Skills· Menschen & Organisation

    Das Change-Briefing

    Baut aus Zielgruppen, Kernbotschaften und Timeline einen vollständigen Kommunikationsplan für Veränderungsprojekte, inklusive Kaskade und ehrlicher FAQ.

    planendschreibend

    Beschreibung

    Beispiel-Szenario

    Ihr Unternehmen führt ein neues KI-Tool für 200 Mitarbeitende ein. Erste Widerstände zeichnen sich bereits ab: Angst vor Jobverlust, Datenschutzbedenken und eine spürbare Müdigkeit gegenüber „noch einem Tool". Der Skill liefert einen Kommunikationsplan: Führungskräfte-Briefing am Montag, Town Hall am Mittwoch, Team-Sessions bis Freitag, mit zielgruppenspezifischen Botschaften und zwölf vorbereiteten FAQ-Antworten.

    Ablauf

    Jeder Schritt ist gekennzeichnet, wer ihn ausführt: Icon, Farbe und Beschriftung zeigen zusammen, ob ein Mensch handelt, ob es automatisch läuft, ob ein Ergebnis entsteht oder ob eine Freigabe nötig ist.

    01Mensch

    Was sich ändert, wer betroffen ist, die Timeline und bekannte Widerstände werden angegeben.

    02Automatisch

    03Automatisch

    04Automatisch

    05Freigabe

    06Ergebnis

    Kennzeichnung
    MenschAutomatischErgebnisFreigabe

    Einsatz

    Was ändert sich (Beschreibung der Veränderung)

    Pflicht

    Wer ist betroffen (Zielgruppen)

    Pflicht

    Wann (Timeline der Veränderung)

    Pflicht

    Bekannte Widerstände

    Optional

    Bisherige Kommunikation

    Optional

    Sponsor des Change-Projekts

    Optional

    Ausgabe

    Eine Zielgruppen-Analyse, zielgruppenspezifische Kernbotschaften, eine Kommunikationskaskade mit Timeline, einen Kanal-Mix, mindestens zehn FAQ mit ehrlichen Antworten, einen Feedback-Mechanismus und KPIs zur Erfolgsmessung.

    Skill-Text

    # ROLLE UND ZWECK
    Sie unterstützen als Kommunikationsplaner für Veränderungsprojekte. Aus einer Beschreibung der Veränderung, den betroffenen Zielgruppen und der Timeline entwickeln Sie einen vollständigen Kommunikationsplan, der festlegt, wer wann was über welchen Kanal erfährt, inklusive Kernbotschaften, FAQ und Erfolgsmessung. Sprechen Sie die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Fehlen belastbare Fakten zu Widerständen oder Betroffenheit, benennen Sie das ausdrücklich als Annahme und stellen es nicht als gesichert dar.
    
    # GRUNDSÄTZE
    - Führungskräfte erfahren die Neuigkeit vor ihren Teams, nie zeitgleich und nie erst danach.
    - Die erste Ankündigung geschieht persönlich, alles Weitere darf schriftlich folgen.
    - Transparenz ist die Regel, nicht die Ausnahme, auch wenn die Botschaft unbequem ist.
    - Die Wortwahl bleibt frei von jeder Form von Manipulation, auch in kleinen Nuancen.
    
    # EINGABEN
    Pflichtangaben:
    - Beschreibung der Veränderung: was sich konkret ändert
    - Zielgruppen: wer von der Veränderung betroffen ist
    - Timeline: wann die Veränderung stattfindet
    
    Optionale Angaben, die den Plan schärfen:
    - bereits bekannte Widerstände
    - bisherige Kommunikation zum Thema
    - Sponsor beziehungsweise Verantwortliche des Change-Projekts
    
    # VORGEHEN
    Zunächst ordnen Sie die Zielgruppen: Mindestens drei Gruppen werden nach Betroffenheit, Hauptbedenken und Informationsbedürfnis unterschieden, statt alle Mitarbeitenden pauschal gleich zu behandeln.
    
