A full inbox is one of the most reliable time sinks in a manager's day. The Inbox Router takes over this first sorting step: it reads every new email, assigns it to one of four categories, and automatically applies the matching label in the email tool. This removes the sorting decision from every single message and creates room to process the inbox in batches instead of continuously.
\nWhat gets automated is the classification, the label assignment, and the notification for anything urgent: every message is evaluated by sender, subject, and content, and sorted into Urgent, Follow-up, Info, or Spam, tagged with the matching label in the inbox. Messages classified as Urgent additionally trigger an immediate notification, for example in Slack, Teams, or by email, so time-critical customer requests and escalations do not go unnoticed until the next time you check the inbox.
\nSo the workflow does not stay a black box, the router makes visible which tool calls run in the background: fetching new emails, the classification call to the language model, setting the label through the email tool API, and triggering the notification for anything urgent. Anyone who wants to understand how an agent works day to day sees every single step here, not just the final result.
\nCopy the prompt below in full into your automation tool or agent builder. As a file: posteingang-route.en.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "beschreibung": "The workflow starts hourly or immediately, as soon as a new email arrives.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Classification", "beschreibung": "A call to the language model assigns the email to one of four categories based on sender, subject, content, and work context: Urgent, Follow-up, Info, or Spam, with a short rationale.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Set label", "beschreibung": "The matching label is applied through the email tool's API, visible directly in the inbox.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Alert on \"Urgent\"", "beschreibung": "Messages classified as Urgent additionally trigger a notification, for example in Slack, Teams, or by email.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Inbox report", "beschreibung": "An optional daily report summarizes the day: statistics by category, the three most urgent emails, and a recommendation.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Automatic categorization", "text": "Every email lands in Urgent, Follow-up, Info, or Spam based on the same criteria." }, { "titel": "Immediate alert on Urgent", "text": "Time-critical messages trigger a notification right away, instead of surfacing only the next time you check the inbox." }, { "titel": "Consistent triage", "text": "Every message is evaluated by the same rules, regardless of workload or how the day is going." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "Email tool with labeling", "text": "Gmail, Outlook, or a comparable tool, with write access.", "icon": "mail" }, { "label": "Notification tool", "text": "Slack, Teams, Discord, or email for the Urgent alert.", "icon": "notifications" }, { "label": "LLM access", "text": "An API key for OpenAI, Claude, or Gemini.", "icon": "key" }, { "label": "Labels in the email tool", "text": "Urgent, Info, Spam, and Follow-up set up in advance.", "icon": "label" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Send test emails", "text": "Send three to four emails covering all categories (Urgent, Info, Follow-up, Spam) to yourself.", "icon": "outgoing_mail" }, { "label": "Check labels", "text": "Verify that every email received the matching label.", "icon": "label" }, { "label": "Check the alert", "text": "Verify that a notification was triggered on Urgent.", "icon": "notifications_active" }, { "label": "Check the report", "text": "Verify that the statistics and the three most urgent emails in the daily report are correct.", "icon": "summarize" } ], "goLive": [ { "label": "Approval to start", "text": "Activate the workflow only once every test case runs cleanly.