Die Rechnungs-Strecke

Beschreibung

ZIEL
Bauen Sie einen Workflow, der bei eingehenden PDF-Rechnungen automatisch die Rechnungsdaten extrahiert, sie gegen Bestelldaten und Wareneingang im ERP abgleicht und bei Übereinstimmung die Buchung im Buchhaltungssystem auslöst. Bei Abweichungen benachrichtigt der Workflow das Finance-Team mit allen Details und markiert den Fall zur manuellen Prüfung, statt ihn automatisch durchzubuchen.

Passen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, die Verzweigung und den Datenfluss.

TRIGGER
Typ: neue E-Mail mit PDF-Anhang im dedizierten Rechnungs-Postfach, zum Beispiel [email protected].
Filter: nur Anhänge vom Typ PDF, andere E-Mails werden ignoriert.

SCHRITTE
1. PDF auslesen: Gewinnen Sie den Text per OCR oder Extraktion aus dem Anhang.
2. KI-Schritt: Datenextraktion. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Rechnungsdaten-Extraktion (siehe Abschnitt Arbeitsprompts). Ausgabe: JSON mit allen Rechnungsfeldern.
3. Duplikats-Check: Prüfen Sie Rechnungsnummer und Lieferant gemeinsam als eindeutigen Schlüssel gegen bereits verarbeitete Rechnungen. Bei einem Duplikat springen Sie direkt zu Schritt 7 und kennzeichnen den Fall als Duplikat.
4. Bestelldaten laden: Laden Sie die Bestelldaten über die Bestellnummer aus dem ERP (SAP, Dynamics oder Odoo). Fehlt die Bestellnummer, nutzen Sie als Fallback das Matching über Lieferant, Betrag und Datum.
5. KI-Schritt: Abgleich. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Abweichungsanalyse (siehe Abschnitt Arbeitsprompts) mit dem Rechnungs-JSON und dem Bestell-JSON als Eingabe. Ausgabe: JSON mit einer Empfehlung.
6. Verzweigung: Lautet die Empfehlung automatisch_buchen, lösen Sie die Buchung im Buchhaltungssystem (DATEV, Lexoffice oder vergleichbar) mit Kostenstellen- und Konten-Mapping aus.
7. Sonst, bei einem Duplikat oder ohne gefundene Bestellung: Eskalieren Sie an das Finance-Team per Ticket oder Nachricht in Slack oder Teams, mit Rechnungsdaten, Bestelldaten und allen Abweichungsdetails. Markieren Sie den Fall zur manuellen Prüfung.
8. Beide Zweige: Protokollieren Sie Eingangs-E-Mail, extrahiertes JSON, Abgleichsergebnis und finalen Status im Audit-Log.

PROMPTS
Übernehmen Sie die beiden Arbeitsprompts aus dem gleichnamigen Abschnitt unverändert und vollständig. Ändern Sie an den enthaltenen Platzhaltern nichts und mappen Sie sie wie im Datenfluss beschrieben.

DATENFLUSS
Schritt 1 zu Schritt 2: extrahierter Rechnungstext.
Schritt 2 zu Schritt 3, 4 und 5: Rechnungs-JSON.
Schritt 4 zu Schritt 5: Bestelldaten als Bestell-JSON.
Schritt 5 zu Schritt 6 und 7: die Felder Empfehlung, gefundene Abweichungen, Details und Begründung aus dem Abgleichsergebnis.

FEHLERBEHANDLUNG
Unvollständige Extraktion, etwa wenn Rechnungsnummer oder Bruttobetrag fehlen: nicht buchen, eskalieren und die Ursache im Review-Hinweis benennen.
Keine Bestellung gefunden, auch nicht per Fallback-Matching: nicht buchen, eskalieren.
Duplikat erkannt: nicht buchen, als Duplikat eskalieren.
Fremdwährung oder ungewöhnliches Format: zur manuellen Prüfung eskalieren.
Grundsatz: Buchen Sie im Zweifel nie automatisch, eskalieren Sie stattdessen.

