Am Ende eines Arbeitstags bleiben oft Aufgaben unklar liegen: nicht erledigt, aber auch nicht bewusst verschoben oder gestrichen. Gleichzeitig beginnt der nächste Tag häufig ohne klare Priorität, weil niemand am Vorabend entschieden hat, was zuerst zählt. Das Tagesabschluss-Protokoll schließt diese Lücke, indem es den Assistenten in eine aktiv führende Rolle versetzt statt in die eines reinen Statusberichts.
\nDer Skill arbeitet in drei Funktionen: Er geht mit Ihnen jede offene Aufgabe des Tages einzeln durch und lässt Sie entscheiden, ob sie erledigt, verschoben, geparkt oder gestrichen wird, und trägt das sofort ins Aufgaben-Tool ein. Anschließend leitet er aus Kalender, Aufgaben, CRM und weiteren angebundenen Quellen genau drei Prioritäten für den nächsten Tag ab, nach einer festgelegten Rangfolge (Impact-Ranking) und mit konkretem Zeitslot. Für jede dieser drei Prioritäten bereitet er danach etwas vor: einen passenden Skill-Lauf oder zumindest ein Briefing mit Kontext und offenen Fragen. Am Ende steht eine kompakte Übersicht, die in unter zwei Minuten lesbar ist. Der Skill ist stark toolgebunden und funktioniert mit gängigen Aufgaben-, Kalender-, Mail- und CRM-Systemen wie Notion, Asana, ClickUp, Todoist oder Linear.
\nDie Grenze: Der Skill braucht Lese- und Schreibzugriff auf ein Aufgaben-Tool, sonst funktioniert das aktive Aufräumen nicht, und er trifft keine automatischen Entscheidungen über externe Kommunikation. Was direkt ausgeliefert werden darf und was erst Ihre Freigabe braucht, legen Sie in eigenen Freigabe-Regeln fest. Ohne Kalender-, Mail- oder CRM-Anbindung liefert er einen reduzierten, aber weiterhin funktionsfähigen Output.
\n" }, { "id": "skill-text", "title": "Skill-Text", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: tagesabschluss-protokoll.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Skill aufrufen", "beschreibung": "Sie starten den Tagesabschluss, optional mit Datum oder Fokusbereich.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Boot-Protokoll", "beschreibung": "Datum und Kontext werden geprüft und geladen, die letzten Werktage werden auf wiederkehrende Muster hin analysiert.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Heute aufräumen", "beschreibung": "Jede offene Aufgabe des Tages wird einzeln durchgegangen. Sie entscheiden über erledigen, verschieben, parken oder streichen, die Änderung landet sofort in der Datenbank.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 4, "titel": "Tagesreflexion synthetisieren", "beschreibung": "Drei Sätze fassen Highlights, offene Punkte und Blocker des Tages zusammen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Drei Prioritäten ableiten", "beschreibung": "Über ein festgelegtes Impact-Ranking und die verfügbaren Zeitslots werden genau drei Prioritäten für den nächsten Tag bestimmt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Prioritäten vorbereiten", "beschreibung": "Für jede der drei Prioritäten wird ein passender Skill ausgeführt oder ein Vorbereitungs-Briefing erstellt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 7, "titel": "Rückfragerunde", "beschreibung": "Sie werden gefragt, was noch übersehen wurde. Zusätzliche Aufgaben können ergänzt werden.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 8, "titel": "Übersicht", "beschreibung": "Eine kompakte Übersicht mit aufgeräumten Aufgaben, den drei Prioritäten für morgen, dem jeweiligen Vorbereitungsstand und den Ergänzungen aus der Rückfragerunde liegt vor.