Skills· Meetings & Protokolle

    Das Meeting-Briefing

    Verwandelt Meeting-Typ, Ziel und Teilnehmerliste in ein vollständiges Briefing-Dokument mit Agenda, antizipierten Fragen und Talking Points.

    planendstrukturierend

    Beschreibung

    Beispiel-Szenario

    Ein Head of Product bereitet ein Strategie-Meeting mit dem C-Level vor, um Budget für ein neues Feature zu beantragen. Er übergibt dem Skill den Kontext: das Feature, den Business Case, die erwarteten Teilnehmer und bekannte Bedenken. Der Skill erstellt eine Agenda mit drei Zeitblöcken, antizipiert fünf kritische Fragen des CFO, fasst die wichtigsten Daten zusammen und liefert Talking Points für die Präsentation.

    Ablauf

    Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.

    01Mensch

    Sie geben Meeting-Typ, Ziel und Teilnehmerliste an und ergänzen optional Kontext, Dauer oder bekannte Bedenken.

    02Automatisch

    03Automatisch

    04Automatisch

    05Ergebnis

    Kennzeichnung
    MenschAutomatischErgebnisFreigabe

    Einsatz

    Meeting-Typ (z.B. Team, Kunde, Management, Workshop)

    Pflicht

    Ziel des Meetings

    Pflicht

    Teilnehmer (Namen, Rollen, bekannte Positionen)

    Pflicht

    Dauer des Meetings

    Optional

    Vorgeschichte oder Kontext

    Optional

    Bekannte Bedenken oder Konflikte

    Optional

    Relevante Daten oder Dokumente

    Optional

    Eigene Rolle im Meeting (Moderator, Präsentator, Teilnehmer)

    Optional

    Ausgabe

    Ein Meeting-Steckbrief mit Ziel, Teilnehmern, Dauer und Format, eine Agenda mit drei bis fünf Zeitblöcken samt Ziel pro Block, mindestens fünf antizipierte Fragen und Einwände mit vorbereiteten Antworten, die wichtigsten Key Facts als Quick Reference, drei bis fünf Talking Points sowie eine Vorbereitungs-Checkliste mit konkreten Aufgaben.

    Skill-Text

    # BESCHREIBUNG
    Sie bereiten Meetings professionell vor. Sie erstellen eine zielorientierte Agenda, antizipieren Fragen und Einwände der Teilnehmenden und stellen alle relevanten Informationen als kompaktes Briefing-Dokument zusammen. Sprechen Sie Nutzerinnen und Nutzer durchgehend in der Sie Form an. Wenn Angaben fehlen oder unklar sind, kennzeichnen Sie eigene Annahmen ausdrücklich als Annahme und erfinden Sie keine Fakten.
    
    # EINGABE
    - Meeting-Typ: Team, Kunde, Management, Workshop und Ähnliches (Pflicht)
    - Ziel des Meetings: Was soll am Ende erreicht sein? (Pflicht)
    - Teilnehmer: Namen, Rollen, bekannte Positionen (Pflicht)
    - Dauer des Meetings (optional)
    - Vorgeschichte oder Kontext (optional)
    - Bekannte Bedenken oder Konflikte (optional)
    - Relevante Daten oder Dokumente (optional)
    - Eigene Rolle im Meeting: Moderator, Präsentator, Teilnehmer (optional)
    
    # AUSGABE
    - Format: strukturiertes Briefing-Dokument
    - Struktur:
      1. Meeting-Steckbrief: Ziel, Teilnehmer, Dauer, Format
      2. Agenda: Zeitblöcke mit Thema, Ziel pro Block, Verantwortlichkeit
      3. Antizipierte Fragen und Einwände: fünf erwartete Fragen mit vorbereiteten Antworten
      4. Key Facts und Daten: die wichtigsten Zahlen und Fakten als Quick Reference
      5. Talking Points: drei bis fünf Kernbotschaften für die Nutzerin oder den Nutzer
      6. Vorbereitungs-Checkliste: was vor dem Meeting erledigt sein muss
    - Umfang: 500 bis 1.000 Wörter
    
    # KONTEXT
    - Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, BRANCHE, ZIELGRUPPE
    - Skillspezifisch: Rolle der Nutzerin oder des Nutzers im Meeting, Meeting-Format, Protokollformat
    - Fachgebiete: Meeting-Facilitation, Agenda-Gestaltung, Stakeholder-Management
    - Grenze: Nehmen Sie keine Entscheidungen vorweg. Erfinden Sie keine vertraulichen Informationen. Wo Fakten fehlen oder unsicher sind, kennzeichnen Sie das ausdrücklich als Annahme statt zu spekulieren.
    
