Vor einem Kundentermin fließt oft dieselbe manuelle Vorarbeit: kurz ins CRM schauen, den Namen googeln, LinkedIn checken, sich an das letzte Gespräch erinnern. Dieser Workflow übernimmt genau diese Vorarbeit. Sobald ein neuer Termin mit externen Teilnehmern im Kalender erscheint, liest er Teilnehmer, Firma und Agenda aus, gleicht den Kontakt über die E-Mail-Adresse mit dem CRM ab und ergänzt eine aktuelle Web-Recherche zu Unternehmen und Person.
\nAus diesen drei Quellen entsteht ein strukturiertes Briefing mit Kundenkontext, aktuellen Entwicklungen, konkreten Gesprächsthemen, offenen Punkten aus der Historie und einer kurzen Empfehlung, was vor dem Termin noch zu erledigen ist. Das Briefing geht automatisiert per E-Mail oder Notion an den Termin-Owner, rechtzeitig vor dem Gespräch.
\nAutomatisiert wird die Recherche und Zusammenstellung, nicht das Gespräch selbst. Der Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife: bei der Pflege des Kalender-Filters, der entscheidet, welche Termine überhaupt ein Briefing auslösen, und beim Lesen des Briefings vor dem eigentlichen Termin. Für Vertriebsteams mit vielen wiederkehrenden Kundenterminen spart das die halbe Stunde Recherche, die sonst vor jedem Gespräch anfällt, und sorgt gleichzeitig dafür, dass kein Briefing dem anderen unähnlich ist.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: termin-briefing-staffel.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "beschreibung": "Ein neuer Termin im Kalender mit dem Label „Kundentermin“ oder mit externen Teilnehmern startet den Ablauf.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Termin-Kontext extrahieren", "beschreibung": "Teilnehmer, Agenda, Firma und Zeitpunkt werden aus dem Kalendereintrag ausgelesen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "CRM-Lookup", "beschreibung": "Über die E-Mail-Adresse werden Kontakt, Deal-Stage und letzte Interaktionen im CRM ermittelt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Web-Recherche", "beschreibung": "Aktuelle Unternehmens-News, LinkedIn-Updates und relevante Trigger-Events werden zusammengetragen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Briefing generieren", "beschreibung": "Kundenkontext, aktuelle Entwicklungen, Gesprächsthemen, offene Punkte und die empfohlene Vorbereitung werden zu einem strukturierten Briefing verdichtet.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Zustellung", "beschreibung": "Das Briefing geht per E-Mail oder als Notion- beziehungsweise Slack-Link an den Termin-Owner.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Vorbereitet ohne Recherche", "text": "Ein fertiges Briefing liegt vor, statt kurz vor dem Termin selbst zu googeln." }, { "titel": "CRM-Kontext nutzbar", "text": "Deal-Stage, letzte Interaktionen und Notizen stehen direkt im Briefing." }, { "titel": "Bessere Gespräche", "text": "Aktuelle News und Updates liefern Anschlussthemen für das Gespräch." }, { "titel": "Konsistenz pro Termin", "text": "Jedes Briefing folgt derselben Struktur, unabhängig davon, wer den Termin vorbereitet." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "Kalender-Tool", "text": "Google, Outlook oder Calendly liefert Termin und Teilnehmerdaten.", "icon": "calendar_month" }, { "label": "CRM-System", "text": "HubSpot, Salesforce oder vergleichbar für Kontakt, Deal-Stage und Interaktionshistorie.", "icon": "contacts" }, { "label": "Web-Recherche", "text": "Eine Search-API oder ein Dienst wie Perplexity für aktuelle News und Updates.", "icon": "travel_explore" }, { "label": "LLM-Zugang und Zustellung", "text": "Ein API-Zugang zu OpenAI, Claude oder Gemini sowie ein Zustellweg wie Gmail, Notion oder Slack.