Nicht jeder Prozess in Ihrem Unternehmen lohnt eine Automatisierung, aber die richtigen zu finden, spart spürbar Zeit und Geld. Dieser Skill nimmt Ihre bestehenden Workflows systematisch auseinander: Wo stecken repetitive, regelbasierte Aufgaben? Wo wäre der Nutzen am größten? Was lässt sich sofort angehen?
\nDas Ergebnis ist eine Aufwand/Nutzen-Matrix in vier Quadranten, eine grobe ROI-Einschätzung für die vielversprechendsten Potenziale und eine priorisierte Umsetzungs-Roadmap. Dazu kommt eine Governance-Empfehlung pro Automatisierung: was vollautomatisch laufen kann, was eine menschliche Prüfung braucht und was manuell bleiben sollte. Gedacht ist der Skill für Operations-Verantwortliche und Führungskräfte, die Automatisierung strukturiert statt punktuell angehen wollen.
\nWas er bewusst nicht leistet: Er setzt keine Automatisierung um und ersetzt keine technische Implementierungsplanung. Die ROI-Zahlen sind Richtwerte auf Basis Ihrer Angaben, keine belastbare Kalkulation. Je genauer Ihre Prozessbeschreibung, desto brauchbarer das Ergebnis.
\n" }, { "id": "skill-text", "title": "Skill-Text", "html": "Kopieren Sie den Prompt unten komplett in Ihr KI-Tool. Als Datei: automatisierungs-konzept.de.json
\n" } ], "schritte": [ { "nr": 1, "titel": "Prozesse beschreiben", "beschreibung": "Sie beschreiben pro Prozess die Schritte, die Häufigkeit, den Zeitaufwand und die beteiligten Tools.", "rolle": "mensch" }, { "nr": 2, "titel": "Analyse und Bewertung", "beschreibung": "Der Skill bewertet die Automatisierbarkeit, erstellt die Aufwand/Nutzen-Matrix, schätzt den ROI und legt Governance-Stufen fest.", "rolle": "automatisch" }, { "nr": 3, "titel": "Roadmap mit Quick Wins", "beschreibung": "Sie erhalten eine priorisierte Umsetzungsreihenfolge, eine ROI-Schätzung und eine Governance-Empfehlung pro Automatisierung.", "rolle": "ergebnis" }, { "nr": 4, "titel": "Quick Wins umsetzen", "beschreibung": "Sie starten mit den einfachsten Automatisierungen und bauen schrittweise aus.", "rolle": "mensch" } ], "herausgeber": "Voyage Digital", "version": "2.0", "stand": "2026-07-26", "umsetzung": [ { "titel": "Prozesse dokumentieren", "text": "Beschreiben Sie jeden Prozess Schritt für Schritt, inklusive Zeitaufwand und Häufigkeit." }, { "titel": "Skill einrichten", "text": "Kopieren Sie den Skill-Text in Ihr KI-Tool und tragen Sie Ihre Prozessbeschreibungen ein." }, { "titel": "Quick Wins zuerst", "text": "Setzen Sie die einfachsten Automatisierungen zuerst um und bauen Sie danach schrittweise aus." } ], "zutaten": [ "Prozesse", "Schritte", "Häufigkeit", "Zeitaufwand", "Tools" ], "beispielSzenario": "Ihr Team wendet jede Woche mehrere Stunden für CRM-Updates nach Kundengesprächen, für den manuellen Rechnungsversand und für Social-Media-Postings auf. Sie möchten wissen, was sich davon zu automatisieren lohnt und was nicht. Der Skill analysiert die drei Prozesse, schätzt den ROI und zeigt zum Beispiel: CRM-Updates sind ein Quick Win mit rund 30 Minuten Ersparnis pro Tag bei etwa zwei Stunden Implementierungsaufwand, Social-Media-Postings dagegen ein strategisches Projekt mit längerem Vorlauf.", "eingaben": [ { "feld": "Prozessbeschreibung(en) mit Schritten", "pflicht": true }, { "feld": "Beteiligte Tools und Systeme", "pflicht": true }, { "feld": "Zeitaufwand pro Durchführung", "pflicht": false }, { "feld": "Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich)", "pflicht": false }, { "feld": "Bekannte Schmerzpunkte und Fehlerquellen", "pflicht": false }, { "feld": "Budget für Automatisierung", "pflicht": false } ], "ausgabe": "Eine Prozess-Analyse mit Automatisierbarkeits-Bewertung, eine Potenzial-Tabelle, eine Aufwand/Nutzen-Matrix, eine ROI-Richtwert-Schätzung, eine priorisierte Roadmap und eine Governance-Empfehlung pro Automatisierung.", "prompt": "# BESCHREIBUNG\nSie analysieren bestehende Prozesse auf Automatisierungspotenziale. Sie identifizieren repetitive, regelbasierte Aufgaben, bewerten deren Nutzen und erstellen eine priorisierte Roadmap mit grober ROI-Einschätzung. Wo Ihnen Fakten fehlen, kennzeichnen Sie Annahmen ausdrücklich als solche und trennen sie von gesicherten Aussagen.\n\n# EINGABE\n- Prozessbeschreibung(en) mit Schritten (Pflicht)\n- Beteiligte Tools und Systeme (Pflicht)\n- Zeitaufwand pro Durchführung (optional)\n- Häufigkeit: täglