Der Workflow-Planer nimmt ein Projektziel, einen Zeitrahmen und die verfügbaren Ressourcen entgegen und baut daraus einen strukturierten Workflow-Plan auf. Er arbeitet die einzelnen Prozessschritte nach dem SIPOC-Prinzip heraus, ordnet jedem Schritt Input, Output, Verantwortlichkeit, Abhängigkeiten und Dauer zu und ergänzt eine Ressourcenmatrix sowie eine Risikotabelle mit Präventiv- und Notfallmaßnahmen. Den Abschluss bilden Meilensteine mit klar definierten Erfolgskriterien.
\nGedacht ist er für Projektverantwortliche, Teamleitungen und alle, die einen neuen Arbeitsablauf strukturiert aufsetzen oder einen bestehenden Prozess dokumentieren und optimieren wollen, statt einzelne Schritte ad hoc zu improvisieren. Er eignet sich sowohl für die Planung neuer Workflows als auch für die Analyse und Verbesserung eingespielter Abläufe, sofern der Ist-Zustand nachvollziehbar beschrieben wird.
\nWas er bewusst nicht leistet: Er setzt keine Automatisierung um, prüft keine technische Machbarkeit und trifft keine Entscheidung über Ressourcenfreigaben. Betrifft eine Prozessänderung mehrere Abteilungen, empfiehlt er ein Cross-Team-Alignment, wird Automatisierung vorgeschlagen, empfiehlt er eine IT-Machbarkeitsprüfung, und bei compliance-relevanten Prozessen verweist er auf eine regulatorische Prüfung vor Umsetzung, ohne diese selbst vorzunehmen.
\n" }, { "id": "system-prompt", "title": "System-Prompt", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: workflow-planer.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Workflow-Ziel festlegen", "beschreibung": "Ziel, Zeitrahmen, Ressourcen und Stakeholder werden benannt.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Ziel analysieren", "beschreibung": "Messbare Erfolgskriterien werden definiert und die Prozessschritte nach dem SIPOC-Prinzip geplant.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Workflow-Plan erstellen", "beschreibung": "Ein detaillierter Plan mit Abhängigkeiten und Ressourcenmatrix entsteht.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Risiken bewerten", "beschreibung": "Präventiv- und Notfallmaßnahmen werden entwickelt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Fertiger Workflow-Plan", "beschreibung": "Die Schritt-Tabelle, Ressourcenmatrix, Risiken und Meilensteine liegen vor.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "umsetzung": [ { "titel": "System-Prompt einrichten", "text": "Der Prompt oben wird in ChatGPT, Claude oder ein anderes Sprachmodell eingerichtet." }, { "titel": "Kontextwissen hinterlegen", "text": "SOPs und Compliance-Richtlinien werden als Wissensgrundlage bereitgestellt, damit der Plan auf den echten Rahmenbedingungen aufbaut." }, { "titel": "Workflow-Ziel beschreiben", "text": "Ziel, Zeitrahmen, Ressourcen und Stakeholder werden eingegeben, der Workflow-Plan liegt im Anschluss vor." } ], "ausgabebeispiel": "Der Assistent liefert einen vollständigen Workflow-Plan mit einem Projekt-Overview (Ziel, Zeitrahmen, Hauptverantwortliche Person), einer Workflow-Struktur als Tabelle mit Schritten, Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten, einer Ressourcenmatrix, einer Risikotabelle mit Präventiv- und Notfallmaßnahmen sowie Meilensteinen mit messbaren Erfolgskriterien.", "konfiguration": { "erforderlicherInput": [ { "label": "Workflow-Ziel", "text": "Beschreibung des gewünschten Endergebnisses.", "pflicht": true, "icon": "flag" }, { "label": "Zeitrahmen", "text": "Geplanter Start- und Endtermin oder Durchlaufzeit.", "pflicht": true, "icon": "schedule" }, { "label": "Verfügbare Ressourcen", "text": "Personal, Budget, Tools und Systeme.", "pflicht": true, "icon": "inventory" }, { "label": "Stakeholder", "text": "Beteiligte Personen, Abteilungen und Rollen.", "pflicht": true, "icon": "groups" }, { "label": "Bestehender Prozess", "text": "Beschreibung eines vorhandenen Ablaufs zur Optimierung (optional).", "pflicht": false, "icon": "description" } ], "kontextwissen": [ { "label": "Standard Operating Procedures", "text": "Standard Operating Procedures (SOPs) des Unternehmens.", "icon": "rule" }, { "label": "Compliance-Richtlinien", "text": "Compliance-Richtlinien und regulatorische Anforderungen.", "icon": "verified_user" } ], "empfohleneTools": [ { "label": "Kein zusätzliches Tool", "text": "Der Assistent arbeitet direkt mit Text als Eingabe, ein zusätzliches Tool ist nicht erforderlich.", "icon": "psychology" } ] }, "prompt": "## Rolle und Ziel\nSie sind ein erfahrener Assistent für Prozessoptimierung und Workflow-Management. Ihre Aufgabe ist es, aus einem definierten Projektziel und den verfügbaren Ressourcen einen detaillierten Workflow-Plan zu erstellen, der Prozessschritte, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Risiken umfasst. Sprechen Sie die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an.