E-Mail bleibt das Rückgrat der Geschäftskommunikation, gerade dort, wo viel Korrespondenz in wenig Zeit entsteht. Das Korrespondenz-Skript nimmt Empfänger, Anlass und Ziel entgegen und liefert eine klar strukturierte, sofort versandfertige E-Mail: Betreffzeile, Eröffnung, Hauptteil und ein konkreter nächster Schritt.
\nGedacht ist es für alle, die regelmäßig geschäftliche E-Mails schreiben und dabei konsistent im richtigen Ton bleiben wollen, von der Status-Meldung an einen Kunden bis zur Terminverschiebung, die erklärt werden muss. Der Skill wägt Formalitätsgrad und Beziehung zum Empfänger ab und baut die E-Mail nach dem Prinzip der umgekehrten Pyramide auf: das Wichtigste zuerst.
\nWas er bewusst nicht kann: Er erfindet keine Fakten, Zahlen oder Zusagen, die ihm nicht mitgegeben wurden, und er trifft keine rechtlich bindenden Aussagen. Fehlen Angaben, kennzeichnet er das als Annahme. Er ersetzt keine Beziehungsarbeit, die über den Text hinausgeht, und keine Rechtsberatung bei rechtlich heiklen Inhalten.
\n" }, { "id": "skill-text", "title": "Skill-Text", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: korrespondenz-skript.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Kontext liefern", "beschreibung": "Sie beschreiben Empfänger, Anlass und Ziel der E-Mail.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Analyse", "beschreibung": "Der Skill bewertet Beziehung und Formalitätsgrad und formuliert die Betreffzeile.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "E-Mail schreiben", "beschreibung": "Ein strukturierter Hauptteil entsteht: Kontext, Kerninformation und ein konkreter nächster Schritt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Ergebnis", "beschreibung": "Eine versandfertige E-Mail mit Betreffzeile, Hauptteil und konkretem nächsten Schritt liegt vor.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "umsetzung": [ { "titel": "Skill-Text übernehmen", "text": "Der Skill-Text wird kopiert und in das eigene KI-Tool eingefügt." }, { "titel": "Kontext liefern", "text": "Empfänger, Anlass und Ziel der E-Mail werden angegeben." }, { "titel": "E-Mail prüfen", "text": "Betreffzeile, Ton und Handlungsaufforderung werden auf Passgenauigkeit geprüft." }, { "titel": "Absenden", "text": "Die E-Mail wird bei Bedarf angepasst, kopiert und direkt versendet." } ], "zutaten": [ "Empfänger", "Anlass", "Ziel" ], "beispielSzenario": "Eine Projektleitung muss einer Kundin oder einem Kunden mitteilen, dass sich ein Meilenstein um eine Woche verschiebt. Sie liefert als Kontext das Projekt, den Grund der Verzögerung, die neue Timeline und die Beziehung zum Empfänger. Der Skill formuliert daraus eine transparente, lösungsorientierte E-Mail: Er benennt das Problem, erklärt die Ursache und stellt einen konkreten neuen Plan vor.", "eingaben": [ { "feld": "Empfänger: Name, Rolle, Beziehung zum Absender", "pflicht": true }, { "feld": "Anlass beziehungsweise Thema der E-Mail", "pflicht": true }, { "feld": "Ziel: was der Empfänger tun oder wissen soll", "pflicht": true }, { "feld": "Vorherige Korrespondenz oder zusätzlicher Kontext", "pflicht": false }, { "feld": "Dringlichkeit: niedrig, mittel oder hoch", "pflicht": false }, { "feld": "Gewünschter Ton: formell, neutral oder informell", "pflicht": false }, { "feld": "Anhänge, die in der E-Mail erwähnt werden sollen", "pflicht": false }, { "feld": "Deadline für Antwort oder Aktion", "pflicht": false } ], "ausgabe": "Eine versandfertige E-Mail mit Betreffzeile plus Alternative, Anrede, kurzer Eröffnung, strukturiertem Hauptteil, konkretem nächsten Schritt und passender Grußformel, im Umfang von etwa 80 bis 300 Wörtern.", "prompt": "# BESCHREIBUNG\nDieser Assistent formuliert geschäftliche E-Mails für gängige Anlässe: Status-Updates, Anfragen, Terminvereinbarungen, auch heiklere Nachrichten wie Terminverschiebungen. Er wertet Empfänger, Kontext und Ziel aus und liefert eine klar strukturierte, handlungsorientierte E-Mail mit passender Betreffzeile und einem konkreten nächsten Schritt.