Onboarding scheitert selten am guten Willen, sondern an der Streuung: eine Checkliste in einem Dokument, IT-Zugänge in einer E-Mail, Team-Vorstellungen im Kopf der Führungskraft. Dieser Workflow bündelt das. Sobald ein neuer Mitarbeitender im HR-System mit Status aktiv oder zukünftig angelegt wird, zieht er Rolle, Team, Standort und Startdatum, lässt daraus eine positionsspezifische Checkliste mit 15 bis 25 Aufgaben erzeugen und legt diese direkt als Tasks im Projekt-Tool ab, jeweils mit Owner und Fälligkeitsdatum.
\nAutomatisiert wird die Zusammenstellung und Verteilung der Aufgaben, nicht die Personalentscheidung und nicht die inhaltliche Einarbeitung selbst. Die vier Kategorien, IT-Setup, HR-Formalitäten, Fachliche Einarbeitung und Team-Integration, sorgen dafür, dass nichts zwischen den Zuständigkeiten verloren geht. Die Führungskraft und die IT erhalten eine Benachrichtigung mit Link zum Projekt, statt die Checkliste selbst zusammenstellen zu müssen.
\nDer Mensch bleibt an zwei Stellen im Spiel: bei der Freigabe der generierten Checkliste vor dem Startdatum, wo die Führungskraft anpasst und ergänzt, und bei der laufenden Pflege des zugrunde liegenden Prompts, wenn sich Standardprozesse ändern. Für Unternehmen mit regelmäßigem Zugang neuer Mitarbeitender ersetzt das die manuelle Zusammenstellung pro Rolle durch einen wiederholbaren Standardpfad.
\nKopieren Sie den Prompt unten in Ihr Automations-Tool oder Ihren Agent-Builder. Als Datei: einarbeitungs-spur.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger: neuer Mitarbeitender", "beschreibung": "Ein neuer Mitarbeitender wird im HR-System mit Status aktiv oder zukünftig angelegt und startet den Ablauf.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Daten laden", "beschreibung": "Name, Rolle, Team, Standort und Startdatum werden aus dem HR-System übernommen.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Checkliste generieren", "beschreibung": "Ein Sprachmodell erstellt 15 bis 25 Aufgaben in den vier Kategorien IT, HR, Fachlich und Team, verteilt über die ersten 30, 60 und 90 Tage.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 4, "titel": "Tasks anlegen", "beschreibung": "Die Aufgaben werden im Projekt-Tool mit Owner (IT, Führungskraft oder HR) und Fälligkeitsdatum aus Startdatum plus Tagesangabe angelegt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 5, "titel": "Führungskraft und IT benachrichtigen", "beschreibung": "Eine Nachricht im Team-Chat informiert mit den Kerndaten und einem Link zum Projekt.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 6, "titel": "Review durch die Führungskraft", "beschreibung": "Die Checkliste wird vor dem Startdatum geprüft, angepasst und bei Bedarf ergänzt, bevor die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter startet.", "rolle": "freigabe" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "nutzen": [ { "titel": "Standardisierter Ablauf", "text": "Jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter durchläuft denselben Pfad, unabhängig von Rolle oder Team." }, { "titel": "Vollständige Abdeckung", "text": "IT-Setup, HR-Formalitäten, fachliche Einarbeitung und Team-Integration sind fest in der Checkliste verankert, sodass nichts zwischen den Zuständigkeiten verloren geht." }, { "titel": "Ein gemeinsamer Überblick", "text": "Aufgaben und Fortschritt liegen an einem Ort vor, sodass neue Mitarbeitende, Führungskraft und IT denselben Stand sehen." }, { "titel": "Entlastetes HR-Team", "text": "Die personalisierte Checkliste entsteht automatisch aus Rolle und Team, statt manuell pro Neueinstellung zusammengestellt zu werden." } ], "voraussetzungen": [ { "label": "HR-System", "text": "Personio, BambooHR oder vergleichbar, liefert