Nach einem Meeting, einer E-Mail-Kette oder einem Workshop stecken Aufgaben oft verstreut im Text: manche klar ausgesprochen ("Bitte bis Freitag liefern"), andere nur angedeutet ("Das sollten wir uns nochmal ansehen"). Das Aufgaben-Raster durchsucht den Input systematisch und macht daraus eine strukturierte, priorisierte Liste mit Zuständigkeiten und Terminen.
\nDer Skill erkennt Indikatoren wie Imperative, Zusagen und implizite Termine, formuliert jede Aufgabe konkret und abschließbar und ordnet sie, wo möglich, einer verantwortlichen Person zu. Wo die Information dafür im Text fehlt, wird das offen als Klärungsbedarf markiert statt stillschweigend aufgefüllt. Praktisch für Projektleitungen, Team-Leads und alle, die nach Meetings sicherstellen wollen, dass nichts untergeht.
\nDie Grenze: Der Skill erfindet keine Aufgaben und ersetzt keine Rücksprache. Er liest nur, was im Text tatsächlich angelegt ist, und markiert Unklares als Unklares. Die Zuordnung von Terminen und Prioritäten basiert auf dem Wortlaut des Inputs, nicht auf Wissen über die tatsächliche Dringlichkeit im Projekt.
\n" }, { "id": "skill-text", "title": "Skill-Text", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: aufgaben-raster.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Text bereitstellen", "beschreibung": "Meeting-Protokoll, E-Mail, Chat-Verlauf oder Dokument wird eingefügt, optional werden die beteiligten Personen genannt.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Aufgaben extrahieren", "beschreibung": "Alle expliziten und impliziten Aufgaben werden identifiziert, Verantwortliche zugeordnet, Prioritäten und Termine gesetzt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Priorisierte Aufgabenliste", "beschreibung": "Eine Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlichem, Termin und Priorität liegt vor, dazu eine separate Liste unklarer Punkte.", "rolle": "ergebnis" }, { "nr": 4, "titel": "Aufgaben übertragen", "beschreibung": "Die extrahierten Aufgaben werden in das Task-Tool übertragen, zum Beispiel Notion, Asana oder Jira, offene Punkte werden geklärt.", "rolle": "mensch" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "umsetzung": [ { "titel": "Text bereithalten", "text": "Das Meeting-Protokoll, die E-Mail oder der Chat-Verlauf wird kopiert und für die Eingabe vorbereitet." }, { "titel": "Skill einrichten", "text": "Der Skill-Text wird kopiert und der vorbereitete Text als Eingabe eingefügt." }, { "titel": "Ergebnis übertragen", "text": "Die extrahierten Aufgaben werden in das Task-Tool übertragen, zum Beispiel Notion, Asana oder Jira." } ], "zutaten": [ "Text oder Dokument", "Beteiligte Personen", "Prioritäts-Schema" ], "beispielSzenario": "Nach einem 45-minütigen Kundengespräch liegt ein Transkript mit zahlreichen Zusagen und Vereinbarungen vor. Statt es Punkt für Punkt erneut durchzugehen, wird das Transkript in den Skill eingegeben. Das Ergebnis ist eine saubere Liste mit acht Aufgaben, den jeweiligen Verantwortlichen und den Terminen. Zwei Punkte sind als Klärung nötig markiert, weil im Gespräch offen blieb, wer sie übernimmt.", "eingaben": [ { "feld": "Text oder Dokument, aus dem Aufgaben extrahiert werden sollen", "pflicht": true }, { "feld": "Beteiligte Personen und deren Rollen", "pflicht": false }, { "feld": "Projektkontext", "pflicht": false }, { "feld": "Bestehende Aufgabenliste zum Abgleich", "pflicht": false }, { "feld": "Bevorzugtes Prioritäts-Schema", "pflicht": false } ], "ausgabe": "Eine Tabelle mit allen Aufgaben (Verantwortlich, Termin, Priorität, Quelle), eine separate Liste unklarer Punkte mit Klärungsfrage und eine kurze Zusammenfassung.", "prompt": "# BESCHREIBUNG\nExtrahiert aus unstrukturiertem Input alle expliziten und impliziten Aufgaben und erstellt daraus eine strukturierte, priorisierte Aufgabenliste mit Zuständigkeiten und Terminen.\n\n# EINGABE\n- Text oder Dokument, aus dem Aufgaben extrahiert werden sollen (Pflicht)\n- Beteiligte Personen und deren Rollen (optional)\n- Projektkontext (optional)\n- Bestehende Aufgabenliste zum Abgleich (optional)\n- Bevorzugtes Prioritäts-Schema (optional, Standard: Hoch/Mittel/Niedrig)\n\n# AUSGABE\n1. Header: Quelle, Datum, Anzahl extrahierter Aufgaben\n2. Aufgabenliste als Tabelle: Nr., Aufgabe, Verantwortlich, Termin, Priorität, Quelle/Kontext\n3. Unklare Aufgaben: Punkte, die noch Klärung brauchen\n4. Zusammenfassung: Gesamtzahl der Aufgaben, Anteil dringend, Anteil mit Klärungsbedarf\n\n# KONTEXT\n- Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, NUTZER_NAME, NUTZER_ROLLE\n- Skillspezifisch: ACTION_ITEM_TOOL, PRIORITAETS_SCHEMA, STANDARD_DEADLINE\n- Domänenwissen: Action-Item-Extraktion, Erkennungsmuster für Aufgaben in Fließtext\n- Einschränkung: Nur tatsächlich erkennbare Aufgaben extrahieren, keine erfinden. Fehlen Informationen für Verantwortlichkeit, Termin oder Priorität, wird das als Annahme gekennzeichnet statt stillschweigend ergänzt.