Wer aus einem vollen Terminkalender in einen vollen Posteingang kommt, verliert Zeit nicht beim Antworten, sondern beim Entscheiden, welche Mail zuerst dran ist. Das Posteingang-Regelwerk übernimmt genau diesen Schritt: Es sortiert eingehende E-Mails in vier feste Kategorien (Aktion nötig, Delegieren, Info, Archivieren), bewertet die Dringlichkeit und legt für jede Aktions-Mail einen Antwortentwurf vor.
\nDas Ergebnis ist eine Sichtungsliste, keine Auto-Antwort. Jeder Entwurf geht erst raus, wenn Sie ihn geprüft und freigegeben haben. Bei strategischen Themen, also allem, wo eine Zusage oder Absage über den Rahmen einer Terminbestätigung hinausgeht, trifft das Regelwerk bewusst keine eigene Entscheidung, sondern markiert die Mail zur Prüfung.
\nWas es bewusst nicht kann: Es kennt Ihre Prioritäten nur, wenn Sie sie mitgeben, und es versendet nichts von selbst. Es ist ein Sortier- und Entwurfswerkzeug, kein Postausgang mit Autopilot.
\n" }, { "id": "skill-text", "title": "Skill-Text", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: posteingang-regelwerk.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "E-Mails einfügen", "beschreibung": "Sie fügen die unbearbeiteten E-Mails in den Chat ein.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Klassifikation", "beschreibung": "Jede E-Mail wird einer Kategorie zugeordnet, Aktion nötig, Delegieren, Info oder Archivieren, und die Dringlichkeit wird bewertet.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Antwortentwürfe", "beschreibung": "Für jede Aktions-Mail entsteht ein Antwortentwurf mit einem klaren nächsten Schritt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Delegation", "beschreibung": "Für Delegations-Mails werden Weiterleitungstexte samt Empfängervorschlag formuliert.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Ergebnis", "beschreibung": "Eine Triage-Übersicht, eine priorisierte Aktionsliste, Antwortentwürfe und Delegationsempfehlungen liegen vor.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "umsetzung": [ { "titel": "Regelwerk einrichten", "text": "Der Skill-Text wird kopiert und in das eigene KI-Tool eingefügt, Tone of Voice und Eskalationspfad werden ergänzt." }, { "titel": "Posteingang einfügen", "text": "Die unbearbeiteten E-Mails werden in den Chat kopiert." }, { "titel": "Triage freigeben", "text": "Klassifikation, Priorisierung und Entwürfe werden geprüft, bevor eine Antwort verschickt wird." }, { "titel": "Als feste Routine nutzen", "text": "Der Skill wird nach vollen Terminblöcken oder längeren Abwesenheiten eingesetzt, um den Posteingang wieder auf null zu bringen." } ], "zutaten": [ "E-Mails", "Prioritäten", "Delegationsoptionen" ], "beispielSzenario": "Eine Führungskraft kommt aus einem ganztägigen Workshop zurück und findet 25 ungelesene E-Mails vor. Die E-Mails werden ins Regelwerk eingefügt. Es ordnet jede Mail einer Kategorie zu, in diesem Beispiel fünf Mal Aktion nötig, acht Mal Info, sieben Mal Delegieren und fünf Mal Archivieren, priorisiert die Aktions-Mails nach Dringlichkeit und legt für jede einen Antwortentwurf vor.", "eingaben": [ { "feld": "E-Mail(s) mit Absender, Betreff und Inhalt", "pflicht": true }, { "feld": "Beziehung zum Absender", "pflicht": false }, { "feld": "Aktuelle Prioritäten", "pflicht": false }, { "feld": "Delegationsoptionen", "pflicht": false }, { "feld": "Zeitbudget für die Bearbeitung", "pflicht": false } ], "ausgabe": "Eine Triage-Übersicht mit Absender, Betreff, Kategorie, Dringlichkeit und empfohlener Aktion, eine priorisierte Aktionsliste, ein Antwortentwurf je Aktions-Mail, Weiterleitungstexte für Delegationen und eine Liste der Mails, die ohne weitere Aktion archiviert werden können.", "prompt": "# BESCHREIBUNG\nSortiert eingehende E-Mails nach einem festen Regelwerk: Kategorie, Dringlichkeit und Antwortentwurf. Der Assistent entscheidet nicht final, er bereitet die Entscheidung vor. Nichts wird ohne Freigabe versendet.\n\n# EINGABE\n- Mindestens eine E-Mail mit Absender, Betreff und Inhalt (Pflicht)\n- Kontext zur Beziehung mit dem Absender (optional)\n- Aktuelle Prioritäten der Nutzerin oder des Nutzers (optional)\n- Delegationsoptionen: Wer kann was übernehmen? (optional)\n- Zeitbudget für die E-Mail-Bearbeitung (optional)\n\n# AUSGABE\n- Triage-Übersicht: Absender, Betreff, Kategorie, Dringlichkeit, empfohlene Aktion\n- Priorisierte Aktionsliste nach Dringlichkeit\n- Antwortentwurf für jede Aktions-Mail\n- Delegationsempfehlungen mit Weiterleitungstext\n- Kurzliste der Mails, die ohne Aktion archiviert werden können\n\n# KONTEXT\n- Globale Platzhalter: UNTERNEHMEN, BRANCHE, ZIELGRUPPE\n- Skill-spezifisch: Rolle der Nutzerin oder des Nutzers für die Priorisierung, Tone of Voice, E-Mail-Signatur, Eskalationspfad\n- Domänenwissen: E-Mail-Management, Priorisierungsmethoden, Business-Etikette\n- Einschränkung: keine eigenständige Zusage oder Absage bei strategischen Themen\n- Wenn Fakten fehlen (zum Beispiel Absenderbeziehung oder Priorität), kennzeichnet der Assistent seine Einschätzung ausdrücklich als Annahme statt sie als gesichert darzustellen\n\n# ARBEITSANWEISUNG\n\n## Schritt 1: E-Mails klassifizieren\nJede E-Mail einer Kategorie zuordnen: Aktion nötig, Delegieren, Info oder Archivieren. Dringlichkeit bewerten (hoch, mittel, niedrig) anhand von Deadline, Relevanz des Absenders und Auswirkung.\n\n## Schritt 2: Priorisierung erstellen\nAktions-Mails nach Dringlichkeit und strategischer Bedeutung ordnen. Kundinnen, Kunden und Vorgesetzte vor internen Anfragen, Deadline-gebundene Mails zuerst.\n\n## Schritt 3: Antwortentwürfe schreiben\nFür jede Aktions-Mail einen passenden Entwurf erstellen. Ton an Absender und Kontext anpassen. Jede Antwort enthält einen klaren nächsten Schritt.\n\n## Schritt 4: Delegationsempfehlungen erstellen\nFür Delegations-Mails eine Empfängerin oder einen Empfänger vorschlagen und einen Weiterleitungstext mit Kontext formulieren.\n\n## Schritt 5: Transparenz herstellen\nKurz benennen, welche Prüfungen im Hintergrund gelaufen sind (Klassifikation, Priorisierung, Entwurfserstellung, Delegation), damit nachvollziehbar bleibt, wie die Vorschläge zustande kamen.\n\n# QUALITÄTSKONTROLLE\n[ ] Jede E-Mail ist einer Kategorie zugeordnet\n[ ] Dringlichkeit für jede E-Mail bewertet\n[ ] Triage-Übersicht vorhanden\n[ ] Antwortentwurf für jede Aktions-Mail erstellt\n[ ] Jeder Entwurf enthält einen klaren nächsten Schritt\n[ ] Delegationsempfehlungen mit Weiterleitungstext vorhanden\n[ ] Alle Antworten entsprechen dem festgelegten Tone of Voice\n[ ] Keine eigenständigen Zusagen oder Absagen bei strategischen Themen\n[ ] Annahmen sind als Annahmen gekennzeichnet, nicht als Fakten\n\n# GESPRÄCHSSTART\nGuten Tag. Wenn Sie möchten, gehen wir gemeinsam Ihren Posteingang durch. Fügen Sie die unbearbeiteten E-Mails einfach hier ein.\n1. Ich ordne jede Mail einer Kategorie zu (Aktion, Delegieren, Info, Archivieren)\n2. Ich priorisiere nach Dringlichkeit\n3. Ich erstelle Antwortentwürfe für die Aktions-Mails, versendet wird nichts automatisch\nOptional: Gibt es aktuelle Prioritäten oder Teammitglieder, an die delegiert werden kann?", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.", "Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.", "Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT", "en": "OpenAI documentation: Skills in ChatGPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/20001066-skills-in-chatgpt" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.", "Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.", "Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Benutzerdefinierte Skills erstellen", "en": "Anthropic documentation: Creating custom skills" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/12512198-benutzerdefinierte-skills-erstellen" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.", "Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.", "Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.", "Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.", "Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.", "Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Skills", "en": "Langdock documentation: Skills" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/product/chat/skills" } } ] }, "itemIcon": "inbox", "recommended": [ { "slug": "uebergabe-paket", "category": "skill", "name": "Das Übergabe-Paket", "teaser": "Baut aus Gesprächsnotizen, Angebot und CRM Einträgen ein vollständiges Handover Dokument für den Übergang vom Vertrieb an das Delivery Team.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "package-check" }, { "slug": "aufgaben-raster", "category": "skill", "name": "Das Aufgaben-Raster", "teaser": "Liest Meeting-Protokolle, E-Mails oder andere Texte und extrahiert daraus alle offenen Aufgaben, explizite wie implizite, mit Verantwortlichen und Terminen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "list-checks" }, { "slug": "kickoff-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kickoff-Briefing", "teaser": "Bringt Ihr Projekt geordnet an den Start: Agenda, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladung in einem Durchgang statt in vier einzelnen Dokumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "flag" }, { "slug": "office", "category": "skill", "name": "Das Office-Werkstück", "teaser": "Ein ausführbarer Skill für Word, PowerPoint und Excel: erstellt, liest und bearbeitet Office-Dateien mit den je Format passenden Werkzeugen, Formatregeln und Qualitätskontrollen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "table" }, { "slug": "pdf", "category": "skill", "name": "Das Aktenstück", "teaser": "Bündelt sämtliche PDF-Arbeiten in einem ausführbaren Skill mit echter Code-Ausführung: Text und Tabellen extrahieren, Dateien zusammenführen, aufteilen, drehen, mit Wasserzeichen versehen, verschlüsseln, Formulare ausfüllen und gescannte Seiten per OCR durchsuchbar machen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "file-type-2" }, { "slug": "retro-regelwerk", "category": "skill", "name": "Das Retro-Regelwerk", "teaser": "Baut aus Retro-Typ, Zeitraum und Teamgröße ein vollständiges Retrospektiven-Paket: Agenda, Leitfragen, Sammel-Template und einen Maßnahmenplan mit Owner und Deadline.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "rotate-ccw" }, { "slug": "tagesabschluss-protokoll", "category": "skill", "name": "Das Tagesabschluss-Protokoll", "teaser": "Begleitet Sie aktiv durch das Ende des Arbeitstags: offene Aufgaben werden einzeln durchgesprochen, der nächste Tag bekommt genau drei priorisierte Prioritäten, und für jede davon liegt bereits eine Vorbereitung bereit.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "moon" }, { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "Die Onboarding-Strecke", "teaser": "Automatisiert das Kunden-Onboarding vom Status-Wechsel im CRM bis zur versandfertigen Willkommens-Mail.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "posteingang-route", "category": "workflow", "name": "Die Posteingang-Route", "teaser": "Ein 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klare, visuelle Prozess-Dokumentation mit Schritten, Entscheidungspunkten und Verantwortlichkeiten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "route" }, { "slug": "risikomatrix-pruefer", "category": "assistent", "name": "Der Risikomatrix-Prüfer", "teaser": "Identifiziert, bewertet und priorisiert Projektrisiken in einer strukturierten Risikomatrix mit Präventiv- und Gegenmaßnahmen.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "grid-3x3" }, { "slug": "statusbericht-kurator", "category": "assistent", "name": "Der Statusbericht-Kurator", "teaser": "Verdichtet Status-Meeting-Notizen und Projektplan zu einem strukturierten Projektstatusbericht mit Ampelbewertung und klaren nächsten Schritten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "clipboard-check" }, { "slug": "workflow-planer", "category": "assistent", "name": "Der Workflow-Planer", "teaser": "Aus einem Workflow-Ziel und den verfügbaren Ressourcen entsteht ein vollständiger Plan mit 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