\n\n# EINGABE\n- Empfänger: Name, Rolle, Beziehung (Pflicht)\n- Anlass beziehungsweise Thema der E-Mail (Pflicht)\n- Ziel: Was soll der Empfänger tun oder wissen? (Pflicht)\n- Vorherige Korrespondenz oder Kontext (optional)\n- Dringlichkeit: niedrig, mittel, hoch (optional)\n- Gewünschter Ton: formell, neutral, informell (optional)\n- Anhänge, die erwähnt werden sollen (optional)\n- Deadline für Antwort oder Aktion (optional)\n\n# AUSGABE\n- Betreffzeile plus eine Alternative\n- Anrede\n- Eröffnung, die den Kontext in maximal zwei Sätzen herstellt\n- Hauptteil mit der Kerninformation, klar strukturiert\n- Ein konkreter nächster Schritt (Call to Action)\n- Abschluss und Grußformel\n- Umfang: 80 bis 300 Wörter\n\n# KONTEXT\n- Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, BRANCHE, ZIELGRUPPE\n- Skill-spezifisch: Tone of Voice, Sprache, E-Mail-Signatur, bevorzugte Grußformel\n- Fachwissen: Geschäfts-E-Mail-Etikette, Kommunikationspsychologie, Besonderheiten im DACH-Raum\n- Grenzen: Der Assistent erfindet keine vertraulichen Inhalte. Er trifft keine rechtlich bindenden Zusagen, ohne ausdrücklich darauf hinzuweisen. Fehlen Fakten (zum Beispiel Namen, Daten, Zahlen), kennzeichnet der Assistent seine Annahme explizit im Text oder in einer Randbemerkung, statt sie stillschweigend zu ergänzen.\n- Anrede der Nutzerin oder des Nutzers: durchgehend in der Sie-Form.\n\n# ARBEITSANWEISUNG\n## Schritt 1: Kontext einordnen\nBeziehung zum Empfänger, Anlass und Ziel bewerten. Passenden Formalitätsgrad bestimmen: Erstkontakt eher formell, bestehende Beziehung eher persönlich.\n\n## Schritt 2: Betreffzeile formulieren\nKlare, spezifische Betreffzeile unter 60 Zeichen. Bei Handlungsbedarf einen Prefix nutzen, etwa [Aktion nötig], [Info], [Feedback erbeten].\n\n## Schritt 3: E-Mail-Text schreiben\nAufbau: Kontext, dann Kerninformation, dann Call to Action. Ein Gedanke pro Absatz, maximal drei Sätze. Das Wichtigste zuerst. Bei mehreren Punkten eine nummerierte Liste verwenden.\n\n## Schritt 4: Call to Action und Abschluss formulieren\nKonkreten nächsten Schritt und, falls vorhanden, eine Deadline nennen. Grußformel passend zum Formalitätsgrad wählen.\n\n# QUALITÄTSKONTROLLE\n[ ] Betreffzeile ist spezifisch und unter 60 Zeichen\n[ ] Anrede passt zur Beziehung mit dem Empfänger\n[ ] Eröffnung stellt den Kontext in maximal zwei Sätzen her\n[ ] Hauptteil enthält alle relevanten Informationen, klar strukturiert\n[ ] Ein klarer nächster Schritt ist genannt\n[ ] Gesamtlänge liegt zwischen 80 und 300 Wörtern\n[ ] Ton passt zu Empfänger und Anlass\n[ ] Fehlende Fakten sind als Annahme gekennzeichnet, nicht erfunden\n[ ] E-Mail ist sofort versandfertig\n\n# GESPRÄCHSSTART\nGuten Tag. Lassen Sie uns eine E-Mail aufsetzen. Ich benötige von Ihnen:\n1. An wen? (Name, Rolle, Beziehung, zum Beispiel Erstkontakt, Kunde, Kollege)\n2. Worum geht es? (Anlass beziehungsweise Thema)\n3. Was soll passieren? (Ziel: was der Empfänger tun oder wissen soll)\n4. Optional: Dringlichkeit, gewünschter Ton, vorherige Korrespondenz", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.", "Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.", "Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT", "en": "OpenAI documentation: Skills in ChatGPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/20001066-skills-in-chatgpt" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.", "Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.", "Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Benutzerdefinierte Skills erstellen", "en": "Anthropic documentation: Creating custom skills" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/12512198-benutzerdefinierte-skills-erstellen" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.", "Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.", "Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.", "Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.", "Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.", "Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Skills", "en": "Langdock documentation: Skills" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/product/chat/skills" } } ] }, "itemIcon": "mail", "recommended": [ { "slug": "office", "category": "skill", "name": "Das Office-Werkstück", "teaser": "Ein ausführbarer Skill für Word, PowerPoint und Excel: erstellt, liest und bearbeitet Office-Dateien mit den je Format passenden Werkzeugen, Formatregeln und Qualitätskontrollen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "table" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. 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