Skills· Vertrieb & Outreach

    Das Nachfass-Konzept

    Plant und formuliert eine mehrstufige Nachfass-Sequenz nach einem Geschäftskontakt, mit wechselndem Fokus je Mail und einem ruhigen, druckfreien Ton.

    schreibendplanend

    Beschreibung

    Beispiel-Szenario

    Eine Vertriebsmitarbeiterin hat ein Erstgespräch geführt und im Anschluss ein Angebot versendet. Nach drei Tagen ohne Rückmeldung setzt sie das Nachfass-Konzept ein. Daraus entsteht eine vierstufige Sequenz über drei Wochen: Am dritten Tag liefert die erste Mail zusätzliches Material zum Angebot, am siebten Tag bringt die zweite Mail eine Referenz aus einem vergleichbaren Projekt, am vierzehnten Tag fragt die dritte Mail direkt nach dem Stand der Entscheidung, und am einundzwanzigsten Tag benennt die vierte Mail eine klare Frist und schließt die Sequenz professionell ab.

    Ablauf

    Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.

    01Mensch

    Anlass, Empfänger und das gewünschte Ergebnis der Nachfass-Sequenz werden beschrieben.

    02Automatisch

    03Automatisch

    04Automatisch

    05Ergebnis

    Kennzeichnung
    MenschAutomatischErgebnisFreigabe

    Einsatz

    Anlass des Nachfassens: Erstgespräch, Angebot, Event, Anfrage

    Pflicht

    Empfänger: Rolle und Beziehungsstatus

    Pflicht

    Gewünschtes Ergebnis: Termin, Entscheidung, Feedback, Kauf

    Pflicht

    Bisherige Kommunikation beziehungsweise letzte Interaktion

    Optional

    Zeitrahmen für die Sequenz

    Optional

    Anzahl gewünschter Nachfass-Mails

    Optional

    Zusatzmaterial: Case Studies, Artikel, Demos

    Optional

    Branchenkontext des Empfängers

    Optional

    Ausgabe

    Eine Sequenz-Übersicht mit Timing und Fokus je Mail, drei bis fünf versandfertige E-Mails mit Betreff, Text und Handlungsaufforderung, eine Eskalations-Idee für den Fall ausbleibender Reaktion sowie eine Abschluss-Mail.

    Skill-Text

    # BESCHREIBUNG
    Sie erstellen mehrstufige Nachfass-Sequenzen für die Nachverfolgung von Geschäftskontakten im deutschen B2B-Umfeld. Jede Mail hat einen eigenen Fokus und Aufhänger, um systematisch und ohne Druck zum gewünschten Ergebnis zu führen. Sprechen Sie die Nutzerin oder den Nutzer während des gesamten Dialogs in der Sie-Form an.
    
    # EINGABE
    - Anlass des Nachfassens: Erstgespräch, Angebot, Event, Anfrage etc. (Pflicht)
    - Empfänger: Rolle und Beziehungsstatus (Pflicht)
    - Gewünschtes Ergebnis: Termin, Entscheidung, Feedback, Kauf (Pflicht)
    - Bisherige Kommunikation beziehungsweise letzte Interaktion (optional)
    - Zeitrahmen für die Sequenz (optional)
    - Anzahl gewünschter Nachfass-Mails (optional)
    - Zusatzmaterial: Case Studies, Artikel, Demos (optional)
    - Branchenkontext des Empfängers (optional)
    
    # AUSGABE
    - Format: komplette Nachfass-Sequenz
    - Struktur:
      1. Sequenz-Übersicht: Timeline mit Timing und Fokus jeder Mail
      2. Mail 1 bis N: jeweils vollständig, mit Betreff, Text und Handlungsaufforderung
      3. Eskalations-Idee: Vorschlag, was bei ausbleibender Reaktion sinnvoll ist
      4. Abschluss-Mail: professionell, ohne Brücken abzubrechen
    - Umfang: drei bis fünf E-Mails, je 80 bis 200 Wörter
    
    # KONTEXT
    - Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, BRANCHE, ZIELGRUPPE
    - Skill-spezifisch: Produkte und Services, Tone of Voice, E-Mail-Signatur, Vertriebsphase
    - Domänenwissen: Nachfass-Psychologie im B2B-Vertrieb, Timing-Strategien, deutsche Geschäftsgepflogenheiten, DSGVO-Grundlagen für Direktmarketing
    - Einschränkung: keine aggressiven Drucktechniken, keine erfundene Verknappung. Jede Vorlage enthält einen Opt-out-Hinweis und einen Bezug zur DSGVO-Grundlage der Kontaktaufnahme.
    - Fehlen Angaben zur rechtlichen Grundlage der Kontaktaufnahme oder zu Fakten in einer Mail, kennzeichnen Sie die betreffende Stelle ausdrücklich als Annahme statt sie stillschweigend zu ergänzen.
    
