In practice, following up on a meeting often takes more time than planning the meeting itself: reading through the transcript, filtering out the key points, assigning action items, drafting the follow-up email. This workflow takes over exactly that part. As soon as a calendar event ends, it retrieves the transcript along with the participant list, date, and recording link, and has a structured memo built from it: key topics, decisions, action items with owners and deadlines, next steps, and open questions.
\nAutomated are the analysis of the transcript, filing the memo in the note system, and drafting the follow-up email to all participants. For internal meetings, the email can be sent directly; for external participants, it stays as a draft for review. This is a deliberate dispatch rule, not a technical constraint.
\nThe human stays in the loop at two points: approving the internal versus external dispatch rule, and spot checking whether the memo and email are accurate in content, especially in the first weeks after go live. For recurring meetings with a clear structure, such as status rounds or client calls, this saves noticeable time per meeting without unauthorized mail going out to external addresses.
\nCopy the prompt below in full into your automation tool or agent builder. As a file: meeting-bruecke.en.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "beschreibung": "A meeting ends, the calendar event starts the workflow with a five to ten minute buffer so the transcript is fully available.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Retrieve transcript and metadata", "beschreibung": "Transcript, participant list, date, and recording link are pulled from the meeting tool.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Build the memo", "beschreibung": "Key topics, decisions, and action items with deadlines are summarized from the transcript.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Save the memo", "beschreibung": "The memo is filed in the note system in structured form, together with its metadata.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Generate the follow-up email", "beschreibung": "A summary with the respective action items per person is drafted.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Send or draft", "beschreibung": "Where only internal participants are involved, the email goes out automatically. Where at least one external participant is involved, it stays as a draft for review.", "rolle": "ergebnis" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Memo without delay", "text": "The structured summary is ready shortly after the meeting ends, without anyone working through the transcript by hand." }, { "titel": "Action items in full", "text": "Every task is captured with the responsible person and, where mentioned in the transcript, a deadline." }, { "titel": "Consistent follow-ups", "text": "All participants receive the same professionally worded summary, no matter who would otherwise have followed up on the meeting." }, { "titel": "Knowledge stays findable", "text": "The memo is filed in the note system in structured form, together with metadata and the recording link." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "Meeting tool with transcript", "text": "Zoom, Meet, or Teams with transcription enabled.", "icon": "groups" }, { "label": "Calendar tool", "text": "Google Calendar or Outlook as the trigger, including participant metadata.", "icon": "calendar_month" }, { "label": "Note and email tool", "text": "Notion or OneNote for the memo, Gmail or Outlook for the follow-up.", "icon": "description" }, { "label": "LLM access", "text": "An API key for OpenAI, Claude, or Gemini.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Run a test meeting", "text": "Run a complete five to ten minute meeting with transcription enabled.", "icon": "science" }, { "label": "Check the memo", "text": "Are key topics, decisions, and action items captured in full?", "icon": "fact_check" }, { "label": "Check mail and filing", "text": "Did the follow-up reach every participant, is the memo filed in the right place?", "icon": "mark_email_read" }, { "label": "Timing and edge cases", "text": "Does the workflow finish within five to ten minutes? Test short meetings and meetings with external participants separately.", "icon": "timer" } ], "goLive": [ { "label": "Approve", "text": "Activate the workflow only once the test meeting runs cleanly.