Die Nachbereitung eines Meetings kostet in der Praxis oft mehr Zeit als das Meeting selbst zu planen: Transkript durchlesen, Kernaussagen filtern, Action Items zuordnen, Follow-up-Mail formulieren. Dieser Workflow übernimmt genau diesen Teil. Sobald ein Kalendertermin endet, ruft er das Transkript samt Teilnehmerliste, Datum und Recording-Link ab und lässt daraus ein strukturiertes Memo erstellen: Kernthemen, Entscheidungen, Action Items mit Verantwortlichen und Deadlines, nächste Schritte sowie offene Fragen.
\nAutomatisiert werden die Auswertung des Transkripts, das Ablegen des Memos im Notizsystem und der Entwurf der Follow-up-Mail an alle Teilnehmer. Bei internen Meetings kann die Mail direkt verschickt werden, bei externen Teilnehmern bleibt sie als Entwurf zur Prüfung liegen, das ist eine bewusste Versandregel und kein technischer Zwang.
\nDer Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife: bei der Freigabe der Versandregel intern gegen extern und bei der stichprobenartigen Prüfung, ob Memo und Mail inhaltlich stimmen, insbesondere in den ersten Wochen nach dem Go-Live. Für wiederkehrende Meetings mit klarer Struktur, etwa Status-Runden oder Kundengespräche, spart das pro Termin spürbar Zeit, ohne dass unautorisiert Post an externe Adressen geht.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: meeting-bruecke.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "beschreibung": "Ein Meeting endet, der Kalender-Event startet den Workflow mit fünf bis zehn Minuten Puffer, damit das Transkript vollständig vorliegt.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Transkript und Metadaten abrufen", "beschreibung": "Transkript, Teilnehmerliste, Datum und Recording-Link werden aus dem Meeting-Tool geholt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Memo erstellen", "beschreibung": "Kernthemen, Entscheidungen und Action Items mit Deadlines werden aus dem Transkript zusammengefasst.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Memo speichern", "beschreibung": "Das Memo wird strukturiert samt Metadaten im Notizsystem abgelegt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Follow-up-Mail erzeugen", "beschreibung": "Eine Zusammenfassung mit den jeweiligen Action Items pro Person wird formuliert.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Versand oder Entwurf", "beschreibung": "Sind ausschließlich interne Teilnehmer beteiligt, geht die Mail automatisch raus. Ist mindestens ein externer Teilnehmer dabei, bleibt sie als Entwurf zur Prüfung liegen.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Memo ohne Verzug", "text": "Die strukturierte Zusammenfassung liegt kurz nach Meeting-Ende vor, ohne dass jemand das Transkript von Hand durchgehen muss." }, { "titel": "Action Items lückenlos", "text": "Jede Aufgabe wird mit verantwortlicher Person und, sofern im Transkript genannt, mit Deadline festgehalten." }, { "titel": "Einheitliche Follow-ups", "text": "Alle Teilnehmer erhalten dieselbe professionell formulierte Zusammenfassung, unabhängig davon, wer das Meeting sonst nachbereitet hätte." }, { "titel": "Wissen bleibt auffindbar", "text": "Das Memo wird samt Metadaten und Recording-Link strukturiert im Notizsystem abgelegt." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "Meeting-Tool mit Transkript", "text": "Zoom, Meet oder Teams mit aktivierter Transkription.", "icon": "groups" }, { "label": "Kalender-Tool", "text": "Google Calendar oder Outlook als Trigger, inklusive Teilnehmer-Metadaten.", "icon": "calendar_month" }, { "label": "Notiz- und E-Mail-Tool", "text": "Notion oder OneNote für das Memo, Gmail oder Outlook für das Follow-up.", "icon": "description" }, { "label": "LLM-Zugang", "text": "Ein API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Test-Meeting durchspielen", "text": "Ein Meeting von fünf bis zehn Minuten mit aktivierter Transkription