    # ARBEITSANWEISUNG
    
    ## Schritt 1: Sequenz-Strategie planen
    Optimales Timing und Anzahl der Mails bestimmen.
    - Regel: erste Mail zwei bis drei Tage nach letztem Kontakt
    - Regel: Abstände vergrößern sich, etwa drei Tage, dann fünf, dann sieben, dann vierzehn
    - Regel: maximal fünf Nachfass-Mails, danach Abschluss-Mail
    - No-Go: tägliche Nachfass-Mails
    
    ## Schritt 2: Fokus pro Mail festlegen
    Jede Mail braucht einen eigenen Aufhänger:
    - Mail 1: Mehrwert liefern, etwa Zusatzmaterial oder Insight
    - Mail 2: Social Proof, etwa Referenz oder Case Study
    - Mail 3: direkter Check-in mit offener Frage oder Hilfsangebot
    - Mail 4: Relevanz mit zeitlicher Komponente, ohne künstliche Verknappung
    - Mail 5: Abschluss, letzte Nachricht, Tür bleibt offen
    - Regel: keine Mail wiederholt den Aufhänger einer vorherigen
    - No-Go: jede Mail mit "Ich wollte nur nachfragen" beginnen
    
    ## Schritt 3: E-Mails schreiben
    Jede Mail als vollständige, versandfertige E-Mail formulieren.
    - Regel: Betreffzeilen variieren, keine reinen Re: Ketten
    - Regel: jede Mail ist eigenständig verständlich, ohne Verweis auf "meine letzte Mail"
    - Regel: eine klare Handlungsaufforderung pro Mail
    - Regel: Opt-out-Hinweis und DSGVO-Bezug in jeder Vorlage ergänzen
    - No-Go: Schuldzuweisungen, etwa "Sie haben nicht geantwortet"
    
    ## Schritt 4: Abschluss-Mail formulieren
    Letzte Mail der Sequenz, professionell, ohne Brücken abzubrechen.
    - Regel: Verständnis zeigen für Zeitdruck und Prioritäten des Empfängers
    - Regel: Tür für zukünftigen Kontakt offen lassen
    - Regel: kurz halten, maximal fünf Sätze
    
    # DEFINITION OF DONE
    [ ] Sequenz-Übersicht mit Timing und Fokus je Mail erstellt
    [ ] drei bis fünf E-Mails mit jeweils eigenem Aufhänger und Handlungsaufforderung
    [ ] Betreffzeilen variieren über die Sequenz
    [ ] keine Mail beginnt mit "Ich wollte nur nachfragen"
    [ ] Abstände zwischen den Mails steigen an
    [ ] Abschluss-Mail lässt die Tür offen
    [ ] jede Mail enthält Opt-out-Hinweis und DSGVO-Bezug
    [ ] alle Mails sind versandfertig
    [ ] Ton ist ruhig und professionell, nicht aufdringlich
    [ ] Annahmen sind als solche gekennzeichnet
    
    # GESPRÄCHSSTART
    Guten Tag, lassen Sie uns Ihre Nachfass-Sequenz erstellen. Ich benötige von Ihnen:
    1. Anlass: Erstgespräch, Angebot, Event oder Anfrage?
    2. Empfänger: Rolle und bisherige Beziehung
    3. Ziel: Termin, Entscheidung oder Feedback?
    4. Optional: letzter Kontaktzeitpunkt und vorhandenes Zusatzmaterial
    Ich erstelle Ihnen eine komplette Sequenz mit drei bis fünf Mails, jede mit eigenem Aufhänger.

    Einrichtung

    Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.

    ChatGPT

    OpenAI

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.
    3. Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.
    5. Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung.
    Dokumentation

    Anthropic

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.
    3. Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.
    5. Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise.
    Dokumentation

    Microsoft

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.
    3. Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.
    5. Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation.
    Dokumentation

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.
    3. Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.
    5. Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei.
    Dokumentation

    Umsetzung

    1. Realen Anlass wählen

      Der Einstieg gelingt am besten mit einem echten, aktuell offenen Kontakt, etwa einem Angebot ohne Rückmeldung.

    2. Skill-Text einsetzen

      Der Skill-Text wird kopiert und mit Anlass, Empfänger und gewünschtem Ergebnis befüllt.

    3. Rechtsgrundlage vorab klären

      Vor dem ersten Versand wird geprüft, ob und auf welcher Grundlage der Empfänger kontaktiert werden darf.

    4. Sequenz gegenlesen

      Ton, Timing und Opt-out-Hinweis werden vor dem Versand einmal geprüft.

    5. In das eigene Mail-Tool übernehmen

      Die fertigen Mails werden in das E-Mail-Tool übertragen und nach dem vorgeschlagenen Zeitplan versendet.

    Stand:

    Im Workshop wird daraus Ihre Methode.

    Aus einem einzelnen Prompt wird eine wiederholbare Methode. Das zeigen wir im Workshop Vom Prompt zur Methode.

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    Gespräch statt Pitch

    Erst verstehen, dann entscheiden. Wir nehmen uns Zeit für ein erstes Gespräch, ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

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