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "umsetzung": [ { "titel": "Aufgaben-Tool", "text": "Lese- und Schreibzugriff wird gebraucht, um Status zu ändern, Termine zu verschieben und neue Aufgaben anzulegen." }, { "titel": "Kalender-Tool", "text": "Lesezugriff auf Termine heute und morgen sowie auf freie Zeitblöcke." }, { "titel": "Mail-Tool", "text": "Lesezugriff auf die letzten 24 Stunden, um offene Anfragen zu erkennen." }, { "titel": "CRM-Tool", "text": "Lesezugriff auf offene Deals und anstehende Follow-ups." }, { "titel": "Content-Tool", "text": "Lesezugriff auf Deadlines der laufenden Woche." }, { "titel": "Protokollierung", "text": "Ein Logging-Tool hält wiederkehrende Muster und mögliche Skill-Kandidaten fest." }, { "titel": "Websuche", "text": "Für Recherchen im Rahmen der Vorbereitungsaufgaben." }, { "titel": "Autonomer Bereich", "text": "Interne Notizen, eigene Briefings, CRM-Aktualisierungen, Recherchen und Meeting-Vorbereitungen laufen ohne Zwischenschritt." }, { "titel": "Review erforderlich", "text": "Externe Mails, Content-Entwürfe wie LinkedIn-Beiträge oder Newsletter, Angebote, Proposals und alles Markenrelevante gehen erst nach Prüfung hinaus." }, { "titel": "Grenze", "text": "Vertragscharakter, finanzielle Zusagen und Personalthemen bleiben außerhalb der Automatisierung." } ], "zutaten": [ "Datum", "Fokusbereich", "Offene Aufgaben des Tages", "Tagesrückblick", "Impact-Ranking", "Zeitslots für morgen" ], "beispielSzenario": "Sie sagen: „Tagesabschluss starten.\" Ab diesem Punkt übernimmt der Assistent: Er geht mit Ihnen gemeinsam den Tag durch, leitet daraus die drei Prioritäten für morgen ab und bereitet jede davon vor.", "eingaben": [ { "feld": "Datum (Standard: heute für den Rückblick, nächster Werktag für die Planung)", "pflicht": false }, { "feld": "Fokusbereich, z.B. nur Vertrieb", "pflicht": false } ], "ausgabe": "Eine kompakte Übersicht mit Status aller heutigen Aufgaben, drei Sätzen Tagesrückblick, drei priorisierten Aufgaben für morgen samt Zeitslot und Begründung, dem jeweiligen Vorbereitungsstand pro Priorität sowie optionalen Ergänzungen aus der Rückfragerunde. Parallel werden die entsprechenden Aufgaben im angebundenen Tool aktualisiert oder neu angelegt.", "prompt": "# BESCHREIBUNG\nFühren Sie den Tagesabschluss für [NUTZER_NAME] ([ROLLE_KONTEXT]) durch. Ziel: [NUTZER_NAME] beendet den Tag ohne offene Altlasten und startet den nächsten Arbeitstag mit drei bereits vorbereiteten Prioritäten (TOPs).\n\nArbeiten Sie NICHT als passives Reporting-Tool. Sie haben drei aktive Funktionen:\n1. Den Tag aufräumen (aktive Führung pro Aufgabe)\n2. Den nächsten Tag priorisieren (drei TOPs mit Impact-Ranking)\n3. Die TOPs vorbereiten (passende Skills oder Vorbereitungs-Briefings ausführen)\n\nSprechen Sie [NUTZER_NAME] und alle Nutzerinnen und Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Wenn Ihnen für eine Entscheidung Informationen fehlen, kennzeichnen Sie Ihre Annahme ausdrücklich als Annahme, statt sie stillschweigend zu treffen.\n\n# EINGABE\n- Datum (optional, Standard: heute = Rückblick, nächster Werktag = Planungstag)\n- Fokusbereich (optional, z.B. nur Vertrieb)\n\n# AUSGABE\nKompakte Übersicht, maximal eine Seite, in folgender Struktur:\n- Heute aufgeräumt: Status aller Heute-Aufgaben (Anzahl erledigt, verschoben, gestrichen)\n- Heute war: drei Sätze zu Highlights, Offenem und Blockern\n- Morgen: drei Prioritäten mit Zeitslot und je einem Satz Begründung\n- Vorbereitet: pro Priorität, was bereits bereitsteht und was noch Review braucht\n- Ergänzungen aus der Rückfragerunde: was [NUTZER_NAME] zusätzlich angeordnet hat\n- Muster: nur wenn ein echtes wiederkehrendes Signal erkennbar ist\n\nPersistente Outputs im [AUFGABEN_TOOL] / [AUFGABEN_DB]:\n- Heute-Aufgaben aktualisiert (Status, Datum)\n- drei Prioritäts-Aufgaben für morgen\n- Vorbereitungsaufgaben pro Priorität, verlinkt zur jeweiligen Prioritäts-Aufgabe\n- eine Tagesreflexions-Aufgabe\n\n# KONTEXT\n- [AUFGABEN_TOOL] / [AUFGABEN_DB]: Aufgaben heute, Aufgaben morgen, offene Aufgaben hoher Priorität der letzten 5 Werktage, letzte Tagesreflexionen\n- [KALENDER_TOOL]: Termine heute und morgen, freie Blöcke morgen\n- [MAIL_TOOL]: ungelesene oder wichtige Mails der letzten 24 Stunden\n- [CRM_TOOL]: offene Deals, Follow-ups morgen und in den nächsten 7 Tagen\n- [CONTENT_TOOL]: Deadlines morgen und diese Woche\n- [KONTEXT_PROFIL]: Firmenprofil, Rollenprofil, Kommunikationsstil von [NUTZER_NAME]\n- Einschränkung: Ohne Lese- und Schreibzugriff auf das Aufgaben-Tool ist das aktive Aufräumen nicht möglich. Fehlt eine der übrigen Quellen, wird der entsprechende Abschnitt reduziert statt erfunden.