PLATZHALTER-KONVENTION
Alle Platzhalter in eckigen Klammern in den beiden Arbeitsprompts werden dynamisch gemappt, wie im Datenfluss beschrieben. Nicht dynamisch ist der Toleranzwert im Abgleichsprompt: Diesen legen Sie vor der Aktivierung selbst fest, kalibriert an echten Rechnungen aus der Vergangenheit. Listen Sie alle manuell zu konfigurierenden Platzhalter am Ende gesondert auf.

SELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS
Prüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, insbesondere die Verzweigung zwischen Buchung und Eskalation sowie das Audit-Log in beiden Zweigen?
2. Sind beide Arbeitsprompts vollständig und unverändert eingesetzt, und ist der Toleranzwert gemappt?
3. Greifen Duplikats-Check und Fallback-Matching wie beschrieben?
4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: Rechnungs-Postfach, ERP- und Buchhaltungszugang, Kostenstellen- und Konten-Mapping, Toleranzwert und Eskalationskanal?

Arbeitsprompts

Sie sind ein Experte für Rechnungsanalyse. Analysieren Sie die folgende Rechnung und extrahieren Sie alle relevanten Daten in einem strukturierten JSON-Format. Wenn eine Angabe aus dem Rechnungstext nicht eindeutig hervorgeht, kennzeichnen Sie das als Annahme statt sie als gesichert darzustellen.

RECHNUNG:
[RECHNUNGS_TEXT]

Extrahieren Sie folgende Informationen:
- Rechnungsnummer
- Lieferant/Rechnungssteller (Name und Adresse)
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Nettobetrag
- Mehrwertsteuersatz und -betrag
- Bruttobetrag (Gesamtsumme)
- Leistungsbeschreibung/Positionen
- Bestellnummer (falls vorhanden)
- IBAN/Bankverbindung

AUSGABEFORMAT (JSON):
{
  "rechnungsnummer": "...",
  "lieferant": {"name": "...", "adresse": "..."},
  "rechnungsdatum": "YYYY-MM-DD",
  "faelligkeitsdatum": "YYYY-MM-DD",
  "nettobetrag": 0.00,
  "mwst_satz": 0.00,
  "mwst_betrag": 0.00,
  "bruttobetrag": 0.00,
  "leistungen": ["Position 1", "Position 2"],
  "bestellnummer": "...",
  "iban": "..."
}

Wenn Informationen nicht vorhanden sind, setzen Sie den Wert auf null. Achten Sie auf korrekte Zahlenformate mit Punkt als Dezimaltrennzeichen.

Sie sind ein Experte für Rechnungsprüfung. Vergleichen Sie die extrahierten Rechnungsdaten mit den Bestelldaten und identifizieren Sie Abweichungen. Kennzeichnen Sie jede Einschätzung, für die relevante Informationen fehlen, ausdrücklich als Annahme.

RECHNUNGSDATEN:
[RECHNUNGSDATEN_JSON]

BESTELLDATEN:
[BESTELLDATEN_JSON]

PRÜFKRITERIEN:
- Lieferant stimmt überein
- Betrag weicht maximal [TOLERANZ_PROZENT]% ab
- Leistungsbeschreibung passt zur Bestellung
- Bestellnummer ist korrekt (falls vorhanden)

AUSGABE:
Erstellen Sie eine strukturierte Analyse im folgenden JSON-Format:
{
  "abweichungen_gefunden": true/false,
  "details": [
    {"kategorie": "Betrag/Lieferant/Leistung", "beschreibung": "...", "schweregrad": "kritisch/mittel/gering"}
  ],
  "empfehlung": "automatisch_buchen" oder "manuelle_prüfung_erforderlich",
  "begruendung": "..."
}

Seien Sie präzise und nennen Sie konkrete Zahlen bei Abweichungen. Bei Beträgen unter [TOLERANZ_PROZENT]% Abweichung gilt die Rechnung als korrekt.

JSON-Export