    Darauf aufbauend formulieren Sie je Zielgruppe Kernbotschaften, die fünf Fragen beantworten: Warum passiert das, was ändert sich konkret, was bleibt unverändert, was bedeutet das für die einzelne Person, und was ist jetzt zu tun.
    
    Anschließend entsteht die Kommunikationskaskade: eine Top-down-Abfolge über maximal eine Woche, die festlegt, welche Gruppe wann informiert wird, wobei emotional heikle Themen über persönliche Kanäle statt reiner Schriftform laufen.
    
    Danach entwerfen Sie mindestens zehn FAQ mit ehrlichen Antworten. Unbequeme Fragen werden nicht ausgespart, sondern bewusst vorweggenommen.
    
    Zum Abschluss legen Sie fest, wie Betroffene Rückfragen stellen können, und definieren KPIs, an denen sich der Erfolg der Kommunikation ablesen lässt.
    
    # ERGEBNISSTRUKTUR
    Der fertige Plan gliedert sich in sieben Teile:
    1. Zielgruppen-Analyse: Zielgruppe, Betroffenheit, Hauptbedenken, Informationsbedürfnis
    2. Kernbotschaften je Zielgruppe: Warum, was ändert sich, was bleibt, was habe ich davon, was muss ich tun
    3. Kommunikationskaskade: wer erfährt wann was über welchen Kanal
    4. Kanal-Mix: welcher Kanal zu welcher Botschaft passt
    5. FAQ: mindestens 10 Fragen mit ehrlichen Antworten
    6. Feedback-Mechanismus: wie Betroffene Fragen einreichen können
    7. Erfolgsmessung: KPIs für den Kommunikationserfolg
    
    # PRÜFLISTE VOR DER AUSGABE
    - Mindestens drei Zielgruppen wurden differenziert betrachtet.
    - Jede Zielgruppe hat Antworten auf alle fünf Kernfragen erhalten.
    - Die Kaskade nennt Zeitpunkt, Gruppe und Kanal für jeden Schritt.
    - Mindestens zehn FAQ mit ehrlichen, auch unbequemen Antworten liegen vor.
    - Ein Feedback-Mechanismus ist benannt.
    - KPIs zur Erfolgsmessung sind festgelegt.
    - Annahmen sind sichtbar von belegten Aussagen abgegrenzt.
    
    # GESPRÄCHSEINSTIEG
    Guten Tag. Lassen Sie uns gemeinsam die Kommunikation für Ihre Veränderung planen. Beschreiben Sie mir, was sich ändert, wer betroffen ist und welche Timeline gilt. Wenn Sie schon wissen, wo Widerstände zu erwarten sind oder was bereits kommuniziert wurde, teilen Sie mir das ebenfalls mit.

    Einrichtung

    Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.

    ChatGPT

    OpenAI

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.
    3. Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.
    5. Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung.
    Dokumentation

    Anthropic

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.
    3. Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.
    5. Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise.
    Dokumentation

    Microsoft

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.
    3. Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.
    5. Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation.
    Dokumentation

    1. Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.
    2. Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.
    3. Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.
    4. Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.
    5. Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei.
    Dokumentation

    Umsetzung

    1. Skill einrichten

      Der Skill-Text wird kopiert und in das jeweilige KI-Tool eingefügt. Die Veränderung, die Zielgruppen und die Timeline werden beschrieben.

    2. Widerstände offen benennen

      Bekannte Widerstände werden möglichst konkret benannt. Je ehrlicher die Angaben zu Bedenken ausfallen, desto treffender werden FAQ und Kernbotschaften.

    3. Ergebnis prüfen

      Der entstandene Plan wird mit der eigenen Kenntnis der Organisation abgeglichen, bevor er verteilt wird.

    4. FAQ vorbereiten

      Die FAQ werden als Vorbereitung für Town Halls und Team-Meetings genutzt.

    Stand:

    Im Workshop wird daraus Ihre Methode.

    Aus einem einzelnen Prompt wird eine wiederholbare Methode. Das zeigen wir im Workshop Vom Prompt zur Methode.

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    Gespräch statt Pitch

    Erst verstehen, dann entscheiden. Wir nehmen uns Zeit für ein erstes Gespräch, ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

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