Rolle, Team, Startdatum und Standort.", "icon": "badge" }, { "label": "Projekt-Tool", "text": "Asana, Trello oder Monday für Aufgaben mit Fälligkeiten.", "icon": "checklist" }, { "label": "Team-Chat", "text": "Slack, Teams oder Discord zur Benachrichtigung von Führungskraft und IT.", "icon": "notifications" }, { "label": "LLM-Zugang", "text": "Ein API-Key für OpenAI, Claude oder Gemini.", "icon": "key" } ], "betrieb": { "testing": [ { "label": "Test-Mitarbeitender", "text": "Legen Sie einen vollständigen Testdatensatz mit Rolle, Team und Startdatum an.", "icon": "person_add" }, { "label": "Checkliste und Tasks", "text": "Prüfen Sie, ob 15 bis 25 Aufgaben in den vier Kategorien entstehen und ob Owner sowie Fälligkeiten korrekt gesetzt sind.", "icon": "task_alt" }, { "label": "Benachrichtigungen", "text": "Prüfen Sie, ob Führungskraft und IT die Nachricht mit Projekt-Link im jeweiligen Channel erhalten.", "icon": "forum" }, { "label": "Edge Cases", "text": "Testen Sie einen Fall ohne Startdatum, einen Remote-Fall mit abweichender Zeitzone, eine internationale Neueinstellung und mehrere parallel angelegte Mitarbeitende.", "icon": "rule" } ], "goLive": [ { "label": "Freigeben", "text": "Aktivieren Sie den Workflow erst, wenn Checkliste, Tasks und Benachrichtigungen zuverlässig stimmen.", "icon": "check_circle" }, { "label": "Team-Start", "text": "Beginnen Sie mit einem einzelnen Team und hinterlegen Sie dessen Standard-Taskliste als Basis.", "icon": "groups" }, { "label": "Review", "text": "Prüfen Sie die generierten Checklisten monatlich und schärfen Sie den Prompt bei Bedarf nach.", "icon": "event_repeat" }, { "label": "Ausbauen", "text": "Ergänzen Sie bei Bedarf Kalendereinträge, eine Willkommens-Mail, ein Buddy-System oder eine Feedback-Umfrage.", "icon": "rocket_launch" } ], "haeufigeFehler": [ { "label": "Webhook wird nicht ausgelöst", "text": "Prüfen Sie Event-Typ, URL und Token im HR-System.", "icon": "sensors_off" }, { "label": "Tasks ohne Fälligkeitsdatum", "text": "Validieren Sie die Datumsberechnung aus Startdatum und Tagesangabe.", "icon": "event" }, { "label": "LLM-Output lässt sich nicht parsen", "text": "Geben Sie das JSON-Format im Prompt strikt vor.", "icon": "data_object" }, { "label": "Tasks landen im falschen Projekt", "text": "Prüfen Sie Ziel-Board und Berechtigungen.", "icon": "move_to_inbox" } ] }, "arbeitsprompts": [ { "titel": "Onboarding-Checkliste", "beschreibung": "Erstellt aus den geladenen Mitarbeiterdaten eine strukturierte Checkliste mit 15 bis 25 Aufgaben.", "prompt": "Sie sind ein HR-Onboarding-Experte, der detaillierte Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeitende erstellt.\n\nErstellen Sie eine Onboarding-Checkliste für folgende neue Mitarbeiterin oder folgenden neuen Mitarbeiter:\n\nName: [MITARBEITER_NAME]\nPosition: [POSITION]\nAbteilung: [ABTEILUNG]\nStartdatum: [STARTDATUM]\nStandort: [STANDORT]\n\nAufgabe:\nErstellen Sie eine strukturierte Onboarding-Checkliste mit Aufgaben für die ersten 30, 60 und 90 Tage. Berücksichtigen Sie die spezifischen Anforderungen von Position und Abteilung.\n\nFormat:\nGeben Sie die Aufgaben im folgenden JSON-Format zurück:\n[\n {\n \"task\": \"Aufgaben-Beschreibung\",\n \"category\": \"IT/HR/Fachlich/Team\",\n \"due_days\": Anzahl Tage nach Start,\n \"assignee\": \"IT/Führungskraft/HR/Mitarbeiter\"\n }\n]\n\nDecken Sie folgende Kategorien ab:\n- IT-Setup: Hardware, Software, Zugänge\n- HR-Formalitäten: Verträge, Schulungen, Benefits\n- Fachliche Einarbeitung: positionsspezifisch\n- Team-Integration: Meetings, Vorstellungen\n\nAchten Sie darauf, dass die Aufgaben realistisch verteilt und priorisiert sind." } ], "prompt": "ZIEL\nBauen Sie einen Workflow, der bei jedem neuen Mitarbeitenden im HR-System automatisch eine positionsspezifische Onboarding-Checkliste über die ersten 30, 60 und 90 Tage erstellt, daraus Aufgaben im Projekt-Tool anlegt und Führungskraft sowie IT benachrichtigt.