Terminanfragen per E-Mail kosten meist mehr Zeit als der Termin selbst: Kalender öffnen, freie Slots suchen, Antwort formulieren, Ton treffen. Dieser Workflow übernimmt genau diesen Zwischenschritt. Er erkennt eine markierte Terminanfrage, extrahiert Dauer, Zeitpräferenz, Dringlichkeit und Thema, gleicht das mit echten freien Slots ab und legt einen Antwort-Entwurf mit drei konkreten Vorschlägen ins Postfach.
\nAutomatisiert wird die Recherche und die Formulierung, nicht der Versand. Der Entwurf landet als Draft im E-Mail-Tool und wartet auf Ihre Freigabe. Damit bleibt die Kontrolle über Ton, Verbindlichkeit und tatsächliche Verfügbarkeit bei Ihnen, während die mechanische Vorarbeit wegfällt.
\nDer Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife: bei der Freigabe des Labels, das den Trigger auslöst, und bei der finalen Prüfung des Entwurfs vor dem Versand. Für wiederkehrende, wenig komplexe Terminanfragen (Erstgespräche, Kennenlerntermine, Standard-Meetings) spart das spürbar Zeit, ohne dass eine E-Mail ungeprüft rausgeht.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: termin-bruecke.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "beschreibung": "Eine neue E-Mail mit dem Label „Terminanfrage“ startet den Ablauf.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "E-Mail-Analyse", "beschreibung": "Dauer, Zeitfenster, Zeitzone, Thema und besondere Anforderungen werden als strukturiertes JSON aus der Nachricht gelesen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Kalender prüfen", "beschreibung": "Freie Slots im gewünschten Zeitraum, üblicherweise zwei bis drei Wochen, werden unter Berücksichtigung von Pufferzeiten und Arbeitszeiten ermittelt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Entwurf erzeugen", "beschreibung": "Eine höfliche Antwort mit drei konkreten Terminvorschlägen entsteht, mit passendem Ton und klarer Handlungsaufforderung.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Entwurf speichern", "beschreibung": "Der Entwurf wird im E-Mail-Tool abgelegt, bereit zur Prüfung.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Benachrichtigen", "beschreibung": "Eine kurze Nachricht in Slack oder Teams informiert darüber, dass ein Entwurf zur Prüfung bereitliegt.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Kontrolle bleibt bei Ihnen", "text": "Jeder Entwurf geht erst nach Ihrer Prüfung raus. Kein Termin wird automatisch bestätigt oder versendet." }, { "titel": "Einheitliches Format", "text": "Jede Antwort folgt derselben professionellen Struktur mit klarer Handlungsaufforderung, unabhängig davon, wer die Anfrage sonst bearbeitet hätte." }, { "titel": "Weniger manuelle Kalendersuche", "text": "Die Termin-Brücke gleicht die Anfrage direkt mit den freien Slots ab, statt dass Sie den Kalender von Hand durchsuchen." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "E-Mail-Tool", "text": "Gmail, Outlook oder ein vergleichbares Tool, zum Empfangen der Anfrage und Ablegen des Entwurfs.", "icon": "mail" }, { "label": "Kalender-Tool", "text": "Google Calendar, Outlook oder Calendly mit Lesezugriff auf freie Slots.", "icon": "calendar_month" }, { "label": "Regelwerk", "text": "Feste Arbeitszeiten, Pufferzeiten, übliche Meetinglängen und bevorzugte Zeitfenster, damit die Vorschläge realistisch bleiben.", "icon": "rule" }, { "label": "LLM-Zugang", "text": "Ein API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Testanfrage senden", "text": "Schicken Sie eine Testanfrage, zum Beispiel „30 Minuten nächste Woche, vormittags, Projekt