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Test-Termin", "text": "Legen Sie einen Kalender-Termin in zwei Stunden mit einem CRM-Kontakt und dem Label „Kundentermin“ an.", "icon": "event" }, { "label": "CRM und Web-Recherche", "text": "Prüfen Sie, ob Kontakt-Match, letzte Interaktionen und aktuelle News im Briefing ankommen.", "icon": "contacts" }, { "label": "Briefing-Struktur", "text": "Prüfen Sie, ob Kontext, Entwicklungen, Gesprächsthemen und offene Punkte sauber voneinander getrennt sind.", "icon": "fact_check" }, { "label": "Grenzfälle", "text": "Testen Sie einen Termin ohne CRM-Match, mit mehreren Firmen, sehr kurzfristig angesetzt und mit mehrdeutigem Namen.", "icon": "rule" } ], "goLive": [ { "label": "Freigeben", "text": "Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn Filter, CRM-Lookup, Web-Recherche und Zustellung sauber zusammenspielen.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Pilot", "text": "Stimmen Sie das Briefing-Template mit dem Vertrieb ab und starten Sie mit einem Team.", "icon": "groups" }, { "label": "Iterieren", "text": "Justieren Sie Quellen und Keywords der Web-Recherche über zwei bis drei Wochen.", "icon": "tune" }, { "label": "Ausbauen", "text": "Ergänzen Sie bei Bedarf eine Slack-Kurzversion, eine Konkurrenz-Analyse, eine automatische Agenda oder ein Follow-up.", "icon": "rocket_launch" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Kalender-Trigger feuert nicht", "text": "Prüfen Sie Label oder Kategorie für Kundentermine auf korrekte Zuordnung.", "icon": "event_busy" }, { "label": "CRM-Daten fehlen", "text": "Stellen Sie sicher, dass der Abgleich über die E-Mail-Adresse läuft, nicht über den Namen.", "icon": "alternate_email" }, { "label": "Web-Recherche bleibt leer", "text": "Prüfen Sie Namens-Extraktion und Search-API und legen Sie einen Fallback fest.", "icon": "search_off" }, { "label": "Briefing zu lang", "text": "Begrenzen Sie im Prompt die Länge strikt auf eine Seite und auf feste Abschnittslängen.", "icon": "straighten" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Recherche-Analyse und Briefing", "beschreibung": "Wird in Schritt 5 eingesetzt, um aus Termin-Details, CRM-Daten und Web-Recherche ein strukturiertes Termin-Briefing zu erstellen.", "prompt": "Sie sind ein Vertriebs-Assistent und bereiten ein Kundengespräch vor.\n\nTermin-Details:\nKunde: [KUNDENNAME]\nUnternehmen: [UNTERNEHMENSNAME]\nTermin: [DATUM] um [UHRZEIT]\nThema: [TERMINBETREFF]\n\nCRM-Daten:\n[LETZTE_INTERAKTIONEN]\n\nAktuelle Recherche:\n[WEB_RECHERCHE_ERGEBNISSE]\n\nErstellen Sie ein strukturiertes Termin-Briefing mit folgenden Abschnitten:\n\n1. Kundenkontext (zwei bis drei Sätze): Wer ist der Kunde, welche Rolle hat er, welche Beziehung besteht bereits?\n2. Aktuelle Entwicklungen (drei bis vier Bulletpoints): relevante News, Unternehmensentwicklungen, LinkedIn-Updates.\n3. Gesprächsthemen (drei bis fünf Bulletpoints): konkrete Themen, die im Gespräch angesprochen werden sollten.\n4. Offene Punkte (zwei bis drei Bulletpoints): was laut CRM-Historie noch zu klären oder nachzufassen ist.\n5. Empfohlene Vorbereitung (ein bis zwei Sätze): was vor dem Termin noch erledigt werden sollte.\n\nHalten Sie das Briefing prägnant, handlungsorientiert und auf maximal eine Seite." } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der vor jedem Kundentermin automatisch ein strukturiertes Briefing aus Kalenderdetails, CRM-Kontext und aktueller Web-Recherche erstellt und es rechtzeitig vor dem Termin an den Termin-Owner zustellt.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an, zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen. Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge, die Parallelität und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: neuer Termin im Kalender (Google Calendar, Outlook oder Calendly), alternativ zeitgesteuert, zum Beispiel zwei Stunden vor Terminbeginn.\nFilter: nur Kundentermine, also ein Termin mit dem Label oder der Kategorie „Kundentermin“, oder mit mindestens einem externen Teilnehmer, dessen E-Mail-Domain von der eigenen Domain abweicht.\n\nSCHRITTE\n1. Termin-Kontext extrahieren: Teilnehmer mit Namen und E-Mail-Adressen, Firma, Agenda beziehungsweise Betreff, Datum und Uhrzeit. Im Anschluss laufen Schritt 2 und Schritt 3 parallel.\n2. CRM-Lookup (HubSpot, Salesforce oder vergleichbar): Gleichen Sie über die E-Mail-Adresse ab, nicht über den Namen. Laden Sie Kontakt, Deal-Stage, letzte Interaktionen und Notizen.\n3. Web-Recherche (Search-API, Perplexity oder vergleichbar): aktuelle Unternehmens-News, LinkedIn-Updates und relevante Trigger-Events zu Firma und Person.\n4. KI-Schritt: Briefing generieren. Nutzen Sie exakt den Prompt „Recherche-Analyse und Briefing“ weiter unten. Eingaben: Termin-Details aus Schritt 1, CRM-Daten aus Schritt 2, Recherche-Ergebnisse aus Schritt 3.\n5. Ausgabe: Stellen Sie das Briefing per E-Mail an den Termin-Owner zu, alternativ als Notion-Seite oder als Slack-Nachricht mit Link, rechtzeitig vor Terminbeginn.\n\nPROMPTS (exakt und unverändert übernehmen)\nPrompt 1, Recherche-Analyse und Briefing:\n\"\"\"\nSie sind ein Vertriebs-Assistent und bereiten ein Kundengespräch vor.\n\nTermin-Details:\nKunde: [KUNDENNAME]\nUnternehmen: [UNTERNEHMENSNAME]\nTermin: [DATUM] um [UHRZEIT]\nThema: [TERMINBETREFF]\n\nCRM-Daten:\n[LETZTE_INTERAKTIONEN]\n\nAktuelle Recherche:\n[WEB_RECHERCHE_ERGEBNISSE]\n\nErstellen Sie ein strukturiertes Termin-Briefing mit folgenden Abschnitten:\n\n1. Kundenkontext (zwei bis drei Sätze): Wer ist der Kunde, welche Rolle hat er, welche Beziehung besteht bereits?\n2. Aktuelle Entwicklungen (drei bis vier Bulletpoints): relevante News, Unternehmensentwicklungen, LinkedIn-Updates.\n3. Gesprächsthemen (drei bis fünf Bulletpoints): konkrete Themen, die im Gespräch angesprochen werden sollten.\n4. Offene Punkte (zwei bis drei Bulletpoints): was laut CRM-Historie noch zu klären oder nachzufassen ist.\n5. Empfohlene Vorbereitung (ein bis zwei Sätze): was vor dem Termin noch erledigt werden sollte.\n\nHalten Sie das Briefing prägnant, handlungsorientiert und auf maximal eine Seite.\n\"\"\"\n\nDATENFLUSS\nSchritt 1 zu Schritt 2: E-Mail-Adressen der externen Teilnehmer und Firmenname.\nSchritt 1 zu Schritt 3: Firmenname und Teilnehmer-Namen.\nSchritt 1 bis 3 zu Schritt 4: [KUNDENNAME], [UNTERNEHMENSNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [TERMINBETREFF], [LETZTE_INTERAKTIONEN], [WEB_RECHERCHE_ERGEBNISSE].\nSchritt 4 zu Schritt 5: fertiges Briefing, maximal eine Seite.\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nKein CRM-Match: Erstellen und versenden Sie das Briefing trotzdem, mit dem Hinweis „Kein CRM-Eintrag gefunden“ und leerem CRM-Abschnitt.\nWeb-Recherche liefert nichts: Erstellen Sie das Briefing nur aus Termin- und CRM-Kontext und kennzeichnen Sie dies im Briefing.\nMehrdeutiger Firmen- oder Personenname: Priorisieren Sie den Abgleich über die E-Mail-Domain.\nSehr kurzfristiger Termin: Führen Sie den Workflow sofort aus, statt auf den geplanten Vorlauf zu warten.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Platzhalter in eckigen Klammern sind Variablen. Mappen Sie sie dynamisch auf Daten aus vorherigen Schritten, wie im Datenfluss beschrieben. Platzhalter, die sich nicht dynamisch befüllen lassen, legen Sie vor der Aktivierung manuell fest. Listen Sie diese am Ende gesondert auf.