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Set a memo template", "text": "Define one consistent structure for every meeting.", "icon": "article" }, { "label": "Set the dispatch rule", "text": "Define internal automatic sending versus external draft for review, clearly.", "icon": "rule" }, { "label": "Refine", "text": "Read along on the first ten meetings and adjust the prompt and tone where needed.", "icon": "tune" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Transcript not yet available", "text": "Delay the trigger by five to ten minutes, or add a retry check.", "icon": "timer_off" }, { "label": "External email sent automatically", "text": "Separate the internal versus external dispatch rule strictly and re-check it.", "icon": "forward_to_inbox" }, { "label": "Participants missing", "text": "Check calendar permissions for attendee data.", "icon": "group_off" }, { "label": "Memo incomplete", "text": "Improve transcript quality, for example microphone or background noise.", "icon": "mic_off" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Meeting analysis and memo", "beschreibung": "Used in step 3 to turn the transcript into a structured memo with key topics, decisions, action items, next steps, and open questions.", "prompt": "Analyze the following meeting transcript and create a structured meeting memo.\n\nMeeting details:\nDate: [MEETING_DATE]\nParticipants: [PARTICIPANT_LIST]\nDuration: [MEETING_DURATION]\n\nTranscript:\n[MEETING_TRANSCRIPT]\n\nCreate a meeting memo with the following structure:\n\n# Meeting summary\n\n## Key topics\nSummarize the three to five most important topics discussed.\n\n## Decisions\nList all decisions made.\n\n## Action items\nCreate a numbered list of all tasks with the responsible person and deadline, where mentioned in the transcript.\n\n## Next steps\nDescribe the agreed next steps and the further course of action.\n\n## Open questions\nList unresolved questions or postponed topics.\n\nObserve [COMPANY_TONE] and prioritize clarity and actionability." }, { "titel": "Follow-up email", "beschreibung": "Used in step 5 to turn the saved memo into a ready-to-send follow-up email.", "prompt": "Create a professional follow-up email based on the following meeting memo.\n\nMeeting memo:\n[MEETING_MEMO]\n\nEmail requirements:\nSubject line: short and to the point, includes meeting topic and date\nSalutation: [SALUTATION_STYLE]\nTone: [COMPANY_TONE]\nStructure: brief introduction, summary of key points, action items with owners, thanks and outlook\n\nAdditional information:\nNext meeting: [NEXT_MEETING]\nSpecial notes: [SPECIAL_NOTES]\n\nPhrase the email so it can be sent directly. Highlight action items clearly so each person immediately recognizes their tasks." } ], "prompt": "GOAL\nBuild a workflow that automatically retrieves the transcript and metadata after every meeting, creates a structured memo with action items from it, files the memo in the note system, and prepares or sends a follow-up email to all participants.\n\nAdapt the structure to the concepts of your automation tool, for example nodes, steps, zaps, or agent actions. While doing so, preserve the trigger logic, the sequence, the dispatch branch, and the data flow.\n\nTRIGGER\nType: meeting end as a calendar event.\nDelay: five to ten minutes, so the transcript is fully available before the workflow starts.\n\nSTEPS\n1. Retrieve transcript and metadata: load the transcript from the meeting tool (Zoom, Meet, or Teams), together with participant list, date, duration, and recording link from the calendar event.\n2. AI step: meeting analysis and memo. Use exactly the \"Meeting analysis and memo\" prompt below.\n3. Save the memo: file the memo in the note system (Notion, OneNote, or similar) in structured form, including metadata and recording link.\n4. AI step: follow-up email. Use exactly the \"Follow-up email\" prompt below, with the memo from step 2 as input.\n5. Branch (dispatch rule): if only internal participants are involved, send the email automatically. If at least one external participant is involved, save the email as a draft for review. This rule is mandatory, not optional.\n\nPROMPTS (use exactly and unchanged)\nPrompt 1, meeting analysis and memo:\n\"\"\"\nAnalyze the following meeting transcript and create a structured meeting memo.\n\nMeeting details:\nDate: [MEETING_DATE]\nParticipants: [PARTICIPANT_LIST]\nDuration: [MEETING_DURATION]\n\nTranscript:\n[MEETING_TRANSCRIPT]\n\nCreate a meeting memo with the following structure:\n\n# Meeting summary\n\n## Key topics\nSummarize the three to five most important topics discussed.