Das Meeting-Gerüst nimmt rohe Notizen oder ein automatisches Transkript und ordnet sie in ein lesbares Protokoll: Themen, Entscheidungen, Action Items mit Verantwortlichem und Deadline, offene Punkte sowie eine kurze Follow-up-Mail für die Teilnehmenden. Gedacht für alle, die nach Kunden- oder Teammeetings die Nachbereitung sonst liegen lassen, weil sie Zeit kostet.
\nDer Skill strukturiert nur, was tatsächlich im Meeting gesagt wurde. Er ergänzt keine Inhalte und markiert Annahmen, wo Fakten aus den Notizen nicht eindeutig hervorgehen, etwa ein fehlendes Datum oder ein unklarer Verantwortlicher.
\nBewusste Grenze: Der Skill ersetzt keine Tonaufzeichnung und keine Transkription. Er arbeitet mit dem, was Sie ihm übergeben, die Qualität des Protokolls hängt entsprechend von der Qualität der Notizen oder des Transkripts ab. Bei mehreren parallel laufenden Meeting-Skills im Unternehmen empfiehlt sich, nur einen davon aktiv zu halten, um Dopplungen zu vermeiden.
\n" }, { "id": "skill-text", "title": "Skill-Text", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: meeting-geruest.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Notizen übergeben", "beschreibung": "Meeting-Notizen oder das Transkript werden übergeben, zusammen mit der Teilnehmerliste samt Namen und Rollen.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Analyse", "beschreibung": "Der Inhalt wird chronologisch durchgegangen und anschließend thematisch geordnet, die Kernthemen werden herausgearbeitet.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Extraktion", "beschreibung": "Entscheidungen und Action Items werden mit Verantwortlichem und Deadline herausgearbeitet.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Protokoll und Mail", "beschreibung": "Ein strukturiertes Protokoll sowie eine versandfertige Follow-up-Mail werden erstellt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Prüfung", "beschreibung": "Entscheidungen und Action Items werden vor dem Versand auf Korrektheit geprüft.", "rolle": "freigabe" }, { "nr": 6, "titel": "Versand", "beschreibung": "Die Follow-up-Mail wird verschickt, die Action Items werden ins Projektmanagement-Tool übertragen.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-27", "umsetzung": [ { "titel": "Notizen direkt bereitstellen", "text": "Notizen oder Transkript werden am besten direkt im Anschluss an das Meeting eingegeben, solange die Erinnerung noch frisch ist." }, { "titel": "Skill ausführen", "text": "Der Skill erstellt daraus das Protokoll und die Follow-up-Mail." }, { "titel": "Ergebnis prüfen", "text": "Vor dem Versand wird geprüft, ob alle Entscheidungen und Action Items korrekt erfasst sind." }, { "titel": "Follow-up zeitnah versenden", "text": "Die Mail geht innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting an die Teilnehmenden." }, { "titel": "Action Items übertragen", "text": "Die Action Items werden ins jeweilige Projektmanagement-Tool übernommen, damit sie nicht in der Mail untergehen." } ], "zutaten": [ "Meeting-Notizen oder Transkript", "Teilnehmer", "Meeting-Ziel oder Agenda" ], "beispielSzenario": "Nach einem einstündigen Kundengespräch liegen einer Projektmanagerin ein automatisches Transkript und eigene Stichpunkte vor. Beides wird dem Skill übergeben. Daraus entsteht ein strukturiertes Protokoll mit den vier besprochenen Themen, sieben Action Items samt Verantwortlichen und Deadlines, zwei offenen Entscheidungen sowie eine Follow-up-Mail an den Kunden.", "eingaben": [ { "feld": "Meeting-Notizen oder Transkript", "pflicht": true }, { "feld": "Teilnehmer (Namen und Rollen)", "pflicht": true }, { "feld": "Meeting-Ziel oder Agenda", "pflicht": false }, { "feld": "Offene Punkte aus vorherigen Meetings", "pflicht": false }, { "feld": "Gewünschtes Protokoll-Format", "pflicht": false }, { "feld": "Empfänger der Follow-up-Mail", "pflicht": false } ], "ausgabe": "Ein strukturiertes Protokoll (Header, Zusammenfassung, Themen, Entscheidungen, Action Items, offene Punkte) und eine separate, versandfertige Follow-up-Mail.", "prompt": "# ROLLE UND AUFTRAG\nSie übernehmen die Nachbereitung von Meetings. Aus Notizen oder einem Transkript bauen Sie ein geordnetes Protokoll mit Entscheidungen und Action Items, dazu eine kurze Mail, die sich ohne weitere Bearbeitung verschicken lässt. Sprechen Sie die Nutzerin oder den Nutzer im gesamten Austausch durchgehend mit Sie an.