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Review mode", "text": "Let the workflow run for one to two weeks and review the classifications before switching it on without oversight.", "icon": "visibility" }, { "label": "Sharpen the context", "text": "Add senders and typical topics to the prompt, the more precise the work context, the more accurate the classification.", "icon": "tune" }, { "label": "Expand", "text": "Extend the workflow as needed with a spam auto-archive, reply drafts, or automatic CRM tasks.", "icon": "rocket_launch" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Work context too generic", "text": "Add senders and typical topics to the prompt, otherwise misclassifications pile up.", "icon": "person_search" }, { "label": "Labels missing in the email tool", "text": "Create the four labels in advance, before activating the workflow.", "icon": "label_off" }, { "label": "No write access", "text": "Check the integration's permissions to the email tool.", "icon": "lock" }, { "label": "Alert does not arrive", "text": "Check the webhook URL or channel ID of the notification tool.", "icon": "link_off" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Prompt for email categorization", "beschreibung": "Assigns a single email to one of the four categories based on sender, subject, and content.", "prompt": "You are an email triage assistant. Address the user in a professional manner throughout. Analyze the following email and assign it to exactly one of the following categories. If information relevant to the classification is missing, mark your assessment as an assumption rather than presenting it as certain.\n\nEmail details:\nSender: [SENDER]\nSubject: [SUBJECT]\nContent: [EMAIL_CONTENT]\nReceived on: [DATE_RECEIVED]\n\nCategories:\n1. Urgent: time-critical requests, escalations, important customer communication, urgent appointments\n2. Follow-up: emails that require a response or action but are not time-critical\n3. Info: newsletters, notifications, FYI emails with no action required\n4. Spam: advertising, unwanted emails, newsletters from unknown senders\n\nContext of your work:\n[WORK_CONTEXT]\n\nOutput format, JSON only:\n{\n \"category\": \"Urgent|Follow-up|Info|Spam\",\n \"rationale\": \"Short rationale in 1 sentence\",\n \"priority\": \"high|medium|low\"\n}" }, { "titel": "Prompt for the inbox summary", "beschreibung": "Summarizes the emails categorized on a given day into a short report.", "prompt": "Create a concise summary of the email triage results, addressing the user in a professional manner throughout.\n\nCategorized emails:\n[EMAIL_LIST]\n\nStatistics:\nTotal: [TOTAL_COUNT]\nUrgent: [URGENT_COUNT]\nFollow-up: [FOLLOWUP_COUNT]\nInfo: [INFO_COUNT]\nSpam: [SPAM_COUNT]\n\nOutput format:\nCreate a structured summary with:\n1. Heading \"Email triage [DATE/TIME]\"\n2. Statistics overview\n3. The three most urgent emails with sender and subject\n4. A recommendation on which emails to handle first\n\nKeep the summary to a maximum of 200 words." } ], "prompt": "GOAL\nBuild a workflow that automatically sorts incoming emails via AI into one of four categories, Urgent, Follow-up, Info, or Spam, applies the matching label in the email tool, sends an immediate notification when something is Urgent, and optionally dispatches a daily short report.\n\nAdapt the structure to the concepts of your automation tool, for example nodes, steps, zaps, or agent actions. While doing so, preserve the trigger logic, the sequence, the parallelism, and the data flow.\n\nTRIGGER\nType: a new incoming email, for example in Gmail or Outlook. Alternatively, scheduled hourly as a batch over all new emails since the last run.\nFilter: only the desired inbox or label, for example the main inbox. Emails already categorized are skipped.\n\nSTEPS\n1. Extract email data: sender, subject, content, and date received.\n2. AI step: classification. Use the classification prompt below exactly. The output is JSON with the fields category, rationale, and priority. After this, step 3 and step 4 run in parallel.\n3. Set label: the JSON field category is mapped to the label of the same name in the email tool, Urgent, Follow-up, Info, or Spam. The four labels must already exist in the tool.\n4. Condition: only when category equals Urgent, a notification is triggered in Slack, Teams, or by email, with sender, subject, and rationale.\n5. Output, optional: a daily inbox report. Use the summary prompt below exactly, over all emails categorized that day. Delivery by email or Slack.\n\nPROMPTS, COPY EXACTLY AND UNCHANGED\nClassification prompt:\n\"\"\"\nYou are an email triage assistant. Address the user in a professional manner throughout. Analyze the following email and assign it to exactly one of the following categories. If information relevant to the classification is missing, mark your assessment as an assumption rather than presenting it as certain.