vollständig testen.", "icon": "science" }, { "label": "Memo prüfen", "text": "Sind Kernthemen, Entscheidungen und Action Items vollständig erfasst?", "icon": "fact_check" }, { "label": "Mail und Ablage prüfen", "text": "Ist das Follow-up bei allen Teilnehmern angekommen, liegt das Memo am richtigen Ort?", "icon": "mark_email_read" }, { "label": "Timing und Grenzfälle", "text": "Läuft der Workflow innerhalb von fünf bis zehn Minuten durch? Kurze Meetings und Meetings mit externen Teilnehmern gesondert testen.", "icon": "timer" } ], "goLive": [ { "label": "Freigeben", "text": "Erst aktivieren, wenn das Test-Meeting sauber durchläuft.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Memo-Vorlage festlegen", "text": "Eine einheitliche Struktur für alle Meetings bestimmen.", "icon": "article" }, { "label": "Versandregel festlegen", "text": "Intern automatischen Versand, extern Entwurf zur Prüfung klar definieren.", "icon": "rule" }, { "label": "Nachschärfen", "text": "Die ersten zehn Meetings mitlesen und Prompt sowie Tonalität bei Bedarf justieren.", "icon": "tune" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Transkript liegt noch nicht vor", "text": "Den Trigger um fünf bis zehn Minuten verzögern oder eine Wiederholungsabfrage einbauen.", "icon": "timer_off" }, { "label": "Externe Mail wurde automatisch versendet", "text": "Die Versandregel intern gegen extern strikt trennen und erneut prüfen.", "icon": "forward_to_inbox" }, { "label": "Teilnehmer fehlen", "text": "Die Kalender-Berechtigungen für Teilnehmerdaten prüfen.", "icon": "group_off" }, { "label": "Memo unvollständig", "text": "Die Transkript-Qualität verbessern, etwa Mikrofon oder Störgeräusche.", "icon": "mic_off" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Meeting-Analyse und Memo", "beschreibung": "Wird in Schritt 3 eingesetzt, um aus dem Transkript ein strukturiertes Memo mit Kernthemen, Entscheidungen, Action Items, nächsten Schritten und offenen Fragen zu erstellen.", "prompt": "Analysieren Sie das folgende Meeting-Transkript und erstellen Sie ein strukturiertes Meeting-Memo.\n\nMeeting-Details:\nDatum: [MEETING_DATUM]\nTeilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]\nDauer: [MEETING_DAUER]\n\nTranskript:\n[MEETING_TRANSKRIPT]\n\nErstellen Sie ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:\n\n# Meeting-Zusammenfassung\n\n## Kernthemen\nFassen Sie die drei bis fünf wichtigsten besprochenen Themen zusammen.\n\n## Entscheidungen\nListen Sie alle getroffenen Entscheidungen auf.\n\n## Action Items\nErstellen Sie eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, sofern im Transkript erwähnt.\n\n## Nächste Schritte\nBeschreiben Sie die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen.\n\n## Offene Fragen\nListen Sie ungelöste Fragen oder vertagte Themen auf.\n\nAchten Sie auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisieren Sie Klarheit und Handlungsorientierung." }, { "titel": "Follow-up-E-Mail", "beschreibung": "Wird in Schritt 5 eingesetzt, um aus dem gespeicherten Memo eine versandfertige Follow-up-E-Mail zu formulieren.", "prompt": "Erstellen Sie eine professionelle Follow-up-E-Mail auf Basis des folgenden Meeting-Memos.\n\nMeeting-Memo:\n[MEETING_MEMO]\n\nE-Mail-Anforderungen:\nBetreff: kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum\nAnrede: [ANREDE_STIL]\nTon: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]\nStruktur: kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dank und Ausblick\n\nZusätzliche Informationen:\nNächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]\nBesondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]\n\nFormulieren Sie die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Heben Sie Action Items klar hervor, sodass jede Person ihre Aufgaben sofort erkennt." } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der nach jedem Meeting automatisch das Transkript und die Metadaten abruft, daraus ein strukturiertes Memo mit Action Items erstellt, das Memo im Notizsystem ablegt und eine Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer vorbereitet oder versendet.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, die Versand-Verzweigung und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: Meeting-Ende als Kalender-Event.\nVerzögerung: fünf bis zehn Minuten, damit das Transkript vollständig vorliegt, bevor der Workflow startet.\n\nSCHRITTE\n1. Transkript und Metadaten abrufen: Transkript aus dem Meeting-Tool (Zoom, Meet oder Teams) laden, dazu Teilnehmerliste, Datum, Dauer und Recording-Link aus dem Kalender-Event.\n2. KI-Schritt: Meeting-Analyse und Memo. Nutzen Sie exakt den Prompt „Meeting-Analyse und Memo\" weiter unten.\n3. Memo speichern: Das Memo strukturiert im Notizsystem (Notion, OneNote oder vergleichbar) ablegen, inklusive Metadaten und Recording-Link.\n4. KI-Schritt: Follow-up-E-Mail. Nutzen Sie exakt den Prompt „Follow-up-E-Mail\" weiter unten, mit dem Memo aus Schritt 2 als Eingabe.\n5. Verzweigung (Versandregel): Sind ausschließlich interne Teilnehmer beteiligt, wird die E-Mail automatisch versendet. Ist mindestens ein externer Teilnehmer dabei, wird die E-Mail als Entwurf zur Prüfung gespeichert. Diese Regel ist verpflichtend und nicht optional.\n\nPROMPTS (exakt und unverändert übernehmen)\nPrompt 1, Meeting-Analyse und Memo:\n\"\"\"\nAnalysieren Sie das folgende Meeting-Transkript und erstellen Sie ein strukturiertes Meeting-Memo.\n\nMeeting-Details:\nDatum: [MEETING_DATUM]\nTeilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]\nDauer: [MEETING_DAUER]\n\nTranskript:\n[MEETING_TRANSKRIPT]\n\nErstellen Sie ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:\n\n# Meeting-Zusammenfassung\n\n## Kernthemen\nFassen Sie die drei bis fünf wichtigsten besprochenen Themen zusammen.\n\n## Entscheidungen\nListen Sie alle getroffenen Entscheidungen auf.\n\n## Action Items\nErstellen Sie eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, sofern im Transkript erwähnt.\n\n## Nächste Schritte\nBeschreiben Sie die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen.\n\n## Offene Fragen\nListen Sie ungelöste Fragen oder vertagte Themen auf.\n\nAchten Sie auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisieren Sie Klarheit und Handlungsorientierung.\n\"\"\"\n\nPrompt 2, Follow-up-E-Mail:\n\"\"\"\nErstellen Sie eine professionelle Follow-up-E-Mail auf Basis des folgenden Meeting-Memos.\n\nMeeting-Memo:\n[MEETING_MEMO]\n\nE-Mail-Anforderungen:\nBetreff: kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum\nAnrede: [ANREDE_STIL]\nTon: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]\nStruktur: kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dank und Ausblick\n\nZusätzliche Informationen:\nNächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]\nBesondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]\n\nFormulieren Sie die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Heben Sie Action Items klar hervor, sodass jede Person ihre Aufgaben sofort erkennt.\n\"\"\"\n\nDATENFLUSS\nTrigger zu Schritt 1: Kalender-Event mit Meeting-Titel, Datum, Teilnehmerliste und Recording-Link.\nSchritt 1 zu Schritt 2: [MEETING_DATUM], [TEILNEHMER_LISTE], [MEETING_DAUER], [MEETING_TRANSKRIPT].\nSchritt 2 zu Schritt 3 und 4: das fertige Memo als [MEETING_MEMO].\nKalender zu Schritt 4: [NAECHSTES_MEETING], sofern ein nächster gemeinsamer Termin vorliegt, sonst leer lassen.\nSchritt 1 zu Schritt 5: die Teilnehmer-Domains für die Prüfung intern gegen extern.\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nTranskript noch nicht verfügbar: Verzögerung erhöhen oder mit maximal drei Versuchen erneut abfragen, statt mit einem leeren Memo fortzufahren. Bleibt es weiterhin leer, den Organisator informieren.