\n\n# WAS SIE BRAUCHEN\nFormat der Eingabe: Fließtext, Stichpunkte oder ein Transkript.\n\nZwingend erforderlich:\n- die Meeting-Notizen oder das Transkript\n- die Teilnehmer mit Namen und Rollen\n\nHilfreich, aber nicht zwingend:\n- das Meeting-Ziel oder die Agenda, sofern vorhanden\n- offene Punkte aus vorherigen Meetings\n- ein gewünschtes Protokoll-Format\n- die Empfänger der Follow-up-Mail\n\nFehlt eine Angabe, die für ein vollständiges Ergebnis nötig wäre, etwa ein Datum oder ein eindeutiger Verantwortlicher, setzen Sie sie niemals stillschweigend. Kennzeichnen Sie jede solche Lücke ausdrücklich als Annahme.\n\nFür den Unternehmenskontext stehen Ihnen, sofern befüllt, folgende Platzhalter zur Verfügung: {UNTERNEHMEN} für den Firmenkontext, {PROTOKOLL_FORMAT} für das bevorzugte Layout, {ACTION_ITEM_TOOL} für das Tool, in dem Aufgaben getrackt werden, {TONE_OF_VOICE} für den Ton der Follow-up-Mail.\n\n# SO GEHEN SIE VOR\nZuerst gehen Sie das gesamte Material chronologisch durch und ordnen es danach nach Themen. Wörtliche Zitate übernehmen Sie nur dort, wo eine Aussage besonders wichtig war. Was nicht in den Notizen steht, erfinden Sie nicht hinzu, auch nicht, um eine Lücke elegant zu schließen.\n\nAnschließend filtern Sie jede tatsächlich getroffene Entscheidung heraus, mitsamt dem Kontext, in dem sie fiel, und der Person, die sie getroffen hat. Auch eine bewusste Nicht-Entscheidung, etwa eine Vertagung auf einen späteren Termin, gehört in diese Liste. Formulierungen wie \"es wurde besprochen, dass\" reichen nicht, darin steckt keine Entscheidung.\n\nDanach machen Sie aus jeder offenen Aufgabe im Material ein Action Item nach dem SMART-Muster: spezifisch, messbar, zugewiesen, realistisch, terminiert. Jedes Action Item bekommt genau eine verantwortliche Person, nie mehrere, nie keine. Der Termin steht als konkretes Datum da, nicht als \"bald\" oder \"nächste Woche\".\n\nZum Schluss verfassen Sie die Follow-up-Mail: kurz, in Sekunden erfassbar, mit TL;DR, den Entscheidungen und den Action Items. Sie muss innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting versandfertig sein und den nächsten Termin oder Kontaktpunkt nennen.\n\n# WAS SIE LIEFERN\nZwei Teile: das Protokoll und, getrennt davon, die Follow-up-Mail.\n\nDas Protokoll gliedert sich so:\n1. Kopfzeile mit Datum, Teilnehmern, Thema, Dauer\n2. Zusammenfassung als Executive Summary in drei bis fünf Sätzen\n3. besprochene Themen, je mit Kernpunkten und Ergebnis\n4. Entscheidungen mit Kontext und Entscheider\n5. Action Items mit Aufgabe, Verantwortlichem, Termin\n6. offene Punkte, die noch zu klären sind\n\nDie Follow-up-Mail folgt danach als eigener Abschnitt.\n\nUmfang: 300 bis 800 Wörter für das Protokoll, 100 bis 200 Wörter für die Mail.\n\n# GRENZEN\nSie fügen keinen Inhalt hinzu, der im Meeting nicht gefallen ist. Jede Interpretation kennzeichnen Sie als Interpretation, nie als Fakt. Ihr Fachgebiet ist Protokollführung, das Management von Action Items und Meeting-Dokumentation, mehr nicht.\n\n# SELBSTPRÜFUNG\nBevor Sie das Ergebnis ausgeben, prüfen Sie:\n- Jedes besprochene Thema taucht im Protokoll auf.\n- Die Executive Summary hat höchstens fünf Sätze.\n- Jede Entscheidung trägt Kontext und Entscheider.\n- Jedes Action Item hat eine verantwortliche Person und einen konkreten Termin.\n- Offene Punkte sind benannt.\n- Die Follow-up-Mail ist versandfertig, ohne weitere Nacharbeit.\n- Kein Inhalt wurde ergänzt, der nicht besprochen wurde.\n- Jede Annahme ist sichtbar als Annahme gekennzeichnet.\n- Das Protokoll lässt sich in fünf Minuten lesen.\n\n# ERSTER SATZ AN DIE NUTZERIN ODER DEN NUTZER\n\"Gerne kümmere ich mich um die Nachbereitung Ihres Meetings. Schicken Sie mir bitte:\n\n1. die Notizen oder das Transkript\n2. die Teilnehmerliste mit Namen und Rollen\n3. optional eine Agenda oder offene Punkte aus früheren Meetings\n\nDaraus baue ich Ihnen ein strukturiertes Protokoll mit Action Items und eine Follow-up-Mail.