\n\nPassen Sie die Struktur an die Konzepte Ihres Automations-Tools an (zum Beispiel Nodes, Steps, Zaps oder Agenten-Aktionen). Erhalten Sie dabei die Trigger-Logik, die Reihenfolge und den Datenfluss.\n\nTRIGGER\nTyp: Webhook oder native Integration Ihres HR-Systems (Personio, BambooHR oder vergleichbar).\nBedingung: neuer Mitarbeitender mit Status aktiv oder zukünftig.\n\nSCHRITTE\n1. Daten laden: Name, Rolle, Team, Standort und Startdatum aus dem HR-System übernehmen.\n2. KI-Schritt: Checkliste generieren. Verwenden Sie exakt den Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste (siehe Abschnitt Arbeitsprompts). Ausgabe: JSON-Array mit 15 bis 25 Aufgaben in den vier Kategorien IT, HR, Fachlich und Team.\n3. Tasks anlegen: pro Eintrag im JSON-Array einen Task im Projekt-Tool erstellen, mit der Kategorie als Label oder Sektion, dem Owner über das Mapping assignee zu Person oder Team (IT, Führungskraft, HR oder Mitarbeitender) und dem Fälligkeitsdatum aus Startdatum plus Tagesangabe.\n4. Benachrichtigen: Führungskraft und IT im Team-Chat mit den Kerndaten (Name, Rolle, Startdatum) und einem Link zum Projekt informieren.\n5. Manueller Schritt außerhalb des Workflows: Die Führungskraft prüft die Checkliste vor dem Startdatum und ergänzt sie bei Bedarf.\n\nPROMPTS\nÜbernehmen Sie den Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste aus dem gleichnamigen Abschnitt unverändert. Ändern Sie an den enthaltenen Platzhaltern nichts und mappen Sie sie wie im Datenfluss beschrieben.\n\nDATENFLUSS\nTrigger zu Schritt 1: neuer Mitarbeitender im HR-System.\nSchritt 1 zu Schritt 2: Name, Rolle, Team, Startdatum und Standort.\nSchritt 2 zu Schritt 3: JSON-Array mit task, category, due_days und assignee.\nSchritt 1 zu Schritt 3: Startdatum für die Berechnung des Fälligkeitsdatums.\nSchritt 3 zu Schritt 4: Link zum angelegten Projekt oder Board.\n\nFEHLERBEHANDLUNG\nWebhook feuert nicht: Event-Typ, URL und Token im HR-System prüfen.\nStartdatum fehlt: keine Tasks ohne Fälligkeitsdatum anlegen, stattdessen HR benachrichtigen und den Lauf pausieren.\nLLM-Output nicht parsebar: einmal wiederholen, danach den Fehler an HR melden statt einer unvollständigen Checkliste.\nTasks landen im falschen Projekt: Ziel-Board und Berechtigungen prüfen.\nMehrere Mitarbeitende gleichzeitig angelegt: jeden Lauf isoliert verarbeiten, keine vermischten Checklisten.\n\nPLATZHALTER-KONVENTION\nAlle Platzhalter in eckigen Klammern im Arbeitsprompt werden vollständig dynamisch aus dem HR-System gemappt, wie im Datenfluss beschrieben. Es gibt keine manuellen Prompt-Platzhalter. Manuell konfiguriert werden nur die Systemzugänge, das Ziel-Projekt und das Mapping von assignee zu konkreten Personen oder Teams.\n\nSELBSTPRÜFUNG VOR ABSCHLUSS\nPrüfen Sie, bevor Sie den Workflow als fertig melden:\n1. Ist der Trigger korrekt verbunden und feuert er nur bei neuen Mitarbeitenden mit Status aktiv oder zukünftig?\n2. Ist der Arbeitsprompt vollständig und unverändert eingefügt, und sind alle HR-Felder gemappt?\n3. Werden die Fälligkeitsdaten korrekt berechnet, Startdatum plus Tagesangabe, und die Owner richtig zugewiesen?