\nMeeting ohne Transkript, weil die Transkription deaktiviert war: den Lauf überspringen und einen Hinweis senden statt ein Memo aus fehlenden Daten zu erzeugen.\nExterne Teilnehmer beteiligt: niemals automatisch versenden, die Versandregel aus Schritt 5 strikt umsetzen.\nTeilnehmerliste unvollständig: Kalender-Berechtigungen für Attendees prüfen.\nSehr langes Transkript nahe am Token-Limit: in Abschnitte teilen, jeden Abschnitt einzeln analysieren und die Ergebnisse im Memo zusammenführen.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Dynamisch gemappt werden [MEETING_DATUM], [TEILNEHMER_LISTE], [MEETING_DAUER], [MEETING_TRANSKRIPT], [MEETING_MEMO] und [NAECHSTES_MEETING], wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch sind [UNTERNEHMENS_TONALITÄT], [ANREDE_STIL] und [BESONDERE_HINWEISE]. Diese legen Sie vor der Aktivierung manuell fest, [BESONDERE_HINWEISE] bleibt leer, wo nichts zu ergänzen ist. Die eckigen Klammern innerhalb der Memo-Struktur selbst sind Format-Anweisungen an das Sprachmodell und bleiben unverändert. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, inklusive der Transkript-Verzögerung und der Versand-Verzweigung intern gegen extern?\n2. Sind beide Prompts vollständig und unverändert eingefügt und alle dynamischen Platzhalter gemappt?\n3. Wird das Memo samt Metadaten und Recording-Link am richtigen Ort im Notizsystem abgelegt?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: das Meeting-Tool mit aktivierter Transkription, der Kalender-Zugang, das Ziel im Notizsystem, die internen Domains für die Versandregel, [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und [ANREDE_STIL] sowie der LLM-Zugang?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w15_meeting-bruecke__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Meeting-Brücke", "beschreibung": "Ruft nach Meeting-Ende automatisch das Transkript und die Metadaten ab, erstellt daraus ein strukturiertes Memo mit Action Items, legt es im Notizsystem ab und bereitet eine Follow-up-E-Mail vor, die bei ausschließlich internen Teilnehmern automatisch versendet und bei mindestens einem externen Teilnehmer als Entwurf zur Prüfung gespeichert wird.", "trigger": { "typ": "Formular, manuell ausgefüllt", "bedingung": "Der Ablauf startet nicht automatisch über einen Kalender-Zeitplan oder einen Webhook. Im Automatisierungs-Export ist der Auslöser ein Formular-Trigger (im Export: meetingFollowUpForm), das eine Person nach Ende des Meetings von Hand ausfüllt. Erfasst werden dabei Meeting-Titel, die Transkript-Datei, das Datum und die Teilnehmer-E-Mails. Eine automatische Wartezeit von fünf bis zehn Minuten nach Meeting-Ende, wie sie beim Nachbau sinnvoll ist, ist im Export selbst nicht als Regel hinterlegt, sie ergibt sich nur daraus, dass die ausfüllende Person das Transkript abwartet, bevor sie das Formular sendet." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "rolle": "mensch", "aktion": "Eine Person füllt nach Ende des Meetings das Formular manuell aus (im Export: meetingFollowUpForm, Fehlerstrategie stop). Das ist im vorliegenden Automatisierungs-Export kein automatischer Kalender-Trigger, sondern ein Formular, das erst durch die manuelle Eingabe den Ablauf startet.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "meeting_title, meeting_date, participants und die Transkript-Datei aus dem Formular" ] }, { "nr": 2, "titel": "Transkript und Metadaten abrufen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Für diesen Schritt gibt es im Automatisierungs-Export keinen eigenen Abrufknoten. Die im Formular gesammelten Werte meeting_title, meeting_date, participants und die Transkript-Datei werden unverändert an den Analyse-Schritt weitergereicht. Eine Meeting-Dauer oder ein Recording-Link werden vom Formular nicht erfasst und stehen im Export an keiner Stelle zur Verfügung.