\n\nEmail details:\nSender: [SENDER]\nSubject: [SUBJECT]\nContent: [EMAIL_CONTENT]\nReceived on: [DATE_RECEIVED]\n\nCategories:\n1. Urgent: time-critical requests, escalations, important customer communication, urgent appointments\n2. Follow-up: emails that require a response or action but are not time-critical\n3. Info: newsletters, notifications, FYI emails with no action required\n4. Spam: advertising, unwanted emails, newsletters from unknown senders\n\nContext of your work:\n[WORK_CONTEXT]\n\nOutput format, JSON only:\n{\n \"category\": \"Urgent|Follow-up|Info|Spam\",\n \"rationale\": \"Short rationale in 1 sentence\",\n \"priority\": \"high|medium|low\"\n}\n\"\"\"\n\nSummary prompt:\n\"\"\"\nCreate a concise summary of the email triage results, addressing the user in a professional manner throughout.\n\nCategorized emails:\n[EMAIL_LIST]\n\nStatistics:\nTotal: [TOTAL_COUNT]\nUrgent: [URGENT_COUNT]\nFollow-up: [FOLLOWUP_COUNT]\nInfo: [INFO_COUNT]\nSpam: [SPAM_COUNT]\n\nOutput format:\nCreate a structured summary with:\n1. Heading \"Email triage [DATE/TIME]\"\n2. Statistics overview\n3. The three most urgent emails with sender and subject\n4. A recommendation on which emails to handle first\n\nKeep the summary to a maximum of 200 words.\n\"\"\"\n\nDATA FLOW\nStep 1 to step 2: [SENDER], [SUBJECT], [EMAIL_CONTENT], [DATE_RECEIVED].\nStep 2 to step 3 and 4: the JSON fields category, rationale, and priority.\nDaily run to step 5: [EMAIL_LIST], [TOTAL_COUNT], [URGENT_COUNT], [FOLLOWUP_COUNT], [INFO_COUNT], [SPAM_COUNT].\n\nERROR HANDLING\nAI returns no valid JSON: retry once, then set the default category Follow-up and log the error.\nLabel does not exist: log the error, do not abort the workflow. Create the labels in advance.\nNotification fails: check the webhook URL or channel ID, log the error.\nNo write access in the email tool: report it as an open configuration item.\n\nPLACEHOLDER CONVENTION\nAll placeholders in square brackets are variables. Map them dynamically to data from previous steps, as described in the data flow. Exception: [WORK_CONTEXT] is not dynamic. Set it manually before activation, with role, topics, and important senders. List such manual placeholders separately at the end.\n\nSELF CHECK BEFORE COMPLETION\nCheck, before you report the workflow as finished:\n1. Are all steps connected correctly, including the parallelism of step 3 and 4 and the Urgent condition?\n2. Are both prompts inserted completely and unchanged, and are all placeholders mapped?\n3. Is the JSON output from step 2 parsed correctly, with category, rationale, and priority?\n4. Are all points listed that require manual configuration: inbox connection, LLM API key, channel ID, the four labels, and [WORK_CONTEXT]?", "einrichtung": { "intro": "Two routes lead to the same result. Pick the one that fits your setup.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Suitable when you want to build the workflow in your own automation tool.", "schritte": [ "Open your workflow tool, for example n8n, Make, Zapier or Langdock.", "Create a new workflow and give it a name.", "Choose the AI-assisted build option if your tool offers one.", "Paste the builder prompt from above in full.", "Check the result against the step sequence in this document, then add your access credentials and channels." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Suitable when you want to take the workflow over unchanged.", "schritte": [ "Download the JSON file from the JSON export section.", "Open the workflow area of your tool and create a new workflow.", "Give it a name and confirm.", "Open the menu on the workflow name and choose to import a JSON file.", "Upload the file, then add your own access credentials.", "Run a test before you activate the workflow." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w06_posteingang-route__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Posteingang-Route", "beschreibung": "Ordnet eingehende E-Mails automatisch in Dringend, Follow-up, Info oder Spam ein, setzt das passende Label im E-Mail-Tool, benachrichtigt bei Dringend sofort und fasst optional den Tag in einem kurzen Report zusammen.", "trigger": { "typ": "Zeitgesteuert, stündlicher Cron-Trigger", "bedingung": "Startet automatisch jede volle Stunde nach dem Cron-Ausdruck 0 * * * *, rund um die Uhr ohne manuelles Zutun. Bei jedem Lauf durchsucht ein nachgelagerter Schritt das verbundene Postfach mit dem Suchfilter is:unread nach ungelesenen E-Mails. Der Zeitplan lässt sich anpassen, etwa auf alle 30 Minuten, auf Werktage 9 bis 17 Uhr oder auf einen festen Tagestermin. Ein rein ereignisbasierter Trigger, der bei jeder neu eingehenden E-Mail sofort auslöst, ist in dieser Umsetzung nicht enthalten und würde einen eigenen Trigger-Knoten für das E-Mail-Tool erfordern." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger und Abruf", "rolle": "mensch", "aktion": "Der Zeitplan löst den Lauf aus. Ein Abruf-Schritt durchsucht danach das Postfach mit dem Filter is:unread und liefert alle ungelesenen E-Mails als Liste zurück, mit Feldern wie Absender, Betreff, Inhalt (Snippet), Empfangsdatum und ID. Eine Schleife nimmt anschließend jede gefundene E-Mail einzeln und der Reihe nach auf, bis zu 200 E-Mails pro Lauf, ohne Parallelverarbeitung, und schickt jede E-Mail einzeln durch die folgenden Schritte.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "Liste ungelesener E-Mails, einzeln durchlaufen als aktuelle E-Mail der Schleife (Absender, Betreff, Inhalt, Empfangsdatum, ID)" ] }, { "nr": 2, "titel": "Klassifikation", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Schritt analysiert Absender, Betreff, Inhalt und den hinterlegten Arbeitskontext der aktuellen E-Mail. Er liefert ein strukturiertes Ausgabeschema mit drei Pflichtfeldern zurück: category (die zugewiesene Kategorie), reason (die Begründung) und success (ob die Kategorisierung geglückt ist). Der Arbeitsprompt formuliert das Ausgabeformat zusätzlich mit den Feldern kategorie, begruendung und prioritaet, siehe Arbeitsprompt Klassifikation. Beim Nachbau in einem anderen Tool müssen beide Schreibweisen aufeinander abgestimmt werden, je nachdem, ob das Zielsystem freie Prompt-Ausgabe oder ein festes Ausgabeschema am Knoten selbst verlangt.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "Absender, Betreff, Inhalt und Empfangsdatum der aktuellen E-Mail", "Arbeitskontext" ], "ausgang": [ "Strukturiertes Ergebnis mit category, reason und success" ] }, { "nr": 3, "titel": "Label setzen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Aktion auf dem E-Mail-Tool setzt das Label. Sie verwendet die ID der aktuellen E-Mail (messageId) und übergibt das Feld addLabelIds mit der Anweisung, das zur Kategorie passende Label zu ergänzen oder bei Bedarf neu anzulegen. Die vier Labels Dringend, Follow-up, Info und Spam müssen im Tool bereits existieren. Die Felder threadId und removeLabelIds stehen an diesem Knoten ebenfalls zur Verfügung, bleiben in der Grundkonfiguration aber ungenutzt, sodass die Ungelesen-Markierung der E-Mail unverändert bleibt.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "category aus der Klassifikation", "messageId der aktuellen E-Mail" ], "ausgang": [ "Gesetztes Label im Postfach" ] }, { "nr": 4, "titel": "Bedingte Benachrichtigung", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Bedingung prüft das Feld category direkt aus dem Klassifikationsergebnis. Nur wenn der Wert Dringend ist, läuft der Zweig in eine Benachrichtigung, die Betreff, Absender, Kategorie und die Begründung (reason) formatiert und an das Benachrichtigungs-Tool sendet, etwa Slack, Teams oder E-Mail. Im anderen Zweig, category ungleich Dringend, läuft die E-Mail ohne Benachrichtigung weiter. Beide Zweige laufen anschließend wieder zusammen, bevor die Schleife die nächste E-Mail aufnimmt oder, bei der letzten E-Mail des Laufs, zum Abschluss übergeht.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "category und reason aus der Klassifikation", "Betreff und Absender der aktuellen E-Mail" ], "ausgang": [ "Benachrichtigung, nur wenn category gleich Dringend ist" ] }, { "nr": 5, "titel": "Inbox-Report", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Sobald die Schleife alle E-Mails des Laufs durchlaufen hat, übernimmt ein Code-Schritt die Zusammenfassung. In der vorliegenden Umsetzung liest er nur die ursprüngliche E-Mail-Liste aus Schritt 1 und gibt Gesamtanzahl sowie Zeitstempel zurück. Eine Aufschlüsselung nach Kategorie, die drei dringendsten E-Mails und eine Handlungsempfehlung, wie sie der Arbeitsprompt Zusammenfassung vorsieht, verlangen zusätzlich, dass die Kategorisierungsergebnisse jeder E-Mail während der Schleife in einer eigenen Liste oder Datenbank gesammelt werden, da Daten aus einzelnen Schleifendurchläufen nach deren Ende nicht mehr automatisch verfügbar sind.