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Sind alle Schritte korrekt verbunden, inklusive der Parallelität von Schritt 2 und Schritt 3?\n2. Ist der Prompt vollständig und unverändert eingefügt und sind alle Platzhalter gemappt?\n3. Sind Trigger-Filter und Zustellkanal wie spezifiziert konfiguriert?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: die Kalender-Verbindung, der CRM-Zugang, der Search-API-Zugang, das Owner- beziehungsweise Empfänger-Mapping und das Label „Kundentermin“?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w26_termin-briefing-staffel__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Termin-Briefing-Staffel", "beschreibung": "Erstellt vor jedem Kundentermin automatisch ein strukturiertes Briefing aus Kalenderdetails, CRM-Kontext und aktueller Web-Recherche und stellt es rechtzeitig vor dem Termin an den Termin-Owner zu.", "trigger": { "typ": "Neuer Termin in Google Calendar, native Kalender-Integration", "bedingung": "Kein Webhook und kein Zeitplan: Der Trigger beobachtet Google Calendar direkt und reagiert, sobald ein neuer Termin angelegt wird. Die Filterung auf Kundentermine läuft über eine Sucheingabe im Trigger selbst, etwa ein Stichwort wie „Kunde“ im Titel, oder über einen eigenen Kalender, der ausschließlich für Kundentermine geführt wird." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "rolle": "mensch", "aktion": "Ein neuer Termin wird in Google Calendar angelegt. Die native Kalender-Integration erkennt ihn ohne Zwischenschritt, sofern die Sucheingabe des Triggers greift (Stichwort im Titel oder dedizierter Kalender für Kundentermine).", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "Kalendertermin mit Teilnehmern, Titel, Datum und Uhrzeit" ] }, { "nr": 2, "titel": "Termin-Kontext extrahieren", "rolle": "automatisch", "aktion": "Im tatsächlichen Aufbau ist dies kein eigener Knoten: Die Extraktion von Teilnehmer-Namen, E-Mail-Adressen, Firma und Zeitpunkt geschieht als Teil der Sucheingabe des folgenden CRM-Lookups, dort steht das Suchfeld auf automatisch, und die KI liest Name und E-Mail-Adressen direkt aus den Kalender-Teilnehmern.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Kalendertermin mit Teilnehmern, Titel, Datum und Uhrzeit" ], "ausgang": [ "Automatische Sucheingabe für den CRM-Lookup: Teilnehmer-E-Mail-Adressen und Firmenname" ] }, { "nr": 3, "titel": "CRM-Lookup", "rolle": "automatisch", "aktion": "Zwei HubSpot-Abrufe laufen hier nacheinander. Der erste sucht mit automatischer Sucheingabe und einer Treffergrenze von eins den passenden Kontakt und lädt die Felder email, firstname, lastname, company, jobtitle, phone, website und lifecyclestage. Der zweite übernimmt die gefundene Kontakt-ID als Eingabefeld id und ruft darüber die letzten fünf Aktivitäten ab, also E-Mails, Anrufe, Meetings und Notizen aus der HubSpot-Historie.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Automatische Sucheingabe für den CRM-Lookup: Teilnehmer-E-Mail-Adressen und Firmenname" ], "ausgang": [ "HubSpot-Kontaktdaten: email, firstname, lastname, company, jobtitle, phone, website, lifecyclestage", "Die letzten fünf HubSpot-Aktivitäten zum Kontakt" ] }, { "nr": 4, "titel": "Web-Recherche", "rolle": "automatisch", "aktion": "Zwei Web-Suchen laufen parallel, beide direkt im Anschluss an den CRM-Lookup und nicht an den Kalender-Trigger. Die eine recherchiert aktuelle Unternehmens-News und Pressemitteilungen zur Firma aus dem HubSpot-Feld company. Die andere recherchiert das LinkedIn-Profil und aktuelle Updates zur Person aus den HubSpot-Feldern firstname, lastname und company. Der nachfolgende Briefing-Schritt ist der Merge-Punkt und wartet, bis beide Suchen abgeschlossen sind.