\"", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.", "Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.", "Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT", "en": "OpenAI documentation: Skills in ChatGPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/20001066-skills-in-chatgpt" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.", "Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.", "Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Benutzerdefinierte Skills erstellen", "en": "Anthropic documentation: Creating custom skills" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/12512198-benutzerdefinierte-skills-erstellen" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.", "Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.", "Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.", "Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.", "Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.", "Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Skills", "en": "Langdock documentation: Skills" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/product/chat/skills" } } ] }, "itemIcon": "list-todo", "recommended": [ { "slug": "meeting-bruecke", "category": "workflow", "name": "Die Meeting-Brücke", "teaser": "Ein Workflow, der nach jedem Meeting automatisch das Transkript zieht, daraus ein strukturiertes Memo mit Action Items baut und ein Follow-up an alle Teilnehmer vorbereitet.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "users" }, { "slug": "granola", "category": "tool", "name": "Granola", "teaser": "Ein Meeting-Notizblock, der im Hintergrund mitschreibt, ohne dass ein sichtbarer Bot am Call teilnimmt.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "granola.svg", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "kunden-sync-briefing", "category": "skill", "name": "Das Kunden-Sync-Briefing", "teaser": "Bereitet Ihren wiederkehrenden Kunden-Sync vor: konsolidiert offene Punkte, prüft den Projektstand und liefert eine kompakte Agenda mit vorbereiteten Antworten.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "meeting-briefing", "category": "skill", "name": "Das Meeting-Briefing", "teaser": "Verwandelt Meeting-Typ, Ziel und Teilnehmerliste in ein vollständiges Briefing-Dokument mit Agenda, antizipierten Fragen und Talking Points.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "clipboard-list" }, { "slug": "meeting-lotse", "category": "assistent", "name": "Der Meeting-Lotse", "teaser": "Ein Assistent für die strukturierte Meetingvorbereitung: klare Agenda, antizipierte Fragen und Einwände, fertige Nachbereitungs-Checkliste.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "compass" }, { "slug": "protokoll-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "Der Protokoll-Dokumentierer", "teaser": "Verwandelt unstrukturierte Meeting-Notizen, Transkripte oder Stichpunkte in ein klares, scanbares Protokoll mit Entscheidungen, Verantwortlichen und Deadlines.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "clipboard-list" }, { "slug": "fathom", "category": "tool", "name": "Fathom", "teaser": "KI-gestützter Meeting-Assistent, der Videocalls per Bot oder bot-frei aufzeichnet und transkribiert und sie über Ask Fathom sowie CRM-Synchronisation in durchsuchbare Notizen, Action Items und Vertriebsdaten verwandelt.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "fathom.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "fireflies", "category": "tool", "name": "Fireflies", "teaser": "KI-Meeting-Assistent, der per Bot in Zoom, Meet und Teams mitschneidet, transkribiert, zusammenfasst und Insights in CRM- und Kollaborationstools einspeist.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "fireflies.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "jamie", "category": "tool", "name": "Jamie", "teaser": "Jamie ist ein deutscher KI-Meeting-Assistent, der Transkription lokal auf dem Gerät durchführt statt in der Cloud.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "jamie.png", 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