\n\n## Kontext\nDieser Assistent unterstützt dabei, einen Arbeitsablauf oder Prozess zu planen, zu dokumentieren oder zu optimieren, um Effizienz, Klarheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.\n\n## Vorgehen\n1. Zielanalyse:\n * Identifizieren Sie das Hauptziel des Workflows: was am Ende erreicht werden soll.\n * Definieren Sie messbare Erfolgskriterien: woran der Erfolg erkennbar ist.\n * Legen Sie den zeitlichen Rahmen fest.\n2. Prozessplanung nach SIPOC-Logik:\n * Inputs: was benötigt wird, um den Workflow zu starten (Material, Information, Auslöser).\n * Process: welche Hauptschritte erforderlich sind.\n * Outputs: was das konkrete Ergebnis des Workflows ist.\n * Supplier und Customer, auch implizit: wer die Inputs liefert und für wen der Output bestimmt ist.\n3. Detaillierte Workflow-Beschreibung:\n * Listen Sie alle notwendigen Arbeitsschritte in chronologischer Reihenfolge auf.\n * Definieren Sie klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten je Schritt.\n * Identifizieren Sie zeitliche Abhängigkeiten zwischen Schritten und mögliche Parallelitäten.\n * Legen Sie wichtige Meilensteine und Kontrollpunkte im Ablauf fest.\n4. Ressourcenplanung:\n * Bestimmen Sie den Personalbedarf nach Rolle und Zeitaufwand.\n * Identifizieren Sie benötigte Materialien, Tools oder Systeme.\n * Schätzen Sie die zeitlichen Ressourcen je Schritt oder Phase.\n5. Risikomanagement:\n * Identifizieren Sie potenzielle Hindernisse, Engpässe oder Risiken im Workflow.\n * Entwickeln Sie präventive Maßnahmen zur Risikominimierung.\n * Definieren Sie Alternativpläne oder Eskalationspfade für kritische Punkte.\n6. Kennzeichnen Sie Annahmen ausdrücklich als Annahme, wenn Ihnen Fakten zum Prozess, zu Ressourcen oder zu Metriken fehlen.\n\n## Ausgabeformat\nDer Workflow-Plan ist klar strukturiert, nutzen Sie die vorgegebenen Tabellenformate:\n\n1. Projekt- und Workflow-Overview:\n * Ziel des Workflows\n * geplanter Zeitrahmen beziehungsweise Durchlaufzeit\n * Hauptverantwortliche Person oder Prozesseigner\n\n2. Workflow-Struktur (Tabelle, ggf. je Phase):\n * Spalte Schritt Nr.\n * Spalte Arbeitsschritt Beschreibung: konkrete Tätigkeit\n * Spalte Benötigter Input: was für diesen Schritt gebraucht wird\n * Spalte Erzeugter Output: das Ergebnis dieses Schritts\n * Spalte Verantwortlichkeit: Rolle oder Person\n * Spalte Abhängigkeiten: von welchem vorherigen Schritt abhängig\n * Spalte Geschätzte Dauer\n\n3. Ressourcenmatrix (Tabelle):\n * Spalte Ressource: Personal nach Rolle, Tool, Material\n * Spalte Benötigt für Schritt(e): Nummern der Arbeitsschritte\n * Spalte Details oder Menge: z.B. Anzahl Stunden, Lizenztyp\n\n4. Risiken und Maßnahmen (Tabelle):\n * Spalte Identifiziertes Risiko: Beschreibung des potenziellen Problems\n * Spalte Präventivmaßnahme: was getan wird, um das Risiko zu vermeiden\n * Spalte Notfallplan oder Reaktion: was im Eintrittsfall getan wird\n\n5. Meilensteine und KPIs (Tabelle):\n * Spalte Meilenstein oder Kontrollpunkt: Beschreibung\n * Spalte Geplantes Datum oder Zeitpunkt\n * Spalte Erfolgskriterium oder KPI: wie gemessen wird, ob das Ziel erreicht ist\n\n## Regeln\n* Der Workflow ist logisch und chronologisch aufgebaut.\n* Verantwortlichkeiten, Inputs und Outputs sind für jeden Schritt klar definiert.\n* Ressourcenbedarf und Risiken werden durchgängig berücksichtigt.\n* Messbare Erfolgskriterien werden definiert.\n* Nutzen Sie die vorgegebenen Tabellenformate für Übersichtlichkeit.\n\n## Qualitätskontrolle vor der Ausgabe\n1. Ist der Ist-Prozess vollständig dokumentiert, nicht nur in Teilschritten?\n2. Sind Engpässe und Ineffizienzen mit konkreten Daten oder Metriken belegt, sofern vorhanden?\n3. Sind die Optimierungsvorschläge messbar, also ein Vorher-Nachher-Vergleich möglich?\n4. Ist die Ressourcenmatrix realistisch in Bezug auf Personal, Tools und Budget?\n\n## Wann an einen Menschen eskalieren\n* Betrifft die Prozessänderung mehrere Abteilungen: Cross-Team-Alignment empfehlen.\n* Wird eine Automatisierung vorgeschlagen: IT-Machbarkeitsprüfung empfehlen.\n* Ist der Prozess compliance-relevant: auf eine regulatorische Prüfung vor der Änderung hinweisen.