\n\n## Decisions\nList all decisions made.\n\n## Action items\nCreate a numbered list of all tasks with the responsible person and deadline, where mentioned in the transcript.\n\n## Next steps\nDescribe the agreed next steps and the further course of action.\n\n## Open questions\nList unresolved questions or postponed topics.\n\nObserve [COMPANY_TONE] and prioritize clarity and actionability.\n\"\"\"\n\nPrompt 2, follow-up email:\n\"\"\"\nCreate a professional follow-up email based on the following meeting memo.\n\nMeeting memo:\n[MEETING_MEMO]\n\nEmail requirements:\nSubject line: short and to the point, includes meeting topic and date\nSalutation: [SALUTATION_STYLE]\nTone: [COMPANY_TONE]\nStructure: brief introduction, summary of key points, action items with owners, thanks and outlook\n\nAdditional information:\nNext meeting: [NEXT_MEETING]\nSpecial notes: [SPECIAL_NOTES]\n\nPhrase the email so it can be sent directly. Highlight action items clearly so each person immediately recognizes their tasks.\n\"\"\"\n\nDATA FLOW\nTrigger to step 1: calendar event with meeting title, date, participant list, and recording link.\nStep 1 to step 2: [MEETING_DATE], [PARTICIPANT_LIST], [MEETING_DURATION], [MEETING_TRANSCRIPT].\nStep 2 to step 3 and 4: the finished memo as [MEETING_MEMO].\nCalendar to step 4: [NEXT_MEETING], where a next shared appointment exists, otherwise left empty.\nStep 1 to step 5: the participant domains for the internal versus external check.\n\nERROR HANDLING\nTranscript not yet available: increase the delay, or retry up to three times instead of proceeding with an empty memo. If it is still empty, notify the organizer.\nMeeting without a transcript because transcription was disabled: skip the run and send a notice instead of generating a memo from missing data.\nExternal participants involved: never send automatically, strictly enforce the dispatch rule from step 5.\nParticipant list incomplete: check calendar permissions for attendee data.\nVery long transcript close to the token limit: split it into sections, analyze each section individually, and merge the results in the memo.\n\nPLACEHOLDER CONVENTION\nAll placeholders in square brackets are variables. Mapped dynamically are [MEETING_DATE], [PARTICIPANT_LIST], [MEETING_DURATION], [MEETING_TRANSCRIPT], [MEETING_MEMO], and [NEXT_MEETING], as described in the data flow. Not dynamic are [COMPANY_TONE], [SALUTATION_STYLE], and [SPECIAL_NOTES]. Set these manually before activation, [SPECIAL_NOTES] stays empty where there is nothing to add. The square brackets inside the memo structure itself are formatting instructions to the language model and stay unchanged. List all placeholders that require manual configuration separately at the end.\n\nSELF CHECK BEFORE COMPLETION\nCheck, before you report the workflow as finished:\n1. Are all steps connected correctly, including the transcript delay and the internal versus external dispatch branch?\n2. Are both prompts inserted in full and unchanged, and are all dynamic placeholders mapped?\n3. Is the memo filed in the right place in the note system, together with metadata and recording link?\n4. Are all points listed that require manual configuration: the meeting tool with transcription enabled, calendar access, the note system destination, the internal domains for the dispatch rule, [COMPANY_TONE] and [SALUTATION_STYLE], and the LLM access?", "einrichtung": { "intro": "Two routes lead to the same result. Pick the one that fits your setup.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Suitable when you want to build the workflow in your own automation tool.", "schritte": [ "Open your workflow tool, for example n8n, Make, Zapier or Langdock.", "Create a new workflow and give it a name.", "Choose the AI-assisted build option if your tool offers one.", "Paste the builder prompt from above in full.", "Check the result against the step sequence in this document, then add your access credentials and channels." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Suitable when you want to take the workflow over unchanged.", "schritte": [ "Download the JSON file from the JSON export section.", "Open the workflow area of your tool and create a new workflow.", "Give it a name and confirm.", "Open the menu on the workflow name and choose to import a JSON file.", "Upload the file, then add your own access credentials.", "Run a test before you activate the workflow." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w15_meeting-bruecke__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Meeting-Brücke", "beschreibung": "Ruft nach Meeting-Ende automatisch das Transkript und die Metadaten ab, erstellt daraus ein strukturiertes Memo mit Action Items, legt es im Notizsystem ab und bereitet eine Follow-up-E-Mail vor, die bei ausschließlich internen Teilnehmern automatisch versendet und bei mindestens einem externen Teilnehmer als Entwurf zur Prüfung gespeichert wird.", "trigger": { "typ": "Formular, manuell ausgefüllt", "bedingung": "Der Ablauf startet nicht automatisch über einen Kalender-Zeitplan oder einen Webhook. Im Automatisierungs-Export ist der Auslöser ein Formular-Trigger (im Export: meetingFollowUpForm), das eine Person nach Ende des Meetings von Hand ausfüllt. Erfasst werden dabei Meeting-Titel, die Transkript-Datei, das Datum und die Teilnehmer-E-Mails. Eine automatische Wartezeit von fünf bis zehn Minuten nach Meeting-Ende, wie sie beim Nachbau sinnvoll ist, ist im Export selbst nicht als Regel hinterlegt, sie ergibt sich nur daraus, dass die ausfüllende Person das Transkript abwartet, bevor sie das Formular sendet." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger", "rolle": "mensch", "aktion": "Eine Person füllt nach Ende des Meetings das Formular manuell aus (im Export: meetingFollowUpForm, Fehlerstrategie stop). Das ist im vorliegenden Automatisierungs-Export kein automatischer Kalender-Trigger, sondern ein Formular, das erst durch die manuelle Eingabe den Ablauf startet.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "meeting_title, meeting_date, participants und die Transkript-Datei aus dem Formular" ] }, { "nr": 2, "titel": "Transkript und Metadaten abrufen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Für diesen Schritt gibt es im Automatisierungs-Export keinen eigenen Abrufknoten. Die im Formular gesammelten Werte meeting_title, meeting_date, participants und die Transkript-Datei werden unverändert an den Analyse-Schritt weitergereicht. Eine Meeting-Dauer oder ein Recording-Link werden vom Formular nicht erfasst und stehen im Export an keiner Stelle zur Verfügung.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "meeting_title, meeting_date, participants und Transkript-Datei aus Schritt 1" ], "ausgang": [ "dieselben Felder als Eingabe für den Analyse-Schritt" ] }, { "nr": 3, "titel": "Memo erstellen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Schritt (im Export: meetingAnalyzer, Fehlerstrategie stop) liest die Transkript-Datei und liefert ein strukturiertes Ergebnis mit den Pflichtfeldern summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions sowie einem booleschen success-Feld zur Ablaufsteuerung.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-1", "eingang": [ "Transkript-Datei aus Schritt 2" ], "ausgang": [ "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions, success" ] }, { "nr": 4, "titel": "Memo speichern", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein Speicher-Schritt (im Export: saveToNotion, Fehlerstrategie stop) legt eine neue Seite im Notizsystem an. Titel und Icon werden aus meeting_title und meeting_date gebildet, der Inhalt aus den fünf Feldern des vorherigen Schritts zusammengesetzt. Ablageort und Sichtbarkeit sind im Export fest auf den eigenen Arbeitsbereich gesetzt und beim Nachbau anzupassen. Ein Recording-Link wird nicht mitgespeichert, weil er im Formular gar nicht erfasst wird.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "meeting_title, meeting_date aus Schritt 1", "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions aus Schritt 3" ], "ausgang": [ "gespeicherte Seite im Notizsystem mit Titel, Icon und Inhalt" ] }, { "nr": 5, "titel": "Follow-up-Mail erzeugen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein weiterer KI-Schritt (im Export: emailDraftGenerator, Fehlerstrategie stop) folgt im Export erst nach dem Speichern im Notizsystem, nicht parallel dazu, und liefert subject, body sowie ein boolesches success-Feld als strukturierte Ausgabe.", "prompt_ref": "arbeitsschritt-2", "eingang": [ "Memo aus Schritt 3, im Export erst nach Abschluss von Schritt 4 verarbeitet" ], "ausgang": [ "subject, body, success" ] }, { "nr": 6, "titel": "Versand oder Entwurf", "rolle": "ergebnis", "aktion": "Der Versand-Schritt (im Export: sendFollowUpEmail, Fehlerstrategie stop) setzt mailSubject und mailBody aus subject und body von Schritt 5 sowie mailRecipient direkt aus dem Feld participants des Formulars aus Schritt 1. Im Automatisierungs-Export existiert dafür kein eigener Verzweigungsknoten: Die E-Mail wird ohne Bedingung an alle participants verschickt. Die Versandregel, intern automatisch senden und extern als Entwurf ablegen, ist eine Vorgabe der Quelle, im Export aber nicht als Prüfung abgebildet, sie muss beim Nachbau als eigene Bedingung vor diesem Schritt ergänzt werden.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "subject, body aus Schritt 5", "participants aus Schritt 1" ], "ausgang": [ "versendete Follow-up-Mail, beziehungsweise, nach Ergänzung der Bedingung, ein Entwurf zur Prüfung" ] } ], "prompts": { "arbeitsschritt-1": { "titel": "Meeting-Analyse und Memo", "text": "Analysieren Sie das folgende Meeting-Transkript und erstellen Sie ein strukturiertes Meeting-Memo.\n\nMeeting-Details:\nDatum: [MEETING_DATUM]\nTeilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]\nDauer: [MEETING_DAUER]\n\nTranskript:\n[MEETING_TRANSKRIPT]\n\nErstellen Sie ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:\n\n# Meeting-Zusammenfassung\n\n## Kernthemen\nFassen Sie die drei bis fünf wichtigsten besprochenen Themen zusammen.\n\n## Entscheidungen\nListen Sie alle getroffenen Entscheidungen auf.\n\n## Action Items\nErstellen Sie eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, sofern im Transkript erwähnt.\n\n## Nächste Schritte\nBeschreiben Sie die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen.\n\n## Offene Fragen\nListen Sie ungelöste Fragen oder vertagte Themen auf.\n\nAchten Sie auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisieren Sie Klarheit und Handlungsorientierung." }, "arbeitsschritt-2": { "titel": "Follow-up-E-Mail", "text": "Erstellen Sie eine professionelle Follow-up-E-Mail auf Basis des folgenden Meeting-Memos.\n\nMeeting-Memo:\n[MEETING_MEMO]\n\nE-Mail-Anforderungen:\nBetreff: kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum\nAnrede: [ANREDE_STIL]\nTon: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]\nStruktur: kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dank und Ausblick\n\nZusätzliche Informationen:\nNächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]\nBesondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]\n\nFormulieren Sie die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Heben Sie Action Items klar hervor, sodass jede Person ihre Aufgaben sofort erkennt." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 3, "nutzlast": "Transkript-Datei aus dem Formular als Eingabe für den Analyse-Schritt, im Export ohne Zwischenknoten (siehe Schritt 2)" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions aus dem Analyse-Schritt, eingesetzt im Inhalt der gespeicherten Seite" }, { "von": 1, "nach": 4, "nutzlast": "meeting_title und meeting_date aus dem Formular, referenziert in Titel und Icon der gespeicherten Seite, ein Direktverweis ohne eigenen Kanten-Pfad im Export" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "im Export nur das Erfolgssignal des Speicher-Schritts, inhaltlich verarbeitet der Follow-up-Schritt laut Beschreibung weiterhin das Memo aus Schritt 3" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "subject und body aus dem Follow-up-Schritt, eingesetzt als Betreff und Text der Mail" }, { "von": 1, "nach": 6, "nutzlast": "participants aus dem Formular, eingesetzt als Empfänger der Mail, ein Direktverweis ohne eigenen Kanten-Pfad im Export" } ], "voraussetzungen": [ "Meeting-Tool mit aktivierter Transkription (Zoom, Meet oder Teams)", "Kalender-Tool als Trigger mit Teilnehmer-Metadaten (Google Calendar oder Outlook)", "Notiz-Tool zur Ablage des Memos (Notion, OneNote oder vergleichbar)", "E-Mail-Tool für Versand und Entwurf des Follow-ups (Gmail, Outlook oder vergleichbar)", "LLM-Zugang per API-Key (OpenAI, Claude oder Gemini)" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Transkript noch nicht verfügbar", "massnahme": "Verzögerung erhöhen oder mit maximal drei Versuchen erneut abfragen. Bleibt es weiterhin leer, den Organisator informieren statt ein leeres Memo zu erzeugen. Der Formular-Trigger selbst prüft die Verfügbarkeit nicht, die Wartezeit liegt beim Nachbau vor dem Ausfüllen des Formulars durch die verantwortliche Person." }, { "fall": "Meeting ohne Transkript, weil die Transkription deaktiviert war", "massnahme": "Lauf überspringen und einen Hinweis senden, statt ein Memo aus fehlenden Daten zu erzeugen." }, { "fall": "Alle fünf Schritte