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-2", "eingang": [ "Ursprüngliche E-Mail-Liste aus Schritt 1" ], "ausgang": [ "Zusammenfassungstext mit Gesamtanzahl und Zeitstempel, Kategorie-Statistik und Handlungsempfehlung nur bei entsprechender Erweiterung" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "E-Mail-Kategorisierung", "text": "Sie sind ein E-Mail-Triage-Assistent und sprechen die Nutzerin oder den Nutzer durchgehend in der Sie-Form an. Analysieren Sie die folgende E-Mail und ordnen Sie sie genau einer der folgenden Kategorien zu. Fehlen für die Einordnung relevante Informationen, kennzeichnen Sie Ihre Einschätzung als Annahme statt sie als gesichert darzustellen. Kategorien: Dringend (zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine), Follow-up (Antwort oder Aktion erforderlich, aber nicht zeitkritisch), Info (Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-Mails ohne Handlungsbedarf), Spam (Werbung, unerwünschte Mails, Newsletter von unbekannten Absendern). Geben Sie ausschließlich JSON mit den Feldern kategorie, begruendung und prioritaet zurück." }, "arbeitsschritt-2": { "titel": "Inbox-Zusammenfassung", "text": "Erstellen Sie eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse, durchgehend in der Sie-Form. Bauen Sie die Zusammenfassung aus einer Überschrift mit Datum und Uhrzeit, einer Statistik-Übersicht nach Kategorie, den drei dringendsten E-Mails mit Absender und Betreff sowie einer Handlungsempfehlung auf, welche E-Mails zuerst zu bearbeiten sind. Maximal 200 Wörter." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "Aktuelle E-Mail der Schleife mit Absender, Betreff, Inhalt und Empfangsdatum, dazu die Schleifenvariablen currentIndex und total" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "Strukturiertes Ergebnis der Kategorisierung: category, reason, success" }, { "von": 2, "nach": 4, "nutzlast": "Feld category, von der Bedingung direkt aus dem Klassifikationsergebnis gelesen, unabhängig vom Label-Schritt dazwischen" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "Bestätigung, dass das Label gesetzt wurde, bevor die Dringlichkeit geprüft wird" }, { "von": 4, "nach": 4, "nutzlast": "Bei category gleich Dringend: category, reason, Betreff und Absender an die Benachrichtigung. Bei allen anderen Werten läuft die E-Mail ohne Benachrichtigung weiter. Beide Zweige laufen vor dem Ende der Schleifeniteration wieder zusammen." }, { "von": 4, "nach": 2, "nutzlast": "Nächste E-Mail der Schleife (currentIndex plus eins von total), bis alle abgerufenen E-Mails durchlaufen sind, maximal 200 pro Lauf, der Reihe nach ohne Parallelverarbeitung" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "Nach Abschluss aller Schleifendurchläufe die ursprüngliche E-Mail-Liste aus Schritt 1. Einzelne Kategorisierungsergebnisse fließen in der vorliegenden Umsetzung nicht automatisch in diesen Schritt, dafür müssten sie während der Schleife separat gesammelt werden." } ], "voraussetzungen": [ "E-Mail-Tool mit Labelfunktion und Schreibrechten, zum Beispiel Gmail oder Outlook", "Die vier Labels Dringend, Follow-up, Info und Spam vorab im E-Mail-Tool angelegt", "Zugang zu einem Sprachmodell für die Klassifikation, etwa OpenAI, Claude oder Gemini", "Benachrichtigungs-Tool für den Alert bei Dringend, etwa Slack, Teams, Discord oder E-Mail", "Hinterlegter Arbeitskontext mit Rolle, Themen und wichtigen Absendern für die Klassifikation" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Trigger oder E-Mail-Abruf schlägt fehl", "massnahme": "Beide Knoten sind auf Stop gestellt, der gesamte Lauf bricht ab und es wird keine E-Mail verarbeitet. Verbindung zum Postfach und den Suchfilter is:unread prüfen." }, { "fall": "Einzelne E-Mail lässt sich innerhalb der Schleife nicht verarbeiten, etwa bei der Klassifikation, dem Label setzen, der Dringlichkeitsprüfung oder der Benachrichtigung", "massnahme": "Die Schleife selbst ist auf Fortsetzen gestellt, ein Fehler bei einer E-Mail bricht nicht den gesamten Lauf ab, die übrigen E-Mails werden weiter durchlaufen. Die einzelnen Knoten sind auf Stop gestellt, der Fehler wird also nur für genau diese eine E-Mail protokolliert." }, { "fall": "KI liefert kein valides strukturiertes Ergebnis", "massnahme": "Einmal wiederholen, danach die Default-Kategorie Follow-up setzen und den Fehler loggen." }, { "fall": "Label existiert