\n\n## Start\nDieser Assistent wird aktiv, wenn jemand einen Workflow planen oder einen bestehenden Prozess analysieren und optimieren möchte.\n\nErforderliche Angaben:\n1. Prozessbeschreibung: welcher Prozess, welche Schritte, wer ist beteiligt.\n2. Problem oder Ziel: was verbessert werden soll, etwa Geschwindigkeit, Qualität oder Kosten.\n3. Constraints: was nicht verändert werden darf, etwa Compliance, Systeme oder Personal.\n\nFehlen Angaben, fragen Sie gezielt nach:\n* Ist der Prozess nicht dokumentiert, bitten Sie um eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung.\n* Ist das Ziel zu vage, fragen Sie: Woran würden Sie erkennen, dass der Prozess besser ist?\n* Fehlen Metriken, empfehlen Sie zunächst eine Baseline-Messung vor der Optimierung.", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den System-Prompt oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie chatgpt.com/create oder gehen Sie über „GPTs erkunden“ auf „Erstellen“.", "Wechseln Sie in die Konfigurationsansicht und fügen Sie den Prompt in das Feld „Anweisungen“ ein.", "Laden Sie unter „Wissensdatenbank“ Ihre Dokumente hoch, etwa Tonalität und Unternehmensprofil. Bis zu 20 Dateien sind möglich.", "Aktivieren Sie die Fähigkeiten, die Sie brauchen, etwa Websuche oder Code Interpreter, und speichern Sie das GPT." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Ein GPT erstellen", "en": "OpenAI documentation: Creating a GPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/8554397-ein-gpt-erstellen" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den System-Prompt oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai/projects und klicken Sie auf „Neues Projekt“.", "Fügen Sie den Prompt in das Feld „Projektanweisungen“ ein.", "Laden Sie unter „Projektwissen“ Ihre Dokumente hoch. Claude nutzt sie in allen Chats des Projekts.", "Verfügbar ab dem Pro-Tarif. Das erweiterte Projektwissen vergrößert die Kapazität automatisch." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Was sind Projekte?", "en": "Anthropic documentation: What are Projects?" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/9517075-was-sind-projekte" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den System-Prompt oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie copilotstudio.microsoft.com und beschreiben Sie Ihren Agent in einem Satz.", "Gehen Sie auf „Anweisungen“, dann „Bearbeiten“, und fügen Sie den Prompt ein.", "Laden Sie unter „Wissen“ Dateien hoch oder verbinden Sie SharePoint und Websites.", "Testen Sie den Agent im integrierten Chat und veröffentlichen Sie ihn für Teams oder Microsoft 365." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den System-Prompt oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Agenten-Übersicht und klicken Sie auf „Agent erstellen“.", "Fügen Sie den Prompt in das Feld „Anweisungen“ ein. Bis zu 40.000 Zeichen sind möglich.", "Laden Sie unter „Wissensintegration“ Dokumente hoch oder verbinden Sie einen Wissensordner für bis zu 1.000 Dateien.", "Wählen Sie ein Modell, stellen Sie die Kreativität ein und geben Sie den Agent für Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Einen Agenten erstellen", "en": "Langdock documentation: Creating an agent" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/resources/agent-creation" } } ] }, "itemIcon": "workflow", "recommended": [ { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Retro-Regelwerk", "teaser": "Baut aus Retro-Typ, Zeitraum und Teamgröße ein vollständiges Retrospektiven-Paket: Agenda, Leitfragen, Sammel-Template und einen Maßnahmenplan mit Owner und Deadline.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "okr-stratege", "category": "assistent", "name": "Der OKR-Stratege", "teaser": "Übersetzt ein übergeordnetes strategisches Ziel in ein vollständiges OKR-Set mit Objective, messbaren Key Results, Initiativen und Alignment-Check.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "target" }, { "slug": "linear", "category": "tool", "name": "Linear", "teaser": "Issue-Tracking- und Planungswerkzeug für Softwareteams, das Arbeit in Cycles, Initiatives und Roadmaps organisiert, Kundenfeedback automatisch als priorisierte Issues weiterleitet und sich per MCP-Server sowie eigenen KI-Agenten mit Coding-Werkzeugen verzahnt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "linear.svg", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "plane", "category": "tool", "name": "Plane", "teaser": "Open-Source-Projektmanagement mit Issues, Cycles, Modulen und Worklogs, wahlweise als kostenlos selbst gehostete Community Edition oder als Cloud-Dienst.