ereignisbasierter Trigger, der bei jeder neu eingehenden E-Mail sofort auslöst, ist in dieser Umsetzung nicht enthalten und würde einen eigenen Trigger-Knoten für das E-Mail-Tool erfordern." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger und Abruf", "rolle": "mensch", "aktion": "Der Zeitplan löst den Lauf aus. Ein Abruf-Schritt durchsucht danach das Postfach mit dem Filter is:unread und liefert alle ungelesenen E-Mails als Liste zurück, mit Feldern wie Absender, Betreff, Inhalt (Snippet), Empfangsdatum und ID. Eine Schleife nimmt anschließend jede gefundene E-Mail einzeln und der Reihe nach auf, bis zu 200 E-Mails pro Lauf, ohne Parallelverarbeitung, und schickt jede E-Mail einzeln durch die folgenden Schritte.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "Liste ungelesener E-Mails, einzeln durchlaufen als aktuelle E-Mail der Schleife (Absender, Betreff, Inhalt, Empfangsdatum, ID)" ] }, { "nr": 2, "titel": "Klassifikation", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Schritt analysiert Absender, Betreff, Inhalt und den hinterlegten Arbeitskontext der aktuellen E-Mail. Er liefert ein strukturiertes Ausgabeschema mit drei Pflichtfeldern zurück: category (die zugewiesene Kategorie), reason (die Begründung) und success (ob die Kategorisierung geglückt ist). Der Arbeitsprompt formuliert das Ausgabeformat zusätzlich mit den Feldern kategorie, begruendung und prioritaet, siehe Arbeitsprompt Klassifikation. Beim Nachbau in einem anderen Tool müssen beide Schreibweisen aufeinander abgestimmt werden, je nachdem, ob das Zielsystem freie Prompt-Ausgabe oder ein festes Ausgabeschema am Knoten selbst verlangt.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "Absender, Betreff, Inhalt und Empfangsdatum der aktuellen E-Mail", "Arbeitskontext" ], "ausgang": [ "Strukturiertes Ergebnis mit category, reason und success" ] }, { "nr": 3, "titel": "Label setzen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Aktion auf dem E-Mail-Tool setzt das Label. Sie verwendet die ID der aktuellen E-Mail (messageId) und übergibt das Feld addLabelIds mit der Anweisung, das zur Kategorie passende Label zu ergänzen oder bei Bedarf neu anzulegen. Die vier Labels Dringend, Follow-up, Info und Spam müssen im Tool bereits existieren. Die Felder threadId und removeLabelIds stehen an diesem Knoten ebenfalls zur Verfügung, bleiben in der Grundkonfiguration aber ungenutzt, sodass die Ungelesen-Markierung der E-Mail unverändert bleibt.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "category aus der Klassifikation", "messageId der aktuellen E-Mail" ], "ausgang": [ "Gesetztes Label im Postfach" ] }, { "nr": 4, "titel": "Bedingte Benachrichtigung", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Bedingung prüft das Feld category direkt aus dem Klassifikationsergebnis. Nur wenn der Wert Dringend ist, läuft der Zweig in eine Benachrichtigung, die Betreff, Absender, Kategorie und die Begründung (reason) formatiert und an das Benachrichtigungs-Tool sendet, etwa Slack, Teams oder E-Mail. Im anderen Zweig, category ungleich Dringend, läuft die E-Mail ohne Benachrichtigung weiter. Beide Zweige laufen anschließend wieder zusammen, bevor die Schleife die nächste E-Mail aufnimmt oder, bei der letzten E-Mail des Laufs, zum Abschluss übergeht.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "category und reason aus der Klassifikation", "Betreff und Absender der aktuellen E-Mail" ], "ausgang": [ "Benachrichtigung, nur wenn category gleich Dringend ist" ] }, { "nr": 5, "titel": "Inbox-Report", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Sobald die Schleife alle E-Mails des Laufs durchlaufen hat, übernimmt ein Code-Schritt die Zusammenfassung. In der vorliegenden Umsetzung liest er nur die ursprüngliche E-Mail-Liste aus Schritt 1 und gibt Gesamtanzahl sowie Zeitstempel zurück. Eine Aufschlüsselung nach Kategorie, die drei dringendsten E-Mails und eine Handlungsempfehlung, wie sie der Arbeitsprompt Zusammenfassung vorsieht, verlangen zusätzlich, dass die Kategorisierungsergebnisse jeder E-Mail während der Schleife in einer eigenen Liste oder Datenbank gesammelt werden, da Daten aus einzelnen Schleifendurchläufen nach deren Ende nicht mehr automatisch verfügbar sind.