X“.", "icon": "outgoing_mail" }, { "label": "Analyse prüfen", "text": "Prüfen Sie, ob das JSON die richtige Dauer, die richtigen Präferenzen und das richtige Thema enthält.", "icon": "data_object" }, { "label": "Kalender und Entwurf", "text": "Prüfen Sie, ob echte freie Slots gefunden werden und der Entwurf drei konkrete Vorschläge enthält.", "icon": "event_available" }, { "label": "Grenzfälle", "text": "Testen Sie Anfragen ohne freie Slots, mit mehreren Zeitzonen und mit sehr dringendem Anliegen.", "icon": "rule" } ], "goLive": [ { "label": "Freigeben", "text": "Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn Analyse, Kalenderabgleich und Entwurf sauber laufen.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Entwurf-Modus", "text": "Lassen Sie den Workflow eine Woche im reinen Entwurf-Modus mitlaufen und schärfen Sie die Slot-Regeln anhand der Ergebnisse nach.", "icon": "visibility" }, { "label": "Label-Filter", "text": "Setzen Sie das Label „Terminanfrage“ sauber, ohne dass es bei anderen E-Mails auslöst.", "icon": "filter_alt" }, { "label": "Stil anpassen", "text": "Gleichen Sie Vorlage und Tonalität der Entwürfe an Ihren gewohnten Stil an.", "icon": "edit" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Keine freien Slots", "text": "Erweitern Sie das Suchfenster auf zwei bis drei Wochen und lockern Sie die Zeitvorgaben.", "icon": "event_busy" }, { "label": "Zeitzonen-Mismatch", "text": "Erkennen Sie die Zeitzone des Absenders und nennen Sie sie ausdrücklich im Entwurf.", "icon": "schedule" }, { "label": "Trigger feuert bei jeder E-Mail", "text": "Stellen Sie den Filter exakt auf das Label „Terminanfrage“.", "icon": "label" }, { "label": "Entwurf zu generisch", "text": "Ergänzen Sie Beispiele für Ton und Formulierungen im Prompt.", "icon": "edit_note" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "E-Mail-Analyse", "beschreibung": "Wird in Schritt 2 eingesetzt, um Dauer, Zeitpräferenzen, Dringlichkeit, Thema und besondere Anforderungen aus der Terminanfrage zu extrahieren.", "prompt": "Analysieren Sie die folgende E-Mail-Terminanfrage und extrahieren Sie alle relevanten Informationen:\n\nE-Mail-Betreff: [EMAIL_SUBJECT]\nE-Mail-Text: [EMAIL_BODY]\nAbsender: [SENDER_NAME]\n\nIdentifizieren und strukturieren Sie folgende Informationen:\n1. Gewünschte Termindauer, in Minuten\n2. Zeitpräferenzen, etwa bestimmte Wochentage, Tageszeiten oder Zeiträume\n3. Dringlichkeit (dringend, normal, flexibel)\n4. Thema oder Zweck des Termins\n5. Besondere Anforderungen, zum Beispiel vor Ort, online oder mit weiteren Teilnehmern\n\nGeben Sie die Informationen ausschließlich im folgenden JSON-Format zurück:\n{\n \"duration_minutes\": [Zahl],\n \"time_preferences\": \"[Beschreibung]\",\n \"urgency\": \"[dringend/normal/flexibel]\",\n \"topic\": \"[Thema]\",\n \"special_requirements\": \"[Anforderungen]\"\n}" }, { "titel": "Entwurf-Generierung", "beschreibung": "Wird in Schritt 4 eingesetzt, um aus der Analyse und den ausgewählten Kalender-Slots den fertigen Antwort-Entwurf zu formulieren.", "prompt": "Erstellen Sie einen professionellen E-Mail-Antwort-Entwurf für folgende Terminanfrage:\n\nUrsprüngliche E-Mail:\nAbsender: [SENDER_NAME]\nBetreff: [EMAIL_SUBJECT]\nNachricht: [EMAIL_BODY]\n\nAnalysierte Informationen:\nTermindauer: [DURATION] Minuten\nThema: [TOPIC]\nBesondere Anforderungen: [SPECIAL_REQUIREMENTS]\n\nVerfügbare Termine aus dem Kalender:\n[AVAILABLE_SLOTS]\n\nVerfassen Sie eine freundliche, professionelle Antwort, die\n1. auf die Terminanfrage eingeht,\n2. drei konkrete Terminvorschläge mit Datum, Uhrzeit und Dauer enthält,\n3. Ton und Stil der ursprünglichen E-Mail aufgreift,\n4. eine klare Handlungsaufforderung enthält, zum Beispiel „Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen am besten passt.