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "meeting_title, meeting_date, participants und Transkript-Datei aus Schritt 1" ], "ausgang": [ "dieselben Felder als Eingabe für den Analyse-Schritt" ] }, { "nr": 3, "titel": "Memo erstellen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Schritt (im Export: meetingAnalyzer, Fehlerstrategie stop) liest die Transkript-Datei und liefert ein strukturiertes Ergebnis mit den Pflichtfeldern summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions sowie einem booleschen success-Feld zur Ablaufsteuerung.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "Transkript-Datei aus Schritt 2" ], "ausgang": [ "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions, success" ] }, { "nr": 4, "titel": "Memo speichern", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein Speicher-Schritt (im Export: saveToNotion, Fehlerstrategie stop) legt eine neue Seite im Notizsystem an. Titel und Icon werden aus meeting_title und meeting_date gebildet, der Inhalt aus den fünf Feldern des vorherigen Schritts zusammengesetzt. Ablageort und Sichtbarkeit sind im Export fest auf den eigenen Arbeitsbereich gesetzt und beim Nachbau anzupassen. Ein Recording-Link wird nicht mitgespeichert, weil er im Formular gar nicht erfasst wird.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "meeting_title, meeting_date aus Schritt 1", "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions aus Schritt 3" ], "ausgang": [ "gespeicherte Seite im Notizsystem mit Titel, Icon und Inhalt" ] }, { "nr": 5, "titel": "Follow-up-Mail erzeugen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein weiterer KI-Schritt (im Export: emailDraftGenerator, Fehlerstrategie stop) folgt im Export erst nach dem Speichern im Notizsystem, nicht parallel dazu, und liefert subject, body sowie ein boolesches success-Feld als strukturierte Ausgabe.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-2", "eingang": [ "Memo aus Schritt 3, im Export erst nach Abschluss von Schritt 4 verarbeitet" ], "ausgang": [ "subject, body, success" ] }, { "nr": 6, "titel": "Versand oder Entwurf", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Der Versand-Schritt (im Export: sendFollowUpEmail, Fehlerstrategie stop) setzt mailSubject und mailBody aus subject und body von Schritt 5 sowie mailRecipient direkt aus dem Feld participants des Formulars aus Schritt 1. Im Automatisierungs-Export existiert dafür kein eigener Verzweigungsknoten: Die E-Mail wird ohne Bedingung an alle participants verschickt. Die Versandregel, intern automatisch senden und extern als Entwurf ablegen, ist eine Vorgabe der Quelle, im Export aber nicht als Prüfung abgebildet, sie muss beim Nachbau als eigene Bedingung vor diesem Schritt ergänzt werden.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "subject, body aus Schritt 5", "participants aus Schritt 1" ], "ausgang": [ "versendete Follow-up-Mail, beziehungsweise, nach Ergänzung der Bedingung, ein Entwurf zur Prüfung" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "Meeting-Analyse und Memo", "text": "Analysieren Sie das folgende Meeting-Transkript und erstellen Sie ein strukturiertes Meeting-Memo.\n\nMeeting-Details:\nDatum: [MEETING_DATUM]\nTeilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]\nDauer: [MEETING_DAUER]\n\nTranskript:\n[MEETING_TRANSKRIPT]\n\nErstellen Sie ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:\n\n# Meeting-Zusammenfassung\n\n## Kernthemen\nFassen Sie die drei bis fünf wichtigsten besprochenen Themen zusammen.\n\n## Entscheidungen\nListen Sie alle getroffenen Entscheidungen auf.\n\n## Action Items\nErstellen Sie eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, sofern im Transkript erwähnt.\n\n## Nächste Schritte\nBeschreiben Sie die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen.\n\n## Offene Fragen\nListen Sie ungelöste Fragen oder vertagte Themen auf.