\n4. Sind alle Punkte aufgelistet, die manuell konfiguriert werden müssen: HR-Webhook, Ziel-Projekt im Projekt-Tool, Owner-Mapping, Benachrichtigungs-Channels und LLM-Zugang?", "einrichtung": { "intro": "Zwei Wege führen zum Ziel. Wählen Sie den, der zu Ihrem Setup passt.", "varianten": [ { "variante": "Builder-Prompt", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow in Ihrem eigenen Automations-Tool aufbauen möchten.", "schritte": [ "Öffnen Sie Ihr Workflow-Tool, etwa n8n, Make, Zapier oder Langdock.", "Legen Sie einen neuen Workflow an und vergeben Sie einen Namen.", "Wählen Sie die KI-gestützte Erstellung, sofern Ihr Tool sie anbietet.", "Fügen Sie den Builder-Prompt von oben vollständig ein.", "Prüfen Sie das Ergebnis gegen die Schrittfolge in diesem Dokument und ergänzen Sie Zugänge und Kanäle." ] }, { "variante": "JSON-Import", "einleitung": "Geeignet, wenn Sie den Workflow unverändert übernehmen möchten.", "schritte": [ "Laden Sie die JSON-Datei aus dem Abschnitt JSON-Export herunter.", "Öffnen Sie den Workflow-Bereich Ihres Tools und legen Sie einen neuen Workflow an.", "Vergeben Sie einen Namen und bestätigen Sie die Anlage.", "Öffnen Sie das Menü am Workflow-Namen und wählen Sie den Import einer JSON-Datei.", "Laden Sie die Datei hoch und hinterlegen Sie anschließend Ihre eigenen Zugänge.", "Führen Sie einen Testlauf durch, bevor Sie den Workflow aktivieren." ] } ] }, "exportMeta": { "datei": "w16_einarbeitungs-spur__workflow.json", "format": "voyage-workflow/1" }, "download": { "schema": "voyage-workflow/1", "name": "Die Einarbeitungs-Spur", "beschreibung": "Erstellt bei einem neuen Mitarbeitenden im HR-System automatisch eine positionsspezifische Onboarding-Checkliste über die ersten 30, 60 und 90 Tage, legt daraus Aufgaben im Projekt-Tool an und benachrichtigt Führungskraft und IT.", "trigger": { "typ": "Webhook des HR-Systems (Personio-Ereignis Mitarbeiter angelegt, technisch employee.created; bei anderen HR-Systemen die vergleichbare Neuanlage-Benachrichtigung).", "bedingung": "Der Webhook feuert bei neuen Mitarbeitenden mit Status aktiv oder zukünftig. Das Payload enthält zu diesem Zeitpunkt nur die Mitarbeiter-ID, den Ereignistyp und einen Zeitstempel, noch keine Personendaten. Diese werden im folgenden Schritt separat aus dem HR-System nachgeladen." }, "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Trigger: neuer Mitarbeitender", "rolle": "mensch", "aktion": "Ein neuer Mitarbeitender wird im HR-System mit Status aktiv oder zukünftig angelegt. Das HR-System löst daraufhin einen Webhook aus. Das Payload dieses Webhooks enthält an dieser Stelle nur die Mitarbeiter-ID, den Ereignistyp und einen Zeitstempel, noch keine Namens- oder Rollendaten.", "prompt_ref": null, "eingang": [], "ausgang": [ "Mitarbeiter-ID, Ereignistyp und Zeitstempel aus dem Webhook-Payload" ] }, { "nr": 2, "titel": "Daten laden", "rolle": "automatisch", "aktion": "Mit der Mitarbeiter-ID aus dem Webhook wird der vollständige Datensatz im HR-System abgerufen: Vor- und Nachname, Position, Abteilung, Startdatum, Standort, E-Mail-Adresse, Angaben zur Führungskraft und weitere im HR-System hinterlegte Felder.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Mitarbeiter-ID aus dem Webhook-Payload" ], "ausgang": [ "Vollständiger Mitarbeiterdatensatz (Name, Position, Abteilung, Startdatum, Standort, Führungskraft-Angaben)" ] }, { "nr": 3, "titel": "Checkliste generieren", "rolle": "automatisch", "aktion": "Ein KI-Schritt erstellt mit dem Arbeitsprompt Onboarding-Checkliste einen strukturierten Output mit drei Feldern: tasks als Array der einzelnen Checklisten-Einträge, employee_name als Name der oder des Mitarbeitenden und success als Kennzeichen, ob die Generierung geglückt ist. Jeder Eintrag im tasks-Array folgt dem im Arbeitsprompt festgelegten Format mit den Feldern task, category, due_days und assignee.", "prompt_ref": "arbeitsprompt-1", "eingang": [ "Vollständiger Mitarbeiterdatensatz" ], "ausgang": [ "Strukturierter Output: tasks (Array aus task, category, due_days, assignee), employee_name, success" ] }, { "nr": 4, "titel": "Tasks