“,\n5. mit folgender Signatur schließt: [YOUR_SIGNATURE]\n\nVerwenden Sie eine klare Struktur in Absätzen und listen Sie die Terminvorschläge übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Dauer auf." } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der eingehende Terminanfragen per E-Mail automatisch analysiert, die Kalender-Verfügbarkeit prüft und einen fertigen Antwort-Entwurf mit drei konkreten Terminvorschlägen erstellt. Der Versand erfolgt erst nach Ihrer manuellen Prüfung, niemals automatisch.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: neue E-Mail mit dem Label „Terminanfrage“.\nFilter: exakte Übereinstimmung des Labels, damit der Workflow nicht bei jeder E-Mail auslöst.\n\nSCHRITTE\n1. KI-Schritt: E-Mail-Analyse. Nutzen Sie exakt den Analyse-Prompt weiter unten. Die Ausgabe ist ein JSON mit duration_minutes, time_preferences, urgency, topic und special_requirements.\n2. Kalender prüfen: Laden Sie freie Slots der nächsten zwei bis drei Wochen, unter Berücksichtigung von Arbeitszeiten, Pufferzeiten und bevorzugten Zeiten aus dem hinterlegten Regelwerk. Wählen Sie drei passende Slots aus.\n3. KI-Schritt: Entwurf erzeugen. Nutzen Sie exakt den Entwurf-Prompt weiter unten, mit den Slots aus Schritt 2 als Eingabe.\n4. Entwurf speichern: Legen Sie den Text als Entwurf im E-Mail-Tool ab, als Antwort im selben Thread. Kein automatischer Versand.\n5. Ausgabe: Senden Sie einen Hinweis in Slack oder Teams, dass ein Entwurf zur Prüfung bereitliegt.\n\nPROMPTS (exakt und unverändert übernehmen)\nPrompt 1, E-Mail-Analyse:\n\"\"\"\nAnalysieren Sie die folgende E-Mail-Terminanfrage und extrahieren Sie alle relevanten Informationen:\n\nE-Mail-Betreff: [EMAIL_SUBJECT]\nE-Mail-Text: [EMAIL_BODY]\nAbsender: [SENDER_NAME]\n\nIdentifizieren und strukturieren Sie folgende Informationen:\n1. Gewünschte Termindauer, in Minuten\n2. Zeitpräferenzen, etwa bestimmte Wochentage, Tageszeiten oder Zeiträume\n3. Dringlichkeit (dringend, normal, flexibel)\n4. Thema oder Zweck des Termins\n5. Besondere Anforderungen, zum Beispiel vor Ort, online oder mit weiteren Teilnehmern\n\nGeben Sie die Informationen ausschließlich im folgenden JSON-Format zurück:\n{\n \"duration_minutes\": [Zahl],\n \"time_preferences\": \"[Beschreibung]\",\n \"urgency\": \"[dringend/normal/flexibel]\",\n \"topic\": \"[Thema]\",\n \"special_requirements\": \"[Anforderungen]\"\n}\n\"\"\"\n\nPrompt 2, Entwurf-Generierung:\n\"\"\"\nErstellen Sie einen professionellen E-Mail-Antwort-Entwurf für folgende Terminanfrage:\n\nUrsprüngliche E-Mail:\nAbsender: [SENDER_NAME]\nBetreff: [EMAIL_SUBJECT]\nNachricht: [EMAIL_BODY]\n\nAnalysierte Informationen:\nTermindauer: [DURATION] Minuten\nThema: [TOPIC]\nBesondere Anforderungen: [SPECIAL_REQUIREMENTS]\n\nVerfügbare Termine aus dem Kalender:\n[AVAILABLE_SLOTS]\n\nVerfassen Sie eine freundliche, professionelle Antwort, die\n1. auf die Terminanfrage eingeht,\n2. drei konkrete Terminvorschläge mit Datum, Uhrzeit und Dauer enthält,\n3. Ton und Stil der ursprünglichen E-Mail aufgreift,\n4. eine klare Handlungsaufforderung enthält, zum Beispiel „Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen am besten passt.“,\n5. mit folgender Signatur schließt: [YOUR_SIGNATURE]\n\nVerwenden Sie eine klare Struktur in Absätzen und listen Sie die Terminvorschläge übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Dauer auf.