\n\nAchten Sie auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisieren Sie Klarheit und Handlungsorientierung." }, "arbeitsschritt-2": { "titel": "Follow-up-E-Mail", "text": "Erstellen Sie eine professionelle Follow-up-E-Mail auf Basis des folgenden Meeting-Memos.\n\nMeeting-Memo:\n[MEETING_MEMO]\n\nE-Mail-Anforderungen:\nBetreff: kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum\nAnrede: [ANREDE_STIL]\nTon: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]\nStruktur: kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dank und Ausblick\n\nZusätzliche Informationen:\nNächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]\nBesondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]\n\nFormulieren Sie die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Heben Sie Action Items klar hervor, sodass jede Person ihre Aufgaben sofort erkennt." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 3, "nutzlast": "Transkript-Datei aus dem Formular als Eingabe für den Analyse-Schritt, im Export ohne Zwischenknoten (siehe Schritt 2)" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions aus dem Analyse-Schritt, eingesetzt im Inhalt der gespeicherten Seite" }, { "von": 1, "nach": 4, "nutzlast": "meeting_title und meeting_date aus dem Formular, referenziert in Titel und Icon der gespeicherten Seite, ein Direktverweis ohne eigenen Kanten-Pfad im Export" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "im Export nur das Erfolgssignal des Speicher-Schritts, inhaltlich verarbeitet der Follow-up-Schritt laut Beschreibung weiterhin das Memo aus Schritt 3" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "subject und body aus dem Follow-up-Schritt, eingesetzt als Betreff und Text der Mail" }, { "von": 1, "nach": 6, "nutzlast": "participants aus dem Formular, eingesetzt als Empfänger der Mail, ein Direktverweis ohne eigenen Kanten-Pfad im Export" } ], "voraussetzungen": [ "Meeting-Tool mit aktivierter Transkription (Zoom, Meet oder Teams)", "Kalender-Tool als Trigger mit Teilnehmer-Metadaten (Google Calendar oder Outlook)", "Notiz-Tool zur Ablage des Memos (Notion, OneNote oder vergleichbar)", "E-Mail-Tool für Versand und Entwurf des Follow-ups (Gmail, Outlook oder vergleichbar)", "LLM-Zugang per API-Key (OpenAI, Claude oder Gemini)" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Transkript noch nicht verfügbar", "massnahme": "Verzögerung erhöhen oder mit maximal drei Versuchen erneut abfragen. Bleibt es weiterhin leer, den Organisator informieren statt ein leeres Memo zu erzeugen. Der Formular-Trigger selbst prüft die Verfügbarkeit nicht, die Wartezeit liegt beim Nachbau vor dem Ausfüllen des Formulars durch die verantwortliche Person." }, { "fall": "Meeting ohne Transkript, weil die Transkription deaktiviert war", "massnahme": "Lauf überspringen und einen Hinweis senden, statt ein Memo aus fehlenden Daten zu erzeugen." }, { "fall": "Alle fünf Schritte des Automatisierungs-Exports sind auf die Fehlerstrategie stop gesetzt", "massnahme": "Bricht das Formular, der Analyse-Schritt, das Speichern im Notizsystem, die Entwurf-Erstellung oder der Versand ab, stoppt der gesamte Lauf ohne Fallback oder Wiederholung. Beim Nachbau in einem anderen Automations-Tool eigene Retry- oder Benachrichtigungslogik ergänzen, wenn ein stiller Abbruch vermieden werden soll." }, { "fall": "Die Versandregel intern gegen extern ist im Automatisierungs-Export nicht als eigener Schritt vorhanden", "massnahme": "Der Versand-Schritt verschickt die Mail direkt an alle participants aus dem Formular, ohne Prüfung auf externe Domains. Vor diesem Schritt muss beim Nachbau eine Bedingung ergänzt werden, die bei mindestens einem externen Teilnehmer die Mail als Entwurf statt als Versand ablegt." }, { "fall": "Externe Teilnehmer beteiligt", "massnahme": "Niemals automatisch versenden, sondern die unter dem vorherigen