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-2", "eingang": [ "Ursprüngliche E-Mail-Liste aus Schritt 1" ], "ausgang": [ "Zusammenfassungstext mit Gesamtanzahl und Zeitstempel, Kategorie-Statistik und Handlungsempfehlung nur bei entsprechender Erweiterung" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "E-Mail-Kategorisierung", "text": "Sie sind ein E-Mail-Triage-Assistent und sprechen die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Analysieren Sie die folgende E-Mail und ordnen Sie sie genau einer der folgenden Kategorien zu. Fehlen für die Einordnung relevante Informationen, kennzeichnen Sie Ihre Einschätzung als Annahme statt sie als gesichert darzustellen. Kategorien: Dringend (zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine), Follow-up (Antwort oder Aktion erforderlich, aber nicht zeitkritisch), Info (Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-Mails ohne Handlungsbedarf), Spam (Werbung, unerwünschte Mails, Newsletter von unbekannten Absendern). Geben Sie ausschließlich JSON mit den Feldern kategorie, begruendung und prioritaet zurück." }, "arbeitsschritt-2": { "titel": "Inbox-Zusammenfassung", "text": "Erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse, durchgehend in der Sie-Form. Bauen Sie die Zusammenfassung aus einer Überschrift mit Datum und Uhrzeit, einer Statistik-Übersicht nach Kategorie, den drei dringendsten E-Mails mit Absender und Betreff sowie einer Handlungsempfehlung auf, welche E-Mails zuerst zu bearbeiten sind. Maximal 200 Wörter." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "Aktuelle E-Mail der Schleife mit Absender, Betreff, Inhalt und Empfangsdatum, dazu die Schleifenvariablen currentIndex und total" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "Strukturiertes Ergebnis der Kategorisierung: category, reason, success" }, { "von": 2, "nach": 4, "nutzlast": "Feld category, von der Bedingung direkt aus dem Klassifikationsergebnis gelesen, unabhängig vom Label-Schritt dazwischen" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "Bestätigung, dass das Label gesetzt wurde, bevor die Dringlichkeit geprüft wird" }, { "von": 4, "nach": 4, "nutzlast": "Bei category gleich Dringend: category, reason, Betreff und Absender an die Benachrichtigung. Bei allen anderen Werten läuft die E-Mail ohne Benachrichtigung weiter. Beide Zweige laufen vor dem Ende der Schleifeniteration wieder zusammen." }, { "von": 4, "nach": 2, "nutzlast": "Nächste E-Mail der Schleife (currentIndex plus eins von total), bis alle abgerufenen E-Mails durchlaufen sind, maximal 200 pro Lauf, der Reihe nach ohne Parallelverarbeitung" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "Nach Abschluss aller Schleifendurchläufe die ursprüngliche E-Mail-Liste aus Schritt 1. Einzelne Kategorisierungsergebnisse fließen in der vorliegenden Umsetzung nicht automatisch in diesen Schritt, dafür müssten sie während der Schleife separat gesammelt werden." } ], "voraussetzungen": [ "E-Mail-Tool mit Labelfunktion und Schreibrechten, zum Beispiel Gmail oder Outlook", "Die vier Labels Dringend, Follow-up, Info und Spam vorab im E-Mail-Tool angelegt", "Zugang zu einem Sprachmodell für die Klassifikation, etwa OpenAI, Claude oder Gemini", "Benachrichtigungs-Tool für den Alert bei Dringend, etwa Slack, Teams, Discord oder E-Mail", "Hinterlegter Arbeitskontext mit Rolle, Themen und wichtigen Absendern für die Klassifikation" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Trigger oder E-Mail-Abruf schlägt fehl", "massnahme": "Beide Knoten sind auf Stop gestellt, der gesamte Lauf bricht ab und es wird keine E-Mail verarbeitet. Verbindung zum Postfach und den Suchfilter is:unread prüfen." }, { "fall": "Einzelne E-Mail lässt sich innerhalb der Schleife nicht verarbeiten, etwa bei der Klassifikation, dem Label setzen, der Dringlichkeitsprüfung oder der Benachrichtigung", "massnahme": "Die Schleife selbst ist auf Fortsetzen gestellt, ein Fehler bei einer E-Mail bricht nicht den gesamten Lauf