des Automatisierungs-Exports sind auf die Fehlerstrategie stop gesetzt", "massnahme": "Bricht das Formular, der Analyse-Schritt, das Speichern im Notizsystem, die Entwurf-Erstellung oder der Versand ab, stoppt der gesamte Lauf ohne Fallback oder Wiederholung. Beim Nachbau in einem anderen Automations-Tool eigene Retry- oder Benachrichtigungslogik ergänzen, wenn ein stiller Abbruch vermieden werden soll." }, { "fall": "Die Versandregel intern gegen extern ist im Automatisierungs-Export nicht als eigener Schritt vorhanden", "massnahme": "Der Versand-Schritt verschickt die Mail direkt an alle participants aus dem Formular, ohne Prüfung auf externe Domains. Vor diesem Schritt muss beim Nachbau eine Bedingung ergänzt werden, die bei mindestens einem externen Teilnehmer die Mail als Entwurf statt als Versand ablegt." }, { "fall": "Externe Teilnehmer beteiligt", "massnahme": "Niemals automatisch versenden, sondern die unter dem vorherigen Punkt ergänzte Bedingung strikt umsetzen." }, { "fall": "Teilnehmerliste unvollständig", "massnahme": "Formular-Eingabe beziehungsweise Kalender-Berechtigungen auf vollständige Teilnehmer-E-Mails prüfen, da participants direkt als Empfängerfeld im Versand-Schritt verwendet wird." }, { "fall": "Sehr langes Transkript nahe am Token-Limit", "massnahme": "In Abschnitte teilen, jeden Abschnitt einzeln analysieren und die Ergebnisse im Memo zusammenführen." } ], "platzhalter": [ { "name": "meeting_title", "quelle": "Feld des Formular-Triggers, im Export als meetingFollowUpForm.output.meeting_title referenziert, verwendet im Titel der gespeicherten Seite" }, { "name": "meeting_date", "quelle": "Feld des Formular-Triggers, im Export als meetingFollowUpForm.output.meeting_date referenziert, verwendet im Titel der gespeicherten Seite und Entsprechung von [MEETING_DATUM] im Analyse-Prompt" }, { "name": "participants", "quelle": "Feld des Formular-Triggers, im Export als meetingFollowUpForm.output.participants referenziert, direkt als Empfänger im Versand-Schritt verwendet und Entsprechung von [TEILNEHMER_LISTE] im Analyse-Prompt" }, { "name": "Transkript-Datei", "quelle": "Vom Formular laut Knoten-Beschreibung als Datei gesammelt, im Export ohne eigenen referenzierten Feldnamen, Eingabe für den Analyse-Schritt und Entsprechung von [MEETING_TRANSKRIPT] im Analyse-Prompt" }, { "name": "summary, key_decisions, action_items, next_steps, open_questions", "quelle": "Strukturierte Ausgabefelder des Analyse-Schritts, zusammen die Entsprechung von [MEETING_MEMO], einzeln in den Inhalt der gespeicherten Seite eingesetzt" }, { "name": "success (Analyse-Schritt und Follow-up-Schritt)", "quelle": "Boolesches Statusfeld beider KI-Schritte, reine Ablaufsteuerung ohne inhaltlichen Wert im Memo oder in der Mail" }, { "name": "subject, body", "quelle": "Strukturierte Ausgabefelder des Follow-up-Schritts, im Versand-Schritt als Betreff und Text der Mail gesetzt" }, { "name": "Ablageort und Sichtbarkeit der gespeicherten Seite", "quelle": "Feste Konfigurationswerte des Speicher-Schritts im Export, keine dynamischen Werte, beim Nachbau auf den eigenen Arbeitsbereich anzupassen" }, { "name": "MEETING_DAUER", "quelle": "Von den Arbeitsprompts erwartet, im Automatisierungs-Export jedoch keinem Feld zugeordnet. Das Formular sammelt laut Knoten-Beschreibung nur meeting_title, die Transkript-Datei, meeting_date und participants, keine Dauer. Muss beim Nachbau ergänzt werden, wenn der Prompt sie nutzen soll." }, { "name": "NAECHSTES_MEETING", "quelle": "Vom Follow-up-Prompt erwartet, liefert im Export jedoch keiner der fünf Schritte. Muss beim Nachbau separat aus dem Kalender nachgezogen werden, sonst bleibt das Feld leer." }, { "name": "UNTERNEHMENS_TONALITÄT", "quelle": "Kein Formularfeld und keine Ausgabe eines Schritts im Export, wird vor Aktivierung manuell im Prompt hinterlegt." }, { "name": "ANREDE_STIL", "quelle": "Kein Formularfeld und keine Ausgabe eines Schritts im Export, wird vor Aktivierung manuell im Prompt hinterlegt." }, { "name": "BESONDERE_HINWEISE", "quelle": "Kein Formularfeld und keine Ausgabe eines Schritts im Export, optional, bleibt leer, wenn nichts zu ergänzen ist." } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "users", "recommended": [ { "slug": "meeting-geruest", "category": "skill", "name": "The Meeting Framework", "teaser": "Turns meeting notes or a transcript into a structured minutes document with decisions, action items and a ready-to-send follow-up email.