\n\n# ARBEITSANWEISUNG\n## Schritt 1: Input analysieren\nText vollständig durchgehen und alle expliziten und impliziten Aufgaben identifizieren.\n### Regeln: Aufgaben-Indikatoren sind Imperative, Zusagen, Vereinbarungen, Termine und Fragen, die eine Aktion erfordern.\n### No-Gos: Meinungen oder reine Diskussionspunkte werden nicht als Aufgaben markiert.\n\n## Schritt 2: Aufgaben strukturieren\nJede Aufgabe konkret und abschließbar formulieren, einem Verantwortlichen zuordnen.\n### Regeln: Jede Aufgabe beginnt mit einem Verb. Ist der Verantwortliche unklar, wird das als \"Klärung nötig\" vermerkt statt geraten.\n\n## Schritt 3: Priorisieren und terminieren\nPriorität zuweisen, Termine aus dem Text übernehmen oder, wenn keiner genannt ist, den Standardwert setzen und als Annahme kennzeichnen.\n\n## Schritt 4: Unklare Punkte markieren\nAufgaben mit Klärungsbedarf separat auflisten, inklusive der konkreten Rückfrage.\n\n# DEFINITION OF DONE\n[ ] Alle expliziten Aufgaben aus dem Input sind erfasst\n[ ] Implizite Aufgaben sind als solche gekennzeichnet\n[ ] Jede Aufgabe enthält Formulierung, Verantwortlichen, Termin, Priorität\n[ ] Unklare Aufgaben sind separat gelistet mit Klärungsfrage\n[ ] Annahmen (z.B. Standardtermin statt genanntem Termin) sind als Annahme markiert\n[ ] Zusammenfassung mit Gesamtzahl und Dringlichkeitsverteilung ist vorhanden\n[ ] Keine Meinungen sind als Aufgaben markiert\n[ ] Nutzerinnen und Nutzer werden durchgehend in der Sie-Form angesprochen\n\n# GESPRÄCHSSTART\nGuten Tag, geben Sie mir den Text, aus dem ich Aufgaben extrahieren soll: Meeting-Protokoll, E-Mail, Chat-Verlauf oder Dokument. Ich finde alle offenen Punkte darin und erstelle eine priorisierte Liste. Optional können Sie mir sagen, wer beteiligt war.", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.", "Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.", "Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT", "en": "OpenAI documentation: Skills in ChatGPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/20001066-skills-in-chatgpt" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.", "Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.", "Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Benutzerdefinierte Skills erstellen", "en": "Anthropic documentation: Creating custom skills" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/12512198-benutzerdefinierte-skills-erstellen" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.", "Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.", "Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.", "Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.", "Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.", "Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Skills", "en": "Langdock documentation: Skills" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/product/chat/skills" } } ] }, "itemIcon": "list-checks", "recommended": [ { "slug": "posteingang-route", "category": "workflow", "name": "Die Posteingang-Route", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende E-Mails automatisch klassifiziert, mit dem passenden Label versieht und bei Dringend sofort eine Benachrichtigung auslöst.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "status-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Status-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der wöchentlich Ihre Projektdaten zieht und daraus einen fertigen Status-Report mit Fortschritt, Risiken und Verzögerungen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "activity" }, { "slug": "risikomatrix-pruefer", "category": "assistent", "name": "Der Risikomatrix-Prüfer", "teaser": "Identifiziert, bewertet und priorisiert Projektrisiken in einer strukturierten Risikomatrix mit Präventiv- und Gegenmaßnahmen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "grid-3x3" }, { "slug": "ist-soll-analyst", "category": "assistent", "name": "Der Ist-Soll-Analyst", "teaser": "Vergleicht systematisch Ist-Zustand und Soll-Zustand, quantifiziert die Lücke, benennt mögliche Ursachen und leitet erste priorisierte Maßnahmen ab.