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "HubSpot-Feld company", "HubSpot-Felder firstname, lastname, company" ], "ausgang": [ "Aktuelle Unternehmens-News und Pressemitteilungen", "LinkedIn-Profil und aktuelle Updates zur Person" ] }, { "nr": 5, "titel": "Briefing generieren", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Agent verdichtet Termin-Details, HubSpot-Kontaktdaten, die letzten fünf Aktivitäten und beide Rechercheergebnisse zu einem Briefing. Die Ausgabe ist strukturiert (Modus: erstellen, Ausgabeform: structured) und liefert zwei Felder: briefing als Pflichttext mit dem vollständigen formatierten Briefing, und success als Pflicht-Wahrheitswert, der anzeigt, ob die Erstellung geglückt ist.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "Terminbetreff, Datum und Uhrzeit aus dem Kalendertermin", "HubSpot-Kontaktdaten und die letzten fünf HubSpot-Aktivitäten", "Aktuelle Unternehmens-News und LinkedIn-Updates aus beiden Web-Suchen" ], "ausgang": [ "Strukturiertes Ausgabefeld briefing (Text)", "Strukturiertes Ausgabefeld success (Wahrheitswert)" ] }, { "nr": 6, "titel": "Zustellung", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Das Briefing wird per Gmail versendet. Das Feld mailBody wird direkt mit der Ausgabe briefingGenerator.output.structured.briefing befüllt. Das Feld mailSubject wird dynamisch im Format „Briefing: [Terminbetreff]“ aus dem Kalendertitel gebildet. Das Feld mailRecipient ist im Original ohne feste Vorgabe hinterlegt, es wird automatisch auf den Termin-Organisator beziehungsweise Owner aufgelöst.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Strukturiertes Ausgabefeld briefing (Text)" ], "ausgang": [ "Versendete Briefing-E-Mail beim Termin-Owner" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "Recherche-Analyse und Briefing", "text": "Sie sind ein Vertriebs-Assistent und bereiten ein Kundengespräch vor.\n\nTermin-Details:\nKunde: [KUNDENNAME]\nUnternehmen: [UNTERNEHMENSNAME]\nTermin: [DATUM] um [UHRZEIT]\nThema: [TERMINBETREFF]\n\nCRM-Daten:\n[LETZTE_INTERAKTIONEN]\n\nAktuelle Recherche:\n[WEB_RECHERCHE_ERGEBNISSE]\n\nErstellen Sie ein strukturiertes Termin-Briefing mit folgenden Abschnitten:\n\n1. Kundenkontext (zwei bis drei Sätze): Wer ist der Kunde, welche Rolle hat er, welche Beziehung besteht bereits?\n2. Aktuelle Entwicklungen (drei bis vier Bulletpoints): relevante News, Unternehmensentwicklungen, LinkedIn-Updates.\n3. Gesprächsthemen (drei bis fünf Bulletpoints): konkrete Themen, die im Gespräch angesprochen werden sollten.\n4. Offene Punkte (zwei bis drei Bulletpoints): was laut CRM-Historie noch zu klären oder nachzufassen ist.\n5. Empfohlene Vorbereitung (ein bis zwei Sätze): was vor dem Termin noch erledigt werden sollte.\n\nHalten Sie das Briefing prägnant, handlungsorientiert und auf maximal eine Seite." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "Kalendertermin mit Teilnehmern, Titel, Datum und Uhrzeit, aus dem Google-Calendar-Trigger" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "Automatische Sucheingabe (Suchfeld auf automatisch) mit Teilnehmer-E-Mail-Adressen und Firmenname, für den Kontakt-Fund in HubSpot" }, { "von": 2, "nach": 5, "nutzlast": "Terminbetreff, Datum und Uhrzeit aus dem Kalendertermin, direkt an den Briefing-Agenten" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "HubSpot-Feld company aus dem Kontakt-Fund, für die parallele Firmen-News-Suche" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "HubSpot-Felder