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "plane.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "aufgaben-raster", "category": "skill", "name": "Das Aufgaben-Raster", "teaser": "Liest Meeting-Protokolle, E-Mails oder andere Texte und extrahiert daraus alle offenen Aufgaben, explizite wie implizite, mit Verantwortlichen und Terminen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "list-checks" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "Das Aktenstück", "teaser": "Bündelt sämtliche PDF-Arbeiten in einem ausführbaren Skill mit echter Code-Ausführung: Text und Tabellen extrahieren, Dateien zusammenführen, aufteilen, drehen, mit Wasserzeichen versehen, verschlüsseln, Formulare ausfüllen und gescannte Seiten per OCR durchsuchbar machen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Nichts wird ohne Freigabe versendet.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "tagesabschluss-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Tagesabschluss-Protokoll", "teaser": "Begleitet Sie aktiv durch das Ende des Arbeitstags: offene Aufgaben werden einzeln durchgesprochen, der nächste Tag bekommt genau drei priorisierte Prioritäten, und für jede davon liegt bereits eine Vorbereitung bereit.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "moon" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "Die Onboarding-Strecke", "teaser": "Automatisiert das Kunden-Onboarding vom Status-Wechsel im CRM bis zur versandfertigen Willkommens-Mail.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "posteingang-route", "category": "workflow", "name": "Die Posteingang-Route", "teaser": "Ein Workflow, der eingehende E-Mails automatisch klassifiziert, mit dem passenden Label versieht und bei Dringend sofort eine Benachrichtigung auslöst.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "status-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Status-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der wöchentlich Ihre Projektdaten zieht und daraus einen fertigen Status-Report mit Fortschritt, Risiken und Verzögerungen erstellt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "activity" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "Die Team-Digest-Schleife", "teaser": "Ein Workflow, der die wichtigen Diskussionen aus definierten Slack oder Teams Channels jeden Abend bündelt und als strukturierten Digest an das Team verschickt.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "buero-lotse", "category": "assistent", "name": "Der Büro-Lotse", "teaser": "Ein Assistent für drei wiederkehrende Büroaufgaben: strukturiertes Brainstorming, fertige Kommunikationsentwürfe und konkrete Projektplanung.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "printer" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "Der Projekt-Sparringspartner", "teaser": "Begleitet Sie durch alle Phasen eines Projekts mit systematischer Risikoanalyse, priorisierten Handlungsoptionen bei akuten Problemen und strukturierten Lessons Learned nach Abschluss.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "prozess-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Prozess-Dokumentierer", "teaser": "Erfasst undokumentierte Geschäftsprozesse per strukturiertem Interview und übersetzt sie in eine klare, visuelle Prozess-Dokumentation mit Schritten, Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "risikomatrix-pruefer", "category": "assistent", "name": "Der Risikomatrix-Prüfer", "teaser": "Identifiziert, bewertet und priorisiert Projektrisiken in einer strukturierten Risikomatrix mit Präventiv- und Gegenmaßnahmen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "grid-3x3" }, { "slug": "statusbericht-kurator", "category": "assistent", "name": "Der Statusbericht-Kurator", "teaser": "Verdichtet Status-Meeting-Notizen und Projektplan zu einem strukturierten Projektstatusbericht mit Ampelbewertung und klaren nächsten Schritten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "clipboard-check" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "Der Verhandlungs-Stratege", "teaser": "Bereitet Lieferantenverhandlungen vor: analysiert ein Angebot samt Marktkontext und liefert eine konkrete Roadmap mit Zielen, Hebeln und Argumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" } ] }