ab, die übrigen E-Mails werden weiter durchlaufen. Die einzelnen Knoten sind auf Stop gestellt, der Fehler wird also nur für genau diese eine E-Mail protokolliert." }, { "fall": "KI liefert kein valides strukturiertes Ergebnis", "massnahme": "Einmal wiederholen, danach die Default-Kategorie Follow-up setzen und den Fehler loggen." }, { "fall": "Label existiert nicht im E-Mail-Tool", "massnahme": "Fehler loggen, den Workflow nicht abbrechen. Die vier Labels vorab anlegen." }, { "fall": "E-Mails werden bei einem späteren Lauf erneut verarbeitet", "massnahme": "Der Suchfilter is:unread erfasst dieselbe E-Mail beim nächsten Lauf wieder, wenn die Label-Aktion die Ungelesen-Markierung nicht entfernt, das Feld removeLabelIds bleibt in der Grundkonfiguration ungenutzt. Removelabelids um die Ungelesen-Markierung ergänzen oder ein eigenes Verarbeitet-Label setzen, um Doppelverarbeitung zu vermeiden." }, { "fall": "Benachrichtigung schlägt fehl", "massnahme": "Webhook-URL oder Kanal-ID des Benachrichtigungs-Tools prüfen, Fehler loggen." }, { "fall": "Keine Schreibrechte im E-Mail-Tool", "massnahme": "Als offenen Konfigurationspunkt vor dem Go-Live melden, Berechtigungen der Integration prüfen." }, { "fall": "Arbeitskontext zu generisch formuliert", "massnahme": "Absender und typische Themen im Prompt ergänzen, sonst häufen sich Fehleinordnungen." }, { "fall": "Inbox-Report bleibt auf Gesamtanzahl und Zeitstempel beschränkt", "massnahme": "Für eine Aufschlüsselung nach Kategorie und eine Handlungsempfehlung müssen die Kategorisierungsergebnisse jeder E-Mail während der Schleife zusätzlich in einer Liste oder Datenbank gesammelt werden, da Schleifendaten nach deren Ende nicht mehr automatisch verfügbar sind." } ], "platzhalter": [ { "name": "ARBEITSKONTEXT", "quelle": "Rolle, Themen und wichtige Absender, manuell vor der Aktivierung hinterlegt" }, { "name": "ABSENDER, BETREFF, E_MAIL_INHALT, EMPFANGSDATUM", "quelle": "Felder der jeweils aktuellen E-Mail aus der Schleife" }, { "name": "category, reason, success", "quelle": "Pflichtfelder des strukturierten Ausgabeschemas der Klassifikation" }, { "name": "filter", "quelle": "Suchfilter des E-Mail-Abrufs, in der Grundkonfiguration is:unread" }, { "name": "messageId, threadId, addLabelIds, removeLabelIds", "quelle": "Felder der Label-Aktion, messageId und addLabelIds sind belegt, threadId und removeLabelIds bleiben in der Grundkonfiguration ungenutzt" }, { "name": "currentItem, currentIndex, total", "quelle": "Schleifenvariablen für die aktuelle E-Mail, ihren Index und die Gesamtzahl der E-Mails im Lauf" }, { "name": "E_MAIL_LISTE, ANZAHL_GESAMT, ANZAHL_DRINGEND, ANZAHL_FOLLOWUP, ANZAHL_INFO, ANZAHL_SPAM", "quelle": "Platzhalter des Zusammenfassungs-Prompts, im aktuellen Code-Schritt nur als Gesamtanzahl und Zeitstempel umgesetzt, die Kategorie-Aufschlüsselung erfordert eine zusätzliche Zählung während der Schleife" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "inbox", "recommended": [ { "slug": "status-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Status-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der wöchentlich Ihre Projektdaten zieht und daraus einen fertigen Status-Report mit Fortschritt, Risiken und Verzögerungen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "activity" }, { "slug": "aufgaben-raster", "category": "skill", "name": "Das Aufgaben-Raster", "teaser": "Liest Meeting-Protokolle, E-Mails oder andere Texte und extrahiert daraus alle offenen Aufgaben, explizite wie implizite, mit Verantwortlichen und Terminen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "list-checks" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "Die Team-Digest-Schleife", "teaser": "Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "risikomatrix-pruefer", "category": "assistent", "name": "Der Risikomatrix-Prüfer", "teaser": "Identifiziert, bewertet und priorisiert Projektrisiken in einer strukturierten Risikomatrix mit Präventiv- und Gegenmaßnahmen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "grid-3x3" }, { "slug": "ist-soll-analyst", "category": "assistent", "name": "Der Ist-Soll-Analyst", "teaser": "Vergleicht systematisch Ist-Zustand und Soll-Zustand, quantifiziert die Lücke, benennt mögliche Ursachen und leitet erste priorisierte Maßnahmen ab.