firstname, lastname und company aus dem Kontakt-Fund, für die parallele LinkedIn-Suche zur Person" }, { "von": 3, "nach": 5, "nutzlast": "HubSpot-Kontaktdaten (email, firstname, lastname, company, jobtitle, phone, website, lifecyclestage) und die letzten fünf HubSpot-Aktivitäten" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "Aktuelle Unternehmens-News und LinkedIn-Updates aus beiden parallelen Web-Suchen, zusammengeführt im Merge-Punkt des Briefing-Agenten" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "Ausgabefeld briefing (Text) aus dem strukturierten Agenten-Output, eingesetzt als mailBody im Versand-Schritt" } ], "voraussetzungen": [ "Kalender-Tool wie Google, Outlook oder Calendly zur Erkennung von Termin und Teilnehmern", "CRM-System wie HubSpot oder Salesforce für Kontakt, Deal-Stage und Interaktionshistorie", "Web-Recherche-Zugang, etwa eine Search-API oder Perplexity, für aktuelle News und Updates", "LLM-Zugang, etwa OpenAI, Claude oder Gemini, sowie ein Zustellweg wie Gmail, Notion oder Slack", "Sauber gepflegter Kalender-Filter oder ein Label für Kundentermine" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Fehler in einem beliebigen Knoten (Trigger, CRM-Lookup, Web-Recherche, Briefing-Agent oder Versand)", "massnahme": "Im Original-Export ist für jeden Knoten die Fehlerstrategie auf stop gesetzt. Ein Fehler in einem einzelnen Knoten hält den gesamten Workflow an, es gibt keinen eingebauten Fallback. Wer stattdessen ein Briefing trotz fehlendem CRM-Treffer oder leerer Web-Recherche ausliefern will, muss diese Kulanz beim Nachbau selbst ergänzen." }, { "fall": "Kalender-Trigger feuert nicht", "massnahme": "Sucheingabe beziehungsweise Filter des Trigger-Knotens prüfen: Stichwort im Titel oder Auswahl des richtigen Kalenders." }, { "fall": "CRM-Daten fehlen", "massnahme": "Sicherstellen, dass die Sucheingabe des Kontakt-Fund-Knotens über die Teilnehmer-E-Mail-Adresse trifft, nicht nur über den Namen." }, { "fall": "Web-Recherche liefert nichts", "massnahme": "Namens- und Firmen-Extraktion aus den HubSpot-Feldern sowie die Anbindung der beiden Such-Knoten prüfen, Fallback für den Briefing-Agenten definieren." }, { "fall": "Briefing zu lang", "massnahme": "Im Prompt des Briefing-Agenten die Länge strikt auf eine Seite und feste Abschnittslängen begrenzen." } ], "platzhalter": [ { "name": "KUNDENNAME", "quelle": "HubSpot-Felder firstname und lastname aus dem Kontakt-Fund" }, { "name": "UNTERNEHMENSNAME", "quelle": "HubSpot-Feld company aus dem Kontakt-Fund" }, { "name": "DATUM", "quelle": "Datum des Kalendertermins aus dem Trigger" }, { "name": "UHRZEIT", "quelle": "Uhrzeit des Kalendertermins aus dem Trigger" }, { "name": "TERMINBETREFF", "quelle": "Titel des Kalendertermins aus dem Trigger" }, { "name": "LETZTE_INTERAKTIONEN", "quelle": "Ausgabe des zweiten CRM-Knotens: die letzten fünf HubSpot-Aktivitäten (E-Mails, Anrufe, Meetings, Notizen) zur Kontakt-ID" }, { "name": "WEB_RECHERCHE_ERGEBNISSE", "quelle": "Zusammengeführte Ausgabe der Firmen-News-Suche und der LinkedIn-Suche zur Person" }, { "name": "searchQuery", "quelle": "Suchfeld des Kontakt-Fund-Knotens, im Original auf automatisch gestellt: die KI liest die Teilnehmer direkt aus dem Kalendertermin" }, { "name": "properties", "quelle": "Liste der abgerufenen HubSpot-Kontaktfelder im Kontakt-Fund-Knoten: email, firstname, lastname, company, jobtitle, phone, website, lifecyclestage" }, { "name": "limit", "quelle": "Trefferbegrenzung des Kontakt-Fund-Knotens, im Original auf 1 gesetzt" }, { "name": "id", "quelle": "Kontakt-ID aus dem Kontakt-Fund-Knoten, Eingabefeld