Punkt ergänzte Bedingung strikt umsetzen." }, { "fall": "Teilnehmerliste unvollständig", "massnahme": "Formular-Eingabe beziehungsweise Kalender-Berechtigungen auf vollständige Teilnehmer-E-Mails prüfen, da participants direkt als Empfängerfeld im Versand-Schritt verwendet wird." }, { "fall": "Sehr langes Transkript nahe am Token-Limit", "massnahme": "In Abschnitte teilen, jeden Abschnitt einzeln analysieren und die Ergebnisse im Memo zusammenführen." } ], "platzhalter": [ { "name": "meeting_title", "quelle": "Feld des Formular-Triggers, im Export als meetingFollowUpForm.output.meeting_title referenziert, verwendet im Titel der gespeicherten Seite" }, { "name": "meeting_date", "quelle": "Feld des Formular-Triggers, im Export als meetingFollowUpForm.output.meeting_date referenziert, verwendet im Titel der gespeicherten Seite und Entsprechung von [MEETING_DATUM] im Analyse-Prompt" }, { "name": "participants", "quelle": "Feld des Formular-Triggers, im Export als meetingFollowUpForm.output.participants referenziert, direkt als Empfänger im Versand-Schritt verwendet und Entsprechung von [TEILNEHMER_LISTE] im Analyse-Prompt" }, { "name": "Transkript-Datei", "quelle": "Vom Formular laut Knoten-Beschreibung als Datei gesammelt, im Export ohne eigenen referenzierten Feldnamen, Eingabe für den Analyse-Schritt und Entsprechung von [MEETING_TRANSKRIPT] im Analyse-Prompt" }, { "name": "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions", "quelle": "Strukturierte Ausgabefelder des Analyse-Schritts, zusammen die Entsprechung von [MEETING_MEMO], einzeln in den Inhalt der gespeicherten Seite eingesetzt" }, { "name": "success (Analyse-Schritt und Follow-up-Schritt)", "quelle": "Boolesches Statusfeld beider KI-Schritte, reine Ablaufsteuerung ohne inhaltlichen Wert im Memo oder in der Mail" }, { "name": "subject, body", "quelle": "Strukturierte Ausgabefelder des Follow-up-Schritts, im Versand-Schritt als Betreff und Text der Mail gesetzt" }, { "name": "Ablageort und Sichtbarkeit der gespeicherten Seite", "quelle": "Feste Konfigurationswerte des Speicher-Schritts im Export, keine dynamischen Werte, beim Nachbau auf den eigenen Arbeitsbereich anzupassen" }, { "name": "MEETING_DAUER", "quelle": "Von den Arbeitsprompts erwartet, im Automatisierungs-Export jedoch keinem Feld zugeordnet. Das Formular sammelt laut Knoten-Beschreibung nur meeting_title, die Transkript-Datei, meeting_date und participants, keine Dauer. Muss beim Nachbau ergänzt werden, wenn der Prompt sie nutzen soll." }, { "name": "NAECHSTES_MEETING", "quelle": "Vom Follow-up-Prompt erwartet, liefert im Export jedoch keiner der fünf Schritte. Muss beim Nachbau separat aus dem Kalender nachgezogen werden, sonst bleibt das Feld leer." }, { "name": "UNTERNEHMENS_TONALITÄT", "quelle": "Kein Formularfeld und keine Ausgabe eines Schritts im Export, wird vor Aktivierung manuell im Prompt hinterlegt." }, { "name": "ANREDE_STIL", "quelle": "Kein Formularfeld und keine Ausgabe eines Schritts im Export, wird vor Aktivierung manuell im Prompt hinterlegt." }, { "name": "BESONDERE_HINWEISE", "quelle": "Kein Formularfeld und keine Ausgabe eines Schritts im Export, optional, bleibt leer, wenn nichts zu ergänzen ist." } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "users", "recommended": [ { "slug": "meeting-geruest", "category": "skill", "name": "Das Meeting-Gerüst", "teaser": "Verwandelt Meeting-Notizen oder ein Transkript in ein strukturiertes Protokoll mit Entscheidungen, Action Items und einer versandfertigen Follow-up-Mail.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "list-todo" }, { "slug": "fireflies", "category": "tool", "name": "Fireflies", "teaser": "KI-Meeting-Assistent, der per Bot in Zoom, Meet und Teams mitschneidet, transkribiert, zusammenfasst und Insights in CRM- und Kollaborationstools einspeist.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "fireflies.