\n\"\"\"\n\nDATENFLUSS\nTrigger zu Schritt 1: E-Mail-Betreff, E-Mail-Text, Absender.\nSchritt 1 zu Schritt 2: duration_minutes, time_preferences, urgency, für die Slot-Suche.\nSchritt 1 zu Schritt 3: duration_minutes, topic, special_requirements.\nSchritt 2 zu Schritt 3: die ausgewählten Slots als verfügbare Termine.\nSchritt 3 zu Schritt 4: der fertige Entwurfstext.\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nKeine freien Slots im gewünschten Zeitraum: Erweitern Sie das Suchfenster auf drei oder mehr Wochen. Bleibt es weiterhin leer, erzeugen Sie den Entwurf mit einem Hinweis auf den Engpass und kennzeichnen Sie dies in der Benachrichtigung.\nZeitzonen-Mismatch: Erkennen Sie die Zeitzone des Absenders und nennen Sie die Terminvorschläge im Entwurf mit expliziter Zeitzonen-Angabe.\nKein valides JSON aus Schritt 1: Wiederholen Sie den Analyseschritt einmal. Bleibt das Ergebnis ungültig, senden Sie eine Benachrichtigung zur manuellen Bearbeitung.\nDringende Anfrage, urgency gleich dringend: Priorisieren Sie die frühestmöglichen Slots und kennzeichnen Sie dies in der Benachrichtigung.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Mappen Sie E-Mail-, Analyse- und Kalenderdaten dynamisch, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch sind [YOUR_SIGNATURE] sowie das Regelwerk mit Arbeitszeiten, Pufferzeiten und Standard-Meetinglängen. Diese legen Sie vor der Aktivierung manuell fest. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, und wird der Entwurf ausschließlich gespeichert, nie automatisch versendet?\n2. Sind beide Prompts vollständig und unverändert eingefügt, und sind alle dynamischen Platzhalter gemappt?\n3. Berücksichtigt die Slot-Suche Arbeitszeiten, Pufferzeiten und die Dauer aus dem Analyse-JSON?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: das Label „Terminanfrage“, der Kalender-Zugang, das Regelwerk, [YOUR_SIGNATURE], der Benachrichtigungskanal und der LLM-Zugang?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w05_termin-bruecke__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Termin-Brücke", "beschreibung": "Liest eingehende Terminanfragen per E-Mail, prüft die Kalender-Verfügbarkeit und legt einen fertigen Antwort-Entwurf mit drei konkreten Terminvorschlägen ins Postfach. Der Versand erfolgt erst nach manueller Prüfung.", "trigger": { "typ": "Integrations-Trigger: neue eingehende E-Mail (Gmail)", "bedingung": "Der Trigger selbst filtert nicht und löst im Grundzustand bei jeder eingehenden E-Mail aus. Die Einschränkung auf das Label oder eine Stichwortsuche wie Terminanfrage muss beim Einrichten explizit als Suchfilter konfiguriert werden, sonst startet der Workflow bei jeder Nachricht im Postfach." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "rolle": "mensch", "aktion": "Eine neue E-Mail geht im angebundenen Postfach ein (Gmail-Integrationstrigger). Im Grundzustand löst dieser Trigger bei jeder eingehenden Nachricht aus. Die Einschränkung auf eine Suchbedingung, zum Beispiel das Label Terminanfrage, muss beim Einrichten explizit als Filter konfiguriert werden, sonst startet der Workflow bei jeder E-Mail.