anlegen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Eine Schleife durchläuft jeden Eintrag im tasks-Array sequenziell, ohne parallele Verarbeitung, bis zu 20 Durchläufe. Je Durchlauf wird ein Task im Projekt-Tool angelegt, mit Titel und Beschreibung aus dem Checklisten-Eintrag, Owner über das Mapping assignee zu Person oder Team und Fälligkeitsdatum aus Startdatum plus der Tagesangabe due_days, dazu eine Priorität von 1 (dringend) bis 4 (niedrig). Die Task-Erstellung selbst ist auf Stop bei Fehler eingestellt, der Abschlussknoten der Schleife dagegen auf Fortfahren bei Fehler: Er sammelt Gesamtzahl, erfolgreich angelegte und fehlgeschlagene Tasks und gibt diese Zahlen an die folgende Benachrichtigung weiter, statt den gesamten Lauf bei einem einzelnen Fehlschlag abzubrechen.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Strukturierter Output aus Schritt 3", "Startdatum aus Schritt 2" ], "ausgang": [ "Angelegte Tasks im Projekt-Tool", "Gesamtzahl, erfolgreiche und fehlgeschlagene Task-Erstellungen" ] }, { "nr": 5, "titel": "Führungskraft und IT benachrichtigen", "rolle": "automatisch", "aktion": "Sobald die Schleife abgeschlossen ist, gehen zwei Benachrichtigungen parallel heraus. Die IT erhält eine Nachricht in einem vorab konfigurierten Kanal, standardmäßig #it-onboarding, mit den IT-relevanten Angaben zu Geräten, Zugängen und Software-Lizenzen, abgeleitet aus Name und vollständigem Mitarbeiterdatensatz. Die Führungskraft erhält eine eigene Nachricht mit Name, Position, Abteilung, Startdatum und der Gesamtzahl der erstellten Tasks. Der Ziel-Kanal oder die Empfängerin wird dabei dynamisch aus den Führungskraft-Angaben im Mitarbeiterdatensatz ermittelt, nicht aus einem festen Kanal. Ein Link zum Projekt wird in beiden Nachrichten nur mitgeschickt, wenn er zum Zeitpunkt des Versands verfügbar ist.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Vollständiger Mitarbeiterdatensatz", "Gesamtzahl der erstellten Tasks" ], "ausgang": [ "Benachrichtigung im IT-Kanal", "Benachrichtigung an die Führungskraft" ] }, { "nr": 6, "titel": "Review durch die Führungskraft", "rolle": "freigabe", "aktion": "Die Führungskraft prüft die Checkliste vor dem Startdatum, passt sie an und ergänzt sie bei Bedarf. Dieser Schritt liegt außerhalb des technischen Ablaufs, dafür gibt es keinen eigenen Knoten im Ablauf.", "prompt_ref": null, "eingang": [ "Angelegte Tasks im Projekt-Tool" ], "ausgang": [ "Freigegebene, angepasste Checkliste" ] } ], "prompts": { "arbeitsprompt-1": { "titel": "Onboarding-Checkliste", "text": "Sie sind ein HR-Onboarding-Experte, der detaillierte Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeitende erstellt. Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste für folgende neue Mitarbeiterin oder folgenden neuen Mitarbeiter: Name [MITARBEITER_NAME], Position [POSITION], Abteilung [ABTEILUNG], Startdatum [STARTDATUM], Standort [STANDORT]. Erstellen Sie eine strukturierte Onboarding-Checkliste mit Aufgaben für die ersten 30, 60 und 90 Tage, unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen von Position und Abteilung. Geben Sie die Aufgaben als JSON-Array zurück, mit den Feldern task, category (IT/HR/Fachlich/Team), due_days (Anzahl Tage nach Start) und assignee (IT/Führungskraft/HR/Mitarbeiter). Decken Sie die Kategorien IT-Setup, HR-Formalitäten, Fachliche Einarbeitung und Team-Integration ab, und achten Sie darauf, dass die Aufgaben realistisch verteilt und priorisiert sind." } }, "datenfluss": [ { "von": 1, "nach": 2, "nutzlast": "Mitarbeiter-ID, Ereignistyp und Zeitstempel aus dem Webhook-Payload" }, { "von": 2, "nach": 3, "nutzlast": "Vollständiger Mitarbeiterdatensatz: Name, Position, Abteilung, Startdatum, Standort, Führungskraft-Angaben" }, { "von": 