nicht im E-Mail-Tool", "massnahme": "Fehler loggen, den Workflow nicht abbrechen. Die vier Labels vorab anlegen." }, { "fall": "E-Mails werden bei einem späteren Lauf erneut verarbeitet", "massnahme": "Der Suchfilter is:unread erfasst dieselbe E-Mail beim nächsten Lauf wieder, wenn die Label-Aktion die Ungelesen-Markierung nicht entfernt, das Feld removeLabelIds bleibt in der Grundkonfiguration ungenutzt. Removelabelids um die Ungelesen-Markierung ergänzen oder ein eigenes Verarbeitet-Label setzen, um Doppelverarbeitung zu vermeiden." }, { "fall": "Benachrichtigung schlägt fehl", "massnahme": "Webhook-URL oder Kanal-ID des Benachrichtigungs-Tools prüfen, Fehler loggen." }, { "fall": "Keine Schreibrechte im E-Mail-Tool", "massnahme": "Als offenen Konfigurationspunkt vor dem Go-Live melden, Berechtigungen der Integration prüfen." }, { "fall": "Arbeitskontext zu generisch formuliert", "massnahme": "Absender und typische Themen im Prompt ergänzen, sonst häufen sich Fehleinordnungen." }, { "fall": "Inbox-Report bleibt auf Gesamtanzahl und Zeitstempel beschränkt", "massnahme": "Für eine Aufschlüsselung nach Kategorie und eine Handlungsempfehlung müssen die Kategorisierungsergebnisse jeder E-Mail während der Schleife zusätzlich in einer Liste oder Datenbank gesammelt werden, da Schleifendaten nach deren Ende nicht mehr automatisch verfügbar sind." } ], "platzhalter": [ { "name": "ARBEITSKONTEXT", "quelle": "Rolle, Themen und wichtige Absender, manuell vor der Aktivierung hinterlegt" }, { "name": "ABSENDER, BETREFF, E_MAIL_INHALT, EMPFANGSDATUM", "quelle": "Felder der jeweils aktuellen E-Mail aus der Schleife" }, { "name": "category, reason, success", "quelle": "Pflichtfelder des strukturierten Ausgabeschemas der Klassifikation" }, { "name": "filter", "quelle": "Suchfilter des E-Mail-Abrufs, in der Grundkonfiguration is:unread" }, { "name": "messageId, threadId, addLabelIds, removeLabelIds", "quelle": "Felder der Label-Aktion, messageId und addLabelIds sind belegt, threadId und removeLabelIds bleiben in der Grundkonfiguration ungenutzt" }, { "name": "currentItem, currentIndex, total", "quelle": "Schleifenvariablen für die aktuelle E-Mail, ihren Index und die Gesamtzahl der E-Mails im Lauf" }, { "name": "E_MAIL_LISTE, ANZAHL_GESAMT, ANZAHL_DRINGEND, ANZAHL_FOLLOWUP, ANZAHL_INFO, ANZAHL_SPAM", "quelle": "Platzhalter des Zusammenfassungs-Prompts, im aktuellen Code-Schritt nur als Gesamtanzahl und Zeitstempel umgesetzt, die Kategorie-Aufschlüsselung erfordert eine zusätzliche Zählung während der Schleife" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "inbox", "recommended": [ { "slug": "status-bruecke", "category": "workflow", "name": "The Status Bridge", "teaser": "A workflow that pulls your project data every week and turns it into a ready status report covering progress, risks and delays, for you to review before it goes out.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "activity" }, { "slug": "aufgaben-raster", "category": "skill", "name": "The Task Grid", "teaser": "Reads meeting minutes, emails or other texts and extracts all open tasks, both explicit and implicit, with owners and deadlines.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "list-checks" }, { "slug": "team-digest-schleife", "category": "workflow", "name": "The Team Digest Loop", "teaser": "A daily workflow that gathers the important discussions from your team's Slack or Teams channels and turns them into a structured digest of decisions, action items, and updates.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "mails" }, { "slug": "risikomatrix-pruefer", "category": "assistent", "name": "The Risk Matrix Reviewer", "teaser": "Identifies, assesses and prioritizes project risks in a structured risk matrix with preventive and corrective measures.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "grid-3x3" }, { "slug": "ist-soll-analyst", "category": "assistent", "name": "The Gap Analyst", "teaser": "Systematically compares the current state with the desired target, quantifies the gap between them, and derives initial prioritized actions.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "git-compare" }, { "slug": "google-drive", "category": "tool", "name": "Google Drive", "teaser": "Google's cloud file storage for documents, spreadsheets and presentations, with real-time collaboration, granular sharing and automation through the Drive API.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "logoFile": "google-drive.