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "E-Mail-Betreff, E-Mail-Text, Absender-Adresse" ] }, { "nr": 2, "titel": "E-Mail-Analyse", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Agent liest die Nachricht und gibt ein strukturiertes Ergebnis mit sechs Feldern zurück: duration_minutes (Zahl, Pflicht), time_preferences (Text, Pflicht), urgency (Auswahl dringend, normal oder flexibel, Pflicht), special_requirements (Text, optional), email_subject (Text, Pflicht) und sender_email (Text, Pflicht). Ein eigenes Themen-Feld gibt es in der tatsächlichen Umsetzung nicht: Betreff und Absender-Adresse werden von diesem Schritt neu strukturiert ausgegeben, und alle folgenden Schritte greifen ausschließlich auf dieses Ergebnis zu, nicht auf die Rohdaten des Triggers.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "E-Mail-Betreff, E-Mail-Text, Absender-Adresse" ], "ausgang": [ "duration_minutes, time_preferences, urgency, special_requirements, email_subject, sender_email" ] }, { "nr": 3, "titel": "Kalender prüfen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Kalender-Aktion ermittelt freie Slots. Start- und Endzeitpunkt werden im ISO-8601-Format berechnet, der Suchzeitraum umfasst standardmäßig sieben bis vierzehn Tage ab dem nächsten Werktag, abhängig von der erkannten Dringlichkeit und den Zeitpräferenzen. Die Termindauer wird aus duration_minutes in ein ISO-8601-Dauerformat umgerechnet, zum Beispiel PT30M, PT1H oder PT1H30M. Zeitzone und Arbeitszeit-Domäne sind im Originalexport fest hinterlegt, Europe/Berlin beziehungsweise die Domäne work für neun bis siebzehn Uhr, und müssen vor dem Go-Live an den eigenen Standort angepasst werden. Die Abfrage liefert bis zu zehn Kandidaten-Slots, nicht bereits die finalen drei.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "duration_minutes, time_preferences, urgency, sender_email", "Kalender-Regelwerk (Zeitzone, Arbeitszeit-Domäne, Pufferzeiten)" ], "ausgang": [ "Bis zu zehn Kandidaten-Slots" ] }, { "nr": 4, "titel": "Entwurf erzeugen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein zweiter KI-Agent wählt aus den Kandidaten-Slots die drei passendsten aus und formuliert daraus eine höfliche Antwort. Die Auswahl der drei finalen Termine geschieht also an dieser Stelle, nicht bereits beim Kalenderabgleich in Schritt 3. Die Ausgabe ist strukturiert: email_subject als Antwort-Betreff in der Form RE: ..., email_body als vollständiger Antworttext, sowie meeting_slot_1, meeting_slot_2 und meeting_slot_3 als drei eigene Felder für die Terminvorschläge.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-2", "eingang": [ "email_subject, special_requirements (Kontext aus Schritt 2)", "Bis zu zehn Kandidaten-Slots (aus Schritt 3)" ], "ausgang": [ "email_subject, email_body, meeting_slot_1, meeting_slot_2, meeting_slot_3" ] }, { "nr": 5, "titel": "Entwurf speichern", "rolle": "automatisch", "aktion": "Der Entwurf wird im E-Mail-Tool als Antwort im ursprünglichen Thread abgelegt. Die Aktion nutzt drei Felder: to, gesetzt auf sender_email aus Schritt 2, threadId, vom E-Mail-Tool automatisch aus dem Kontext des Original-Threads übernommen ohne gesonderte KI-Anweisung im Export, und replyContent, der email_body aus Schritt 4, in HTML konvertiert mit den Tags b für Fettdruck und br für Zeilenumbrüche. Es erfolgt kein automatischer Versand.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "email_body (aus Schritt 4)", "sender_email (aus Schritt 2)" ], "ausgang": [ "Gespeicherter E-Mail-Entwurf (HTML, als Thread-Antwort)" ] }, { "nr": 6, "titel": "Benachrichtigen", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Eine Slack-Nachricht informiert das Team. Auffällig im Originalexport: der Text greift nicht auf das Ergebnis von Schritt 5 zurück, sondern direkt auf sender_email, email_subject und urgency aus Schritt 2 sowie meeting_slot_1 bis meeting_slot_3 aus Schritt 4. Schritt 5 ist für diese Nachricht nur der zeitliche Vorläufer, keine Datenquelle. Das Feld channelId ist im Export leer und muss vor der Aktivierung manuell auf den Zielkanal gesetzt werden.