des Aktivitäten-Abrufs" }, { "name": "mailBody", "quelle": "Ausgabefeld briefing des Briefing-Agenten (structured output), eingesetzt im Versand-Knoten" }, { "name": "mailSubject", "quelle": "Betrefffeld des Versand-Knotens, dynamisch aus dem Titel des Kalendertermins gebildet: Briefing: [Terminbetreff]" }, { "name": "mailRecipient", "quelle": "Empfängerfeld des Versand-Knotens, im Original ohne feste Anweisung: automatisch der Termin-Organisator beziehungsweise Owner" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "calendar-clock", "recommended": [ { "slug": "angebots-schiene", "category": "workflow", "name": "Die Angebots-Schiene", "teaser": "Ein Workflow, der aus einer eingehenden Angebotsanfrage automatisch einen geprüften Angebots-Draft baut, von der Anforderungsanalyse bis zur Freigabe durch den Vertrieb.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "file-badge" }, { "slug": "pipeline-schiene", "category": "workflow", "name": "Die Pipeline-Schiene", "teaser": "Ein wöchentlicher Report, der Ihre offene Pipeline aus dem CRM liest und zeigt, wo im Sales-Team diese Woche Aufmerksamkeit nötig ist.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "git-branch" }, { "slug": "meeting-planer", "category": "assistent", "name": "Der Meeting-Planer", "teaser": "Erstellt strukturierte Briefings für Kundentermine, mit Unternehmensanalyse, Gesprächsstrategie und Einwandbehandlung, lesbar in 15 Minuten.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "calendar-check" }, { "slug": "account-dossier", "category": "skill", "name": "Das Account-Dossier", "teaser": "Bündelt öffentlich verfügbare Informationen zu einem Zielunternehmen zu einem strukturierten Nachschlagewerk, das Sie durch den gesamten Vertriebszyklus begleitet, vom Erstgespräch bis zum Executive Briefing.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "building-2" }, { "slug": "clay", "category": "tool", "name": "Clay", "teaser": "Spreadsheet-basierte Plattform, die über 100 Datenquellen und einen KI-Rechercheagenten für Lead-Anreicherung und personalisierten Outbound bündelt.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "clay.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "kundentermin-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Kundentermin-Protokoll", "teaser": "Macht aus Notizen oder einem Transkript ein sauberes Gesprächsprotokoll: festgehalten wird, was besprochen wurde, wie belastbar die Chance ist und welche Schritte als Nächstes anstehen.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "notebook-pen" }, { "slug": "pipeline-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Pipeline-Protokoll", "teaser": "Prüft Ihre CRM Pipeline systematisch, flaggt Deals mit Handlungsbedarf und liefert einen kompakten Report mit Kennzahlen und priorisierten nächsten Schritten.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "git-branch" }, { "slug": "qbr-dossier", "category": "skill", "name": "Das QBR-Dossier", "teaser": "Bereitet ein vollständiges Quarterly Business Review für einen Bestandskunden auf, von Health Score bis Roadmap fürs nächste Quartal.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "pie-chart" }, { "slug": "scoring-schema", "category": "skill", "name": "Das Scoring-Schema", "teaser": "Bewertet eingehende Leads nach Ihren ICP-Kriterien, macht die Bewertung mit einer Confidence-Angabe nachvollziehbar und priorisiert für den Vertrieb, statt nach Bauchgefühl zu entscheiden.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "star" }, { "slug": "lead-staffel", "category": "workflow", "name": "Die Lead-Staffel", "teaser": "Jeder neue Lead aus einem Formular durchläuft automatisch ein Scoring nach Budget, Bedarf und Timing und landet mit Priorität und Begründung direkt bei der zuständigen Vertriebsperson.