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "The Kickoff Briefing", "teaser": "The Kickoff Briefing turns your project data into a complete kickoff package with agenda, one pager, role matrix and invitation email in a single pass.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "The PDF Workbench", "teaser": "The PDF Workbench bundles the full range of PDF work into one executable skill with real code execution, from merging and splitting to watermarking, encryption, form filling, and OCR on scanned pages.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "posteingang-regelwerk", "category": "skill", "name": "The Inbox Rulebook", "teaser": "Sorts a full inbox into a fixed rulebook of category, urgency and reply draft, so you keep the final decision while the system handles the triage.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "inbox" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "The Retro Rulebook", "teaser": "The Retro Rulebook builds a complete retrospective package, agenda, guiding questions, a collection template and a three-point action plan with owner and deadline, from just the retro type, time period and team size.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "tagesabschluss-protokoll", "category": "skill", "name": "The Shutdown Protocol", "teaser": "The Shutdown Protocol actively walks you through every open task at the end of the workday and hands you exactly three pre-prepared priorities to start tomorrow with focus.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "moon" }, { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "The Handover Package", "teaser": "Builds a complete handover document from meeting notes, quotes and CRM records for the transition from sales to the delivery team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "The Onboarding Pipeline", "teaser": "Automates customer onboarding from the CRM status change through to a ready-to-send welcome email, turning a classic small business bottleneck into one clean, repeatable workflow.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "termin-bruecke", "category": "workflow", "name": "The Appointment Bridge", "teaser": "A workflow that reads incoming appointment requests, checks calendar availability, and drops a ready reply draft with three time proposals into the inbox for review before sending.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "calendar-check" }, { "slug": "okr-stratege", "category": "assistent", "name": "The OKR Strategist", "teaser": "Translates a top-level strategic goal into a complete OKR set with a qualitative objective, measurable key results, concrete initiatives and an alignment check that flags dependencies and risks.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "target" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "The Project Sparring Partner", "teaser": "Guides you through every phase of a project with systematic risk analysis, prioritized courses of action for acute problems, and structured lessons learned after completion.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "prozess-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "The Process Documenter", "teaser": "Captures undocumented business processes through a structured interview and turns them into clear, visual process documentation with steps, decision points and responsibilities.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "statusbericht-kurator", "category": "assistent", "name": "The Status Report Curator", "teaser": "Condenses status meeting notes and the project plan into a structured project status report with a traffic light rating, a milestone and risk overview, and concrete next steps.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "clipboard-check" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "The Negotiation Strategist", "teaser": "Analyzes a supplier quote along with its market context and develops a concrete, ready-to-use negotiation strategy with goals, levers, arguments and fallback positions.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "workflow-planer", "category": "assistent", "name": "The Workflow Planner", "teaser": "Builds a complete plan from a workflow goal, time frame, and the available resources, with process steps, a resource matrix, risk analysis, and measurable milestones.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "workflow" } ] }