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "sender_email, email_subject, urgency (aus Schritt 2)", "meeting_slot_1, meeting_slot_2, meeting_slot_3 (aus Schritt 4)" ], "ausgang": [ "Benachrichtigung im Team-Chat" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "E-Mail-Analyse", "text": "Analysieren Sie die folgende E-Mail-Terminanfrage und extrahieren Sie alle relevanten Informationen:\n\nE-Mail-Betreff: [EMAIL_SUBJECT]\nE-Mail-Text: [EMAIL_BODY]\nAbsender: [SENDER_NAME]\n\nIdentifizieren und strukturieren Sie folgende Informationen:\n1. Gewünschte Termindauer, in Minuten\n2. Zeitpräferenzen, etwa bestimmte Wochentage, Tageszeiten oder Zeiträume\n3. Dringlichkeit (dringend, normal, flexibel)\n4. Thema oder Zweck des Termins\n5. Besondere Anforderungen, zum Beispiel vor Ort, online oder mit weiteren Teilnehmern\n\nGeben Sie die Informationen ausschließlich im folgenden JSON-Format zurück:\n{\n \"duration_minutes\": [Zahl],\n \"time_preferences\": \"[Beschreibung]\",\n \"urgency\": \"[dringend/normal/flexibel]\",\n \"topic\": \"[Thema]\",\n \"special_requirements\": \"[Anforderungen]\"\n}" }, "arbeitsschritt-2": { "titel": "Entwurf-Generierung", "text": "Erstellen Sie einen professionellen E-Mail-Antwort-Entwurf für folgende Terminanfrage:\n\nUrsprüngliche E-Mail:\nAbsender: [SENDER_NAME]\nBetreff: [EMAIL_SUBJECT]\nNachricht: [EMAIL_BODY]\n\nAnalysierte Informationen:\nTermindauer: [DURATION] Minuten\nThema: [TOPIC]\nBesondere Anforderungen: [SPECIAL_REQUIREMENTS]\n\nVerfügbare Termine aus dem Kalender:\n[AVAILABLE_SLOTS]\n\nVerfassen Sie eine freundliche, professionelle Antwort, die\n1. auf die Terminanfrage eingeht,\n2. drei konkrete Terminvorschläge mit Datum, Uhrzeit und Dauer enthält,\n3. Ton und Stil der ursprünglichen E-Mail aufgreift,\n4. eine klare Handlungsaufforderung enthält, zum Beispiel „Bitte teilen Sie mir mit, welcher Termin Ihnen am besten passt.“,\n5. mit folgender Signatur schließt: [YOUR_SIGNATURE]\n\nVerwenden Sie eine klare Struktur in Absätzen und listen Sie die Terminvorschläge übersichtlich mit Datum, Uhrzeit und Dauer auf." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "E-Mail-Betreff, E-Mail-Text, Absender-Adresse" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "duration_minutes, time_preferences, urgency, sender_email (als participantEmail für die Slotsuche)" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "bis zu zehn Kandidaten-Slots" }, { "von": 2, "nach": 4, "nutzlast": "email_subject, special_requirements (Kontext für Betreff und Ton des Entwurfs)" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "email_body, wird in HTML konvertiert" }, { "von": 2, "nach": 5, "nutzlast": "sender_email (als Empfängerfeld to)" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "keine Dateneingabe, nur Ausführungsreihenfolge: Schritt 6 läuft nach dem Speichern des Entwurfs, bezieht seine Inhalte aber direkt aus den Schritten 2 und 4" }, { "von": 2, "nach": 6, "nutzlast": "sender_email, email_subject, urgency (für den Benachrichtigungstext)" }, { "von": 4, "nach": 6, "nutzlast": "meeting_slot_1, meeting_slot_2, meeting_slot_3 (für den Benachrichtigungstext)" } ], "voraussetzungen": [ "E-Mail-Tool mit Integrations-Trigger auf neue Nachrichten und Schreibrechten für Entwürfe (im Originalexport Gmail, Outlook oder vergleichbar