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "granola", "category": "tool", "name": "Granola", "teaser": "Ein Meeting-Notizblock, der im Hintergrund mitschreibt, ohne dass ein sichtbarer Bot am Call teilnimmt.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "granola.svg", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "kunden-sync-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kunden-Sync-Briefing", "teaser": "Bereitet Ihren wiederkehrenden Kunden-Sync vor: konsolidiert offene Punkte, prüft den Projektstand und liefert eine kompakte Agenda mit vorbereiteten Antworten.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "meeting-briefing", "category": "skill", "name": "Das Meeting-Briefing", "teaser": "Verwandelt Meeting-Typ, Ziel und Teilnehmerliste in ein vollständiges Briefing-Dokument mit Agenda, antizipierten Fragen und Talking Points.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "clipboard-list" }, { "slug": "meeting-lotse", "category": "assistent", "name": "Der Meeting-Lotse", "teaser": "Ein Assistent für die strukturierte Meetingvorbereitung: klare Agenda, antizipierte Fragen und Einwände, fertige Nachbereitungs-Checkliste.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "compass" }, { "slug": "protokoll-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Protokoll-Dokumentierer", "teaser": "Verwandelt unstrukturierte Meeting-Notizen, Transkripte oder Stichpunkte in ein klares, scanbares Protokoll mit Entscheidungen, Verantwortlichen und Deadlines.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "clipboard-list" }, { "slug": "angebots-schiene", "category": "workflow", "name": "Die Angebots-Schiene", "teaser": "Ein Workflow, der aus einer eingehenden Angebotsanfrage automatisch einen geprüften Angebots-Draft baut, von der Anforderungsanalyse bis zur Freigabe durch den Vertrieb.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "file-badge" }, { "slug": "dokumenten-kette", "category": "workflow", "name": "Die Dokumenten-Kette", "teaser": "Erstellt automatisch eine strukturierte Zusammenfassung mit Key Takeaways für neue Dokumente im Cloud-Speicher und benachrichtigt das Team mit Link zur Summary.", "domaene": "Recherche & Wissensmanagement", "itemIcon": "files" }, { "slug": "fathom", "category": "tool", "name": "Fathom", "teaser": "KI-gestützter Meeting-Assistent, der Videocalls per Bot oder bot-frei aufzeichnet und transkribiert und sie über Ask Fathom sowie CRM-Synchronisation in durchsuchbare Notizen, Action Items und Vertriebsdaten verwandelt.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "fathom.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "jamie", "category": "tool", "name": "Jamie", "teaser": "Jamie ist ein deutscher KI-Meeting-Assistent, der Transkription lokal auf dem Gerät durchführt statt in der Cloud.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "jamie.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "meetily", "category": "tool", "name": "Meetily", "teaser": "Datenschutzorientierter KI-Meeting-Assistent mit vollständig lokaler Transkription, Sprechererkennung und Zusammenfassung, als Open-Source-Community-Edition.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "meetily.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "muesli", "category": "tool", "name": "Muesli", "teaser": "Quelloffene macOS-App für lokales Diktieren und botfreie Meeting-Transkription, mit Spracherkennung vollständig auf Apple Silicon statt in der Cloud.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "muesli.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "tldv", "category": "tool", "name": "tldv", "teaser": "tldv ist ein KI Meeting Assistent, der sich klar auf Vertrieb und Recruiting ausgerichtet hat.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": 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