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "git-compare" }, { "slug": "google-drive", "category": "tool", "name": "Google Drive", "teaser": "Cloud-Dateiablage von Google für Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit Echtzeit-Kollaboration, granularer Freigabe und Automatisierung über die Drive API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-drive.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "Das Aktenstück", "teaser": "Bündelt sämtliche PDF-Arbeiten in einem ausführbaren Skill mit echter Code-Ausführung: Text und Tabellen extrahieren, Dateien zusammenführen, aufteilen, drehen, mit Wasserzeichen versehen, verschlüsseln, Formulare ausfüllen und gescannte Seiten per OCR durchsuchbar machen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Nichts wird ohne Freigabe versendet.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Retro-Regelwerk", "teaser": "Baut aus Retro-Typ, Zeitraum und Teamgröße ein vollständiges Retrospektiven-Paket: Agenda, Leitfragen, Sammel-Template und einen Maßnahmenplan mit Owner und Deadline.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "tagesabschluss-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Tagesabschluss-Protokoll", "teaser": "Begleitet Sie aktiv durch das Ende des Arbeitstags: offene Aufgaben werden einzeln durchgesprochen, der nächste Tag bekommt genau drei priorisierte Prioritäten, und für jede davon liegt bereits eine Vorbereitung bereit.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "moon" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "Die Onboarding-Strecke", "teaser": "Automatisiert das Kunden-Onboarding vom Status-Wechsel im CRM bis zur versandfertigen Willkommens-Mail.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "termin-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Termin-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende Terminanfragen liest, Ihre Kalender-Verfügbarkeit prüft und daraus einen fertigen Antwort-Entwurf mit drei Terminvorschlägen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "calendar-check" }, { "slug": "okr-stratege", "category": "assistent", "name": "Der OKR-Stratege", "teaser": "Übersetzt ein übergeordnetes strategisches Ziel in ein vollständiges OKR-Set mit Objective, messbaren Key Results, Initiativen und Alignment-Check.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "target" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "Der Projekt-Sparringspartner", "teaser": "Begleitet Sie durch alle Phasen eines Projekts mit systematischer Risikoanalyse, priorisierten Handlungsoptionen bei akuten Problemen und strukturierten Lessons Learned nach Abschluss.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "prozess-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Prozess-Dokumentierer", "teaser": "Erfasst undokumentierte Geschäftsprozesse per strukturiertem Interview und übersetzt sie in eine klare, visuelle Prozess-Dokumentation mit Schritten, Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "statusbericht-kurator", "category": "assistent", "name": "Der Statusbericht-Kurator", "teaser": "Verdichtet Status-Meeting-Notizen und Projektplan zu einem strukturierten Projektstatusbericht mit Ampelbewertung und klaren nächsten Schritten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "clipboard-check" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "Der Verhandlungs-Stratege", "teaser": "Bereitet Lieferantenverhandlungen vor: analysiert ein Angebot samt Marktkontext und liefert eine konkrete Roadmap mit Zielen, Hebeln und Argumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "workflow-planer", "category": "assistent", "name": "Der Workflow-Planer", "teaser": "Aus einem Workflow-Ziel und den verfügbaren Ressourcen entsteht ein vollständiger Plan mit Prozessschritten, Ressourcenmatrix, Risikoanalyse und messbaren Meilensteinen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "workflow" } ] }