möglich)", "Ein beim Einrichten selbst gesetzter Suchfilter auf das Label oder Stichwort Terminanfrage, da der Trigger im Grundzustand ungefiltert auf jede E-Mail reagiert", "Kalender-Tool mit Lesezugriff auf freie Slots (im Originalexport auf eine feste Zeitzone Europe/Berlin und die Arbeitszeit-Domäne work konfiguriert, vor Nutzung anzupassen)", "Regelwerk mit Arbeitszeiten, Pufferzeiten, üblichen Meetinglängen und bevorzugten Zeitfenstern", "LLM-Zugang per API-Key (OpenAI, Claude oder Gemini) für beide KI-Schritte", "Slack- oder Teams-Verbindung mit manuell gesetztem Ziel-Channel, da das Feld channelId im Export leer ist" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Alle sechs Knoten sind im Originalexport auf die Fehlerstrategie stop gesetzt", "massnahme": "Es gibt keinen eingebauten Retry-Zweig. Schlägt ein Schritt fehl, etwa weil die Kalender-Verbindung nicht erreichbar ist, bricht der gesamte Lauf ab. Eigene Retry- oder Alarmierungs-Zweige müssen im jeweiligen Automations-Tool separat ergänzt werden." }, { "fall": "Keine freien Slots im Suchfenster", "massnahme": "Das Standardfenster umfasst sieben bis vierzehn Tage ab dem nächsten Werktag, abhängig von der Dringlichkeit. Bleibt es leer, Suchfenster auf drei oder mehr Wochen erweitern, Entwurf mit Hinweis auf den Engpass erzeugen und in der Benachrichtigung kennzeichnen." }, { "fall": "Zeitzonen-Mismatch zwischen Absender und Kalender", "massnahme": "Die Kalenderabfrage ist im Originalexport fest auf Europe/Berlin gestellt und erkennt die Zeitzone des Absenders nicht automatisch. Vor dem Go-Live die Zeitzone manuell an den eigenen Standort anpassen und bei internationalen Anfragen die Terminvorschläge im Entwurf zusätzlich mit expliziter Zeitzonen-Angabe versehen." }, { "fall": "KI liefert kein valides JSON in Schritt 2", "massnahme": "Analyseschritt einmal wiederholen. Bleibt das Ergebnis ungültig, Benachrichtigung zur manuellen Bearbeitung senden, da der Knoten selbst bei einem Fehler nur stoppt." }, { "fall": "Dringende Anfrage, urgency gleich dringend", "massnahme": "Frühestmögliche Slots priorisieren und dies in der Benachrichtigung kennzeichnen." }, { "fall": "Trigger feuert bei jeder eingehenden E-Mail", "massnahme": "Der Trigger filtert im Grundzustand nicht. Beim Einrichten auf eine Suchbedingung umstellen, zum Beispiel das Label Terminanfrage, sonst startet der Workflow bei jeder Nachricht." }, { "fall": "Slack-Channel nicht gesetzt", "massnahme": "Das Feld channelId ist im Export leer und muss vor der Aktivierung manuell auf den Zielkanal gesetzt werden, sonst läuft die Benachrichtigung ins Leere." } ], "platzhalter": [ { "name": "EMAIL_SUBJECT", "quelle": "Betreff der eingehenden Terminanfrage, aus dem Trigger" }, { "name": "EMAIL_BODY", "quelle": "Text der eingehenden Terminanfrage, aus dem Trigger" }, { "name": "SENDER_NAME", "quelle": "Absendername aus dem Trigger, für die Anrede im Entwurf" }, { "name": "sender_email", "quelle": "Von Schritt 2 strukturiert ausgegebene Absender-Adresse, wiederverwendet in Schritt 3 als participantEmail, in Schritt 5 als to und in Schritt 6 im Benachrichtigungstext" }, { "name": "DURATION", "quelle": "duration_minutes aus Schritt 2, in Schritt 3 nach ISO 8601 umgerechnet (PT30M, PT1H, PT1H30M)" }, { "name": "TOPIC", "quelle": "Kein eigenes Strukturfeld im Originalexport, email_subject aus Schritt 2 übernimmt diese Funktion" }, { "name": "SPECIAL_REQUIREMENTS", "quelle": "special_requirements aus Schritt 2, optionales Feld" }, { "name": "AVAILABLE_SLOTS", "quelle": "Bis zu