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "list-todo" }, { "slug": "fireflies", "category": "tool", "name": "Fireflies", "teaser": "An AI meeting assistant that joins Zoom, Meet and Teams calls as a bot, transcribes them, summarizes them, and feeds insights into CRM and collaboration tools.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "fireflies.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "granola", "category": "tool", "name": "Granola", "teaser": "A meeting notepad that records system audio without a visible bot and merges your notes with the transcript into a structured summary with action items.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "granola.svg", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "kunden-sync-briefing", "category": "skill", "name": "The Customer Sync Briefing", "teaser": "Prepares your recurring customer sync by consolidating open action items, checking project status, and delivering a compact agenda with prepared answers to expected customer questions.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "meeting-briefing", "category": "skill", "name": "The Meeting Briefing", "teaser": "Turns meeting type, objective and participant list into a complete briefing document: an agenda with time blocks, anticipated questions and objections with answers, talking points, key facts and a preparation checklist.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "clipboard-list" }, { "slug": "meeting-lotse", "category": "assistent", "name": "The Meeting Navigator", "teaser": "Prepares meetings in a structured way, delivering a clear agenda with time planning, anticipated questions and objections with prepared answers, and a follow-up checklist for project meetings, strategy sessions, workshops, client meetings and kickoffs.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "compass" }, { "slug": "protokoll-dokumentierer", "category": "assistent", "name": "The Meeting Minutes Writer", "teaser": "Turns unstructured meeting notes, transcripts or bullet points into clear, scannable minutes with decisions, owners and deadlines.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "itemIcon": "clipboard-list" }, { "slug": "angebots-schiene", "category": "workflow", "name": "The Quote Pipeline", "teaser": "A workflow that automatically turns an incoming quote request into a reviewed quote draft, from requirements extraction through to sales approval.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "file-badge" }, { "slug": "dokumenten-kette", "category": "workflow", "name": "The Document Chain", "teaser": "An automation building block that reviews new documents in cloud storage, turns them into a structured summary, and notifies the team with a direct link.", "domaene": "Recherche & Wissensmanagement", "itemIcon": "files" }, { "slug": "fathom", "category": "tool", "name": "Fathom", "teaser": "AI-powered meeting assistant that records and transcribes video calls via bot or bot-free capture, turning them into searchable notes, action items, and CRM-synced sales data through Ask Fathom.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "fathom.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "jamie", "category": "tool", "name": "Jamie", "teaser": "Jamie is a German AI meeting assistant that transcribes meetings locally on the device and turns them into structured, GDPR-compliant notes without a bot joining the call.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "jamie.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "meetily", "category": "tool", "name": "Meetily", "teaser": "Meetily is a privacy focused, open source AI meeting assistant that transcribes and summarizes meetings entirely on your own device instead of the cloud.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "meetily.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "muesli", "category": "tool", "name": "Muesli", "teaser": "Open source macOS app for local dictation and bot-free meeting transcription, running speech recognition entirely on Apple Silicon instead of in the cloud.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "muesli.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "tldv", "category": "tool", "name": "tldv", "teaser": "tldv is an AI meeting assistant that records Zoom, Meet and Teams calls, turns them into transcripts, summaries and highlight clips, and pushes the results into over 500 CRM and collaboration tools.", "domaene": "Meetings & Protokolle", "logoFile": "tldv.png", "logoEinzug": 1 } ] }