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "git-compare" }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "Das Aktenstück", "teaser": "Bündelt sämtliche PDF-Arbeiten in einem ausführbaren Skill mit echter Code-Ausführung: Text und Tabellen extrahieren, Dateien zusammenführen, aufteilen, drehen, mit Wasserzeichen versehen, verschlüsseln, Formulare ausfüllen und gescannte Seiten per OCR durchsuchbar machen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Nichts wird ohne Freigabe versendet.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Retro-Regelwerk", "teaser": "Baut aus Retro-Typ, Zeitraum und Teamgröße ein vollständiges Retrospektiven-Paket: Agenda, Leitfragen, Sammel-Template und einen Maßnahmenplan mit Owner und Deadline.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "tagesabschluss-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Tagesabschluss-Protokoll", "teaser": "Begleitet Sie aktiv durch das Ende des Arbeitstags: offene Aufgaben werden einzeln durchgesprochen, der nächste Tag bekommt genau drei priorisierte Prioritäten, und für jede davon liegt bereits eine Vorbereitung bereit.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "moon" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "Die Team-Digest-Schleife", "teaser": "Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "okr-stratege", "category": "assistent", "name": "Der OKR-Stratege", "teaser": "Übersetzt ein übergeordnetes strategisches Ziel in ein vollständiges OKR-Set mit Objective, messbaren Key Results, Initiativen und Alignment-Check.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "target" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "Der Projekt-Sparringspartner", "teaser": "Begleitet Sie durch alle Phasen eines Projekts mit systematischer Risikoanalyse, priorisierten Handlungsoptionen bei akuten Problemen und strukturierten Lessons Learned nach Abschluss.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "prozess-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Prozess-Dokumentierer", "teaser": "Erfasst undokumentierte Geschäftsprozesse per strukturiertem Interview und übersetzt sie in eine klare, visuelle Prozess-Dokumentation mit Schritten, Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "statusbericht-kurator", "category": "assistent", "name": "Der Statusbericht-Kurator", "teaser": "Verdichtet Status-Meeting-Notizen und Projektplan zu einem strukturierten Projektstatusbericht mit Ampelbewertung und klaren nächsten Schritten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "clipboard-check" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "Der Verhandlungs-Stratege", "teaser": "Bereitet Lieferantenverhandlungen vor: analysiert ein Angebot samt Marktkontext und liefert eine konkrete Roadmap mit Zielen, Hebeln und Argumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "workflow-planer", "category": "assistent", "name": "Der Workflow-Planer", "teaser": "Aus einem Workflow-Ziel und den verfügbaren Ressourcen entsteht ein vollständiger Plan mit Prozessschritten, Ressourcenmatrix, Risikoanalyse und messbaren Meilensteinen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "workflow" }, { "slug": "beschaffungs-sichter", "category": "assistent", "name": "Der Beschaffungs-Sichter", "teaser": "Sichtet den Markt für ein gesuchtes Produkt oder eine Dienstleistung und stellt eine erste, strukturierte Liste potenzieller Lieferanten zusammen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "shopping-cart" }, { "slug": "google-drive", "category": "tool", "name": "Google Drive", "teaser": "Cloud-Dateiablage von Google für Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit Echtzeit-Kollaboration, granularer Freigabe und Automatisierung über die Drive API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-drive.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "nuwacom", "category": "tool", "name": "Nuwacom", "teaser": "Nuwacom ist eine KI-gestützte Kommunikationsplattform, die Chat, Voice und Meetings von Unternehmen in einer Oberfläche bündelt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "nuwacom.svg", "logoEinzug": 1 } ] }