zehn Kandidaten-Slots aus Schritt 3, in Schritt 4 auf meeting_slot_1 bis meeting_slot_3 reduziert" }, { "name": "YOUR_SIGNATURE", "quelle": "Ihre E-Mail-Signatur, kein Feld im Originalexport, vor Aktivierung manuell im Prompt zu hinterlegen" }, { "name": "timezone / activityDomain", "quelle": "Im Originalexport fest auf Europe/Berlin und work (neun bis siebzehn Uhr) gesetzt, vor Go-Live an den eigenen Standort und die eigenen Arbeitszeiten anzupassen" }, { "name": "channelId", "quelle": "Im Originalexport leerer Pflichtwert des Slack-Knotens, vor Aktivierung manuell auf den Zielkanal zu setzen" }, { "name": "threadId", "quelle": "Wird vom E-Mail-Tool automatisch aus dem Kontext des ursprünglichen Threads übernommen, keine manuelle Eingabe nötig" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "calendar-check", "recommended": [ { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "Die Onboarding-Strecke", "teaser": "Automatisiert das Kunden-Onboarding vom Status-Wechsel im CRM bis zur versandfertigen Willkommens-Mail.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "office", "category": "skill", "name": "Das Office-Werkstück", "teaser": "Ein ausführbarer Skill für Word, PowerPoint und Excel: erstellt, liest und bearbeitet Office-Dateien mit den je Format passenden Werkzeugen, Formatregeln und Qualitätskontrollen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "table" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Nichts wird ohne Freigabe versendet.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "posteingang-route", "category": "workflow", "name": "Die Posteingang-Route", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende E-Mails automatisch klassifiziert, mit dem passenden Label versieht und bei Dringend sofort eine Benachrichtigung auslöst.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "status-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Status-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der wöchentlich Ihre Projektdaten zieht und daraus einen fertigen Status-Report mit Fortschritt, Risiken und Verzögerungen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "activity" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "Die Team-Digest-Schleife", "teaser": "Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "buero-lotse", "category": "assistent", "name": "Der Büro-Lotse", "teaser": "Ein Assistent für drei wiederkehrende Büroaufgaben: strukturiertes Brainstorming, fertige Kommunikationsentwürfe und konkrete Projektplanung.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "printer" }, { "slug": "korrespondenz-skript", "category": "skill", "name": "Das Korrespondenz-Skript", "teaser": "Formuliert versandfertige Geschäfts-E-Mails, von der Betreffzeile bis zum konkreten nächsten Schritt, passend zu Empfänger, Anlass und Ton.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mail" }, { "slug": "gmail", "category": "tool", "name": "Gmail", "teaser": "E-Mail-Dienst von Google mit Postfach-Zugriff, Suche, Filterregeln, KI-gestützten Entwürfen und Automatisierungsschnittstellen über die Gmail API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "gmail.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "google-drive", "category": "tool", "name": "Google Drive", "teaser": "Cloud-Dateiablage von Google für Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit Echtzeit-Kollaboration, granularer Freigabe und Automatisierung über die Drive API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-drive.png", "logoEinzug": 1 } ] }