3, "nach": 4, "nutzlast": "Strukturierter Output: tasks-Array (task, category, due_days, assignee), employee_name, success" }, { "von": 2, "nach": 4, "nutzlast": "Startdatum als Basis für die Fälligkeitsberechnung je Task (Startdatum plus due_days)" }, { "von": 4, "nach": 5, "nutzlast": "Gesamtzahl, erfolgreiche und fehlgeschlagene Task-Erstellungen sowie der vollständige Mitarbeiterdatensatz, parallel an die Benachrichtigung für IT und für die Führungskraft" }, { "von": 5, "nach": 6, "nutzlast": "Link zum Projekt, sofern zum Zeitpunkt des Versands verfügbar, als Ausgangspunkt für die Review durch die Führungskraft" } ], "voraussetzungen": [ "HR-System mit Webhook oder API, das Rolle, Team, Startdatum und Standort liefert (Personio, BambooHR oder vergleichbar)", "Projekt-Tool mit API-Zugang für Tasks mit Owner und Fälligkeitsdatum (Asana, Trello oder Monday)", "Team-Chat zur Benachrichtigung von Führungskraft und IT (Slack, Teams oder Discord)", "LLM-Zugang per API-Key (OpenAI, Claude oder Gemini)", "Festes Mapping von assignee-Werten (IT, Führungskraft, HR, Mitarbeitender) zu konkreten Personen oder Teams" ], "fehlerbehandlung": [ { "fall": "Webhook feuert nicht", "massnahme": "Event-Typ, URL und Token im HR-System prüfen." }, { "fall": "Startdatum fehlt", "massnahme": "Keine Tasks ohne Fälligkeitsdatum anlegen, HR benachrichtigen und den Lauf pausieren." }, { "fall": "LLM-Output nicht parsebar", "massnahme": "Einmal wiederholen, danach den Fehler an HR melden statt einer unvollständigen Checkliste." }, { "fall": "Tasks landen im falschen Projekt", "massnahme": "Ziel-Board und Berechtigungen im Projekt-Tool prüfen." }, { "fall": "Mehrere Mitarbeitende gleichzeitig angelegt", "massnahme": "Jeden Lauf isoliert verarbeiten, keine vermischten Checklisten zulassen." }, { "fall": "Einzelne Task-Erstellung innerhalb der Schleife schlägt fehl", "massnahme": "Anders als alle übrigen Schritte, die bei einem Fehler stoppen, ist der Abschlussknoten der Schleife auf Fortfahren bei Fehler eingestellt. Er sammelt Gesamtzahl, erfolgreiche und fehlgeschlagene Tasks und führt den Lauf weiter, statt bei einem einzelnen Fehlschlag abzubrechen." }, { "fall": "Datenabruf aus dem HR-System schlägt fehl", "massnahme": "Dieser Schritt ist auf Stop bei Fehler eingestellt und bricht den Lauf ab, statt mit einem unvollständigen Mitarbeiterdatensatz weiterzuarbeiten." }, { "fall": "Die generierte Checkliste enthält mehr als 20 Einträge", "massnahme": "Die Schleife ist standardmäßig auf maximal 20 Durchläufe begrenzt. Bei Positionen mit besonders umfangreichen Checklisten muss dieser Wert vor dem Go-Live erhöht werden, sonst werden überzählige Tasks nicht angelegt." }, { "fall": "Kanal oder Empfängerin für die Führungskraft lässt sich nicht ermitteln", "massnahme": "Die Benachrichtigung an die Führungskraft löst den Ziel-Kanal dynamisch aus den Führungskraft-Angaben im Mitarbeiterdatensatz auf. Fehlt diese Angabe, bricht der Schritt ab, statt an einen falschen Kanal zu senden." } ], "platzhalter": [ { "name": "MITARBEITER_NAME", "quelle": "HR-Systemfeld Name, aus dem in Schritt 2 abgerufenen Mitarbeiterdatensatz" }, { "name": "POSITION", "quelle": "HR-Systemfeld Position, aus dem in Schritt 2 abgerufenen Mitarbeiterdatensatz" }, { "name": "ABTEILUNG", "quelle": "HR-Systemfeld Abteilung, aus dem in Schritt 2 abgerufenen Mitarbeiterdatensatz" }, { "name": "STARTDATUM", "quelle": "HR-Systemfeld Startdatum, dient zugleich als Basis für die Fälligkeitsberechnung aller Tasks (Startdatum plus due_days)" }, { "name": "STANDORT", "quelle": "HR-Systemfeld Standort, aus dem in Schritt 2 abgerufenen Mitarbeiterdatensatz" }, { "name": "employee_id", "quelle": "Feld aus