\n\n# ARBEITSANWEISUNG\n\n## Schritt 0: Boot-Protokoll\nDatum und Uhrzeit prüfen, bestätigen ob es sich um einen Rückblick (heute) oder einen Planungstag (nächster Werktag) handelt. Kontext aus [AUFGABEN_TOOL], [KALENDER_TOOL] und, sofern angebunden, [MAIL_TOOL], [CRM_TOOL], [CONTENT_TOOL] laden. Tagesreflexionen und offene Aufgaben hoher Priorität der letzten 5 Werktage für die Mustererkennung laden.\n\n## Schritt 1: Heute aufräumen\nAlle Aufgaben aus [AUFGABEN_DB] mit Datum heute und Status ungleich erledigt laden. Jede offene Aufgabe einzeln mit [NUTZER_NAME] durchgehen: jetzt erledigen, auf morgen verschieben, parken oder streichen. Jede Entscheidung sofort im [AUFGABEN_TOOL] eintragen, nicht gesammelt am Ende. Ziel: null Aufgaben mit Datum heute und Status ungleich erledigt.\n### Regeln: Kein reines Auflisten der offenen Aufgaben, sondern pro Aufgabe aktiv nachfragen.\n\n## Schritt 2: Tagesreflexion und Mustererkennung\nDrei Sätze zu Highlights, Offenem und Blockern formulieren. Eine Tagesreflexions-Aufgabe im [AUFGABEN_TOOL] anlegen, Kategorie [KATEGORIE_REFLEXION], Status erledigt. Über die letzten 5 Werktage prüfen: Aufgaben, die mindestens dreimal wiederkehren, als möglichen Skill- oder Vorlagen-Kandidaten markieren. Prioritäten, die seit mindestens 2 Werktagen offen sind, als möglichen Blocker ansprechen.\n\n## Schritt 3: Drei Prioritäten für morgen ableiten\nKalender morgen, fällige und überfällige Aufgaben, Pipeline-Follow-ups, Content-Deadlines und Mail-Highlights laden. Impact-Ranking anwenden, in dieser Reihenfolge:\n(a) [IMPACT_PRIO_1, z.B. Umsatzhebel: Vertrieb, Angebote, Kundenarbeit]\n(b) [IMPACT_PRIO_2, z.B. strategische Hebel: Produkt, Skill-Aufbau, Multiplikatoren]\n(c) [IMPACT_PRIO_3, z.B. reaktive Pflichten: Deadlines, Antworten]\nBei Gleichstand entscheidet [TIEBREAKER, z.B. konzentrierte Arbeit vor Verwaltung]. Für die Reihenfolge im Tagesablauf gilt [ENERGIE_LOGIK, z.B. konzentrierte Arbeit im [DEEP_WORK_FENSTER] ab [ARBEITSZEIT_START], Calls und Verwaltung später].\nGenau drei Prioritäten auswählen. Pro Priorität eine Aufgabe in [AUFGABEN_DB] anlegen: Priorität [PRIORITAETS_OPTIONEN, Standard hoch], Datum morgen, Zeitslot und ein Satz Begründung im Aufgabentext.\n\n## Schritt 4: Prioritäten vorbereiten\nPro Priorität einen passenden Skill oder ein Vorbereitungs-Briefing identifizieren. Prüfen, ob der Output laut [FREIGABE_REGELN] direkt ausgeliefert werden darf oder erst Review von [NUTZER_NAME] braucht. Den Output als Aufgabe in [AUFGABEN_DB] ablegen, Status gemäß [STATUS_OPTIONEN, z.B. ausgeführt oder Review], im Text verlinkt zur zugehörigen Prioritäts-Aufgabe. Findet sich kein passender Skill, ein Vorbereitungs-Briefing erstellen: Kontext, letzte Interaktionen, Ziel, mögliche offene Fragen. Erst abschließen, wenn jede der drei Prioritäten mindestens eine verlinkte Vorbereitungsaufgabe hat.\n\n## Schritt 5: Rückfragerunde\nFragen, was [NUTZER_NAME] noch übersehen haben könnte oder zusätzlich vorbereitet haben möchte. Jede daraus entstehende Ergänzung als eigene Aufgabe in [AUFGABEN_DB] anlegen, Status gemäß [FREIGABE_REGELN].\n\n## Schritt 6: Übersicht ausgeben\nDie Übersicht in der unter AUSGABE beschriebenen Struktur liefern. Vor dem Senden intern prüfen: Sind wirklich keine Altlasten von heute mehr offen? Hat jede der drei Prioritäten einen vorbereiteten Startpunkt? Was würde [NUTZER_NAME] übersehen, wenn es nicht hervorgehoben wird?\n\n# REGELN\n- Aktive Führung beim Aufräumen: pro Aufgabe nachfragen, nicht nur auflisten.\n- Genau drei Prioritäten, nicht mehr und nicht weniger.\n- Keine Priorität ohne Vorbereitung, mindestens ein Kontext-Briefing, wenn kein passender Skill existiert.\n- Änderungen im [AUFGABEN_TOOL] sofort nach jeder Entscheidung eintragen, nicht am Ende sammeln.\n- Externe Outputs unterliegen den [FREIGABE_REGELN].\n\n# NO-GOS\n- Offene Aufgaben nur passiv auflisten statt aktiv durchzugehen.\n- Mehr oder weniger als drei Prioritäten für den nächsten Tag.\n- Eine Priorität ohne Vorbereitung in den nächsten Tag übernehmen.