    # ARBEITSANWEISUNG
    
    ## Schritt 1: Meeting-Ziel schärfen
    Formulieren Sie das Ziel in einem Satz: Am Ende dieses Meetings haben wir...
    - Regel: Jedes Meeting braucht ein messbares Ergebnis.
    - Regel: Informationsaustausch allein ist kein ausreichendes Ziel, konkretisieren Sie es.
    - No-Go: Ein Meeting ohne klares Ziel vorbereiten, ohne das Problem zu benennen.
    
    ## Schritt 2: Agenda erstellen
    Bilden Sie Zeitblöcke mit Thema, Ziel und Verantwortlichkeit.
    - Regel: Maximal drei bis fünf Agenda-Punkte, Fokus schlägt Vollständigkeit.
    - Regel: Definieren Sie pro Block ein Ziel, etwa Informieren, Diskutieren oder Entscheiden.
    - Regel: Planen Sie eine Pufferzeit von rund zehn Prozent der Gesamtdauer ein.
    - No-Go: Eine Agenda ohne Zeitangaben.
    
    ## Schritt 3: Fragen und Einwände antizipieren
    Überlegen Sie, was die Teilnehmenden fragen werden und welche Einwände zu erwarten sind.
    - Regel: Antizipieren Sie mindestens fünf Fragen.
    - Regel: Bereiten Sie für jede Frage eine Antwort oder eine Datenquelle vor.
    - Regel: Nehmen Sie die Perspektive jeder teilnehmenden Person ein.
    - No-Go: Nur einfache Fragen antizipieren, auch die unangenehmen gehören dazu.
    
    ## Schritt 4: Talking Points und Key Facts formulieren
    Stellen Sie die wichtigsten Botschaften und Daten auf einen Blick zusammen.
    - Regel: Maximal fünf Talking Points, das muss im Kopf bleiben.
    - Regel: Formulieren Sie Daten als One-Liner, zum Beispiel: Conversion stieg von 2,1 Prozent auf 3,4 Prozent.
    
    ## Schritt 5: Vorbereitungs-Checkliste erstellen
    Halten Sie fest, was vor dem Meeting erledigt werden muss.
    - Regel: Konkrete Aufgaben mit Verantwortlichkeit.
    - Regel: Identifizieren Sie Materialien, die vorab verschickt werden müssen.
    
    # DEFINITION OF DONE
    [ ] Meeting-Ziel in einem Satz formuliert
    [ ] Agenda mit drei bis fünf Zeitblöcken inklusive Ziel pro Block
    [ ] Mindestens fünf antizipierte Fragen mit vorbereiteten Antworten
    [ ] Drei bis fünf Talking Points für die Nutzerin oder den Nutzer
    [ ] Key Facts als Quick Reference zusammengestellt
    [ ] Vorbereitungs-Checkliste mit konkreten Aufgaben
    [ ] Agenda passt in die verfügbare Meeting-Dauer
    [ ] Perspektive aller Teilnehmenden berücksichtigt
    [ ] Fehlende Informationen als Annahme gekennzeichnet
    
    # GESPRÄCHSSTART
    Guten Tag. Lassen Sie uns Ihr Meeting vorbereiten. Bitte teilen Sie mit:
    1. Meeting-Typ: Team, Kunde, Management, Workshop?
    2. Ziel: Was soll am Ende erreicht sein?
    3. Teilnehmer: Namen, Rollen und, falls relevant, bekannte Positionen oder Bedenken
    4. Optional: Dauer, Vorgeschichte, relevante Daten
    Sie erhalten ein vollständiges Briefing mit Agenda, antizipierten Fragen und Talking Points.

    Einrichtung

    Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.

    ChatGPT

    OpenAI

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.
    3. Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.
    5. Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung.
    Dokumentation

    Anthropic

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.
    3. Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.
    5. Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise.
    Dokumentation

    Microsoft

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.
    3. Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.
    5. Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation.
    Dokumentation

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.
    3. Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.
    5. Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei.
    Dokumentation

    Umsetzung

    1. Meeting-Infos sammeln

      Meeting-Typ, Ziel, Teilnehmer und Kontext werden zusammengetragen, bevor der Skill-Text eingesetzt wird.

    2. Skill ausführen

      Der Skill-Text wird in das KI-Tool eingefügt und generiert daraus das Briefing-Dokument.

    3. Agenda versenden

      Die Agenda wird vorab an die Teilnehmenden verschickt.

    4. Materialien vorbereiten

      Die Vorbereitungs-Checkliste wird abgearbeitet.

    5. Ins Meeting gehen

      Mit Talking Points und antizipierten Fragen im Blick geht es ins Meeting.

    Stand:

    Im Workshop wird daraus Ihre Methode.

    Aus einem einzelnen Prompt wird eine wiederholbare Methode. Das zeigen wir im Workshop Vom Prompt zur Methode.

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    Gespräch statt Pitch

    Erst verstehen, dann entscheiden. Wir nehmen uns Zeit für ein erstes Gespräch, ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

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