dem Webhook-Payload des HR-Systems, Grundlage für den Datenabruf in Schritt 2" }, { "name": "employee_name", "quelle": "Ausgabefeld des KI-Schritts, wird in den Benachrichtigungstexten für IT und Führungskraft wiederverwendet" }, { "name": "due_days", "quelle": "Feld je Checklisten-Eintrag im tasks-Array, Anzahl Tage nach Startdatum, Grundlage für das Fälligkeitsdatum jedes Tasks" }, { "name": "assignee", "quelle": "Feld je Checklisten-Eintrag im tasks-Array, wird über ein festes Mapping auf Person oder Team (IT, Führungskraft, HR, Mitarbeitender) aufgelöst" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26" }, "itemIcon": "graduation-cap", "recommended": [ { "slug": "interview-route", "category": "workflow", "name": "Die Interview-Route", "teaser": "Ein Workflow, der bei einem neuen Interview-Termin automatisch Kandidatenprofil und Stellenbeschreibung zieht und daraus einen strukturierten Fragenkatalog für den Interviewer baut.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "mic" }, { "slug": "change-briefing", "category": "skill", "name": "Das Change-Briefing", "teaser": "Baut aus Zielgruppen, Kernbotschaften und Timeline einen vollständigen Kommunikationsplan für Veränderungsprojekte, inklusive Kaskade und ehrlicher FAQ.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "refresh-cw" }, { "slug": "workshop-drehbuch", "category": "skill", "name": "Das Workshop-Drehbuch", "teaser": "Baut aus Thema, Zielgruppe, Dauer und Lernzielen ein vollständiges, durchführbares Workshop- oder Trainingsdrehbuch mit Ablaufplan, Übungen, Handout und Feedback-Formular.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "users-round" }, { "slug": "workshop-architekt", "category": "assistent", "name": "Der Workshop-Architekt", "teaser": "Führt Sie interaktiv von der Zieldefinition zur fertigen, zeitlich durchgerechneten Workshop-Agenda samt ausgearbeiteten Übungen.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "users-round" }, { "slug": "onboarding-strecke", "category": "workflow", "name": "Die Onboarding-Strecke", "teaser": "Automatisiert das Kunden-Onboarding vom Status-Wechsel im CRM bis zur versandfertigen Willkommens-Mail.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "door-open" }, { "slug": "ankuendigungs-briefing", "category": "skill", "name": "Das Ankündigungs-Briefing", "teaser": "Ein Briefing Format für interne Ankündigungen, Updates und Change Kommunikation, das Ton und Kanal an die Brisanz des Themas anpasst.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "megaphone" }, { "slug": "schulungs-architekt", "category": "assistent", "name": "Der Schulungs-Architekt", "teaser": "Verwandelt rohes Fachwissen in ein fertiges, zweistündiges Schulungsmodul mit Lernzielen, Übungen und Wissenchecks.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "graduation-cap" }, { "slug": "stakeholder-navigator", "category": "assistent", "name": "Der Stakeholder-Navigator", "teaser": "Erstellt strukturierte Kommunikationspläne mit Zielgruppen, Kernbotschaften, passenden Kanälen und klarem Zeitplan.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "users" }, { "slug": "stellenanzeigen-schreiber", "category": "assistent", "name": "Der Stellenanzeigen-Schreiber", "teaser": "Erstellt aus Positionsdaten eine vollständige, zielgruppengerechte Stellenanzeige mit Aufgaben, Anforderungen, Benefits und SEO-Keywords für Jobportale.", "domaene": "Menschen & Organisation", "itemIcon": "briefcase" }, { "slug": "artisan", "category": "tool", "name": "Artisan", "teaser": "Ein KI-Agent namens Ava, der Outbound-Vertrieb im B2B-SaaS-Umfeld weitgehend eigenständig übernimmt.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "logoFile": "artisan.png", "logoEinzug": 0.78 } ] }