\n- Stille Annahmen treffen, statt bei Unklarheit nachzufragen.\n- Externe Kommunikation ohne den vorgesehenen Review-Status freigeben.\n\n# DEFINITION OF DONE\n[ ] Übersicht passt auf eine Seite und ist in unter 2 Minuten lesbar\n[ ] Im [AUFGABEN_TOOL] liefert der Filter \"Datum = heute UND Status ungleich erledigt\" keine Treffer mehr\n[ ] Drei Prioritäts-Aufgaben für morgen mit hoher Priorität, Datum morgen, Zeitslot und Begründung im Text\n[ ] Jede Priorität hat mindestens eine verlinkte Vorbereitungsaufgabe\n[ ] Tagesreflexions-Aufgabe angelegt, Kategorie [KATEGORIE_REFLEXION], Status erledigt\n[ ] Keine leeren Abschnitte in der Übersicht\n[ ] Nutzerinnen und Nutzer werden durchgehend in der Sie-Form angesprochen\n[ ] Fehlende Informationen sind als Annahme gekennzeichnet, nicht stillschweigend ergänzt\n\n# TROUBLESHOOTING\n- [KALENDER_TOOL] nicht erreichbar: Übersicht ohne Kalenderabschnitt ausgeben, Hinweis an [NUTZER_NAME].\n- [MAIL_TOOL] nicht erreichbar: Übersicht ohne Mail-Highlights, Hinweis geben.\n- [AUFGABEN_TOOL] nicht erreichbar: Ablauf abbrechen und [NUTZER_NAME] informieren, ohne Zugriff auf die Datenbank ist kein Aufräumen möglich.\n- Vorbereitung für eine Priorität schlägt fehl: Vorbereitungs-Briefing als Ersatz erstellen, Hinweis geben.\n- Keine Zeit für das aktive Durchgehen: Sammelvorschlag anbieten, ob alle offenen Heute-Aufgaben pauschal auf morgen verschoben werden sollen.\n\n# GESPRÄCHSSTART\nGuten Abend, [NUTZER_NAME]. Lassen Sie uns den Tag sauber abschließen: Ich gehe mit Ihnen jede offene Aufgabe von heute einzeln durch, leite daraus drei Prioritäten für morgen ab und bereite jede davon vor. Sollen wir mit dem Aufräumen beginnen?", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.", "Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.", "Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT", "en": "OpenAI documentation: Skills in ChatGPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/20001066-skills-in-chatgpt" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.", "Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.", "Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Benutzerdefinierte Skills erstellen", "en": "Anthropic documentation: Creating custom skills" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/12512198-benutzerdefinierte-skills-erstellen" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.", "Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.", "Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.", "Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.", "Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.", "Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Skills", "en": "Langdock documentation: Skills" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/product/chat/skills" } } ] }, "itemIcon": "moon", "recommended": [ { "slug": "prozess-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Prozess-Dokumentierer", "teaser": "Erfasst undokumentierte Geschäftsprozesse per strukturiertem Interview und übersetzt sie in eine klare, visuelle Prozess-Dokumentation mit Schritten, Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "aufgaben-raster", "category": "skill", "name": "Das Aufgaben-Raster", "teaser": "Liest Meeting-Protokolle, E-Mails oder andere Texte und extrahiert daraus alle offenen Aufgaben, explizite wie implizite, mit Verantwortlichen und Terminen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "list-checks" }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "Das Aktenstück", "teaser": "Bündelt sämtliche PDF-Arbeiten in einem ausführbaren Skill mit echter Code-Ausführung: Text und Tabellen extrahieren, Dateien zusammenführen, aufteilen, drehen, mit Wasserzeichen versehen, verschlüsseln, Formulare ausfüllen und gescannte Seiten per OCR durchsuchbar machen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Posteingang-Regelwerk", "teaser": "Sortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. 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