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "user-plus" }, { "slug": "vertriebsantwort-schiene", "category": "workflow", "name": "Die Vertriebsantwort-Schiene", "teaser": "Erstellt bei eingehenden Sales-Anfragen automatisch einen personalisierten Antwort-Entwurf aus dem CRM-Kontext und benachrichtigt den zuständigen Vertriebsmitarbeiter.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "send" }, { "slug": "call-analyst", "category": "assistent", "name": "Der Call-Analyst", "teaser": "Verwandelt Ihre Call-Notizen oder Ihr Transkript aus einem Vertriebsgespräch in ein CRM-fertiges Nachbereitungsdokument mit Bedarfsanalyse, BANT-Bewertung und terminiertem Follow-up-Plan.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "phone-call" }, { "slug": "kundentermin-dossier", "category": "skill", "name": "Das Kundentermin-Dossier", "teaser": "Bereitet einen anstehenden Kundentermin vor, indem Zielunternehmen und Ansprechperson recherchiert und daraus ein Meeting-Briefing mit Gesprächsstrategie und Agenda abgeleitet werden.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "calendar-clock" }, { "slug": "pitch-geruest", "category": "skill", "name": "Das Pitch-Gerüst", "teaser": "Baut aus Zielgruppe, Ziel und verfügbarer Zeit ein vollständiges Vertriebs-Deck.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "rocket" }, { "slug": "kaltakquise-sequenzer", "category": "assistent", "name": "Der Kaltakquise-Sequenzer", "teaser": "Baut aus Zielperson, Angebot und Recherche eine kurze, personalisierte Kaltakquise-E-Mail mit Betreff, Anknüpfungspunkt und niedrigschwelligem Call-to-Action, wahlweise als Startpunkt einer mehrstufigen Sequenz.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "phone-outgoing" }, { "slug": "11x", "category": "tool", "name": "11x", "teaser": "11x ist eine vertikal integrierte GTM-Plattform, die autonome KI-Vertriebsagenten für Outbound-Sales anbietet.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "11x.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "hubspot", "category": "tool", "name": "HubSpot", "teaser": "Cloudbasierte Customer Platform, die Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Content-Marketing, Datenmanagement und Rechnungsstellung um eine gemeinsame CRM-Datenbank bündelt, mit KI-Agenten unter der Produktmarke Breeze.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "hubspot.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "instantly", "category": "tool", "name": "Instantly", "teaser": "Sales-Plattform für automatisierten Kaltakquise-Versand per E-Mail mit eingebauter Zustellbarkeits-Infrastruktur, B2B-Leaddatenbank und KI-Sequenzerstellung.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "instantly.svg", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "pipedrive", "category": "tool", "name": "Pipedrive", "teaser": "Visuelle Sales-Pipeline-CRM mit KI-gestützter Deal-Priorisierung, automatisierten Workflows und optionalem Projekt-Modul für die Auftragsabwicklung nach Vertragsabschluss.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "pipedrive.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "salesforce", "category": "tool", "name": "Salesforce", "teaser": "Cloud-CRM mit verbundenen Bausteinen für Vertrieb, Handel und Kundenservice, ergänzt um die Agentforce-360-Agentenschicht für branchenspezifische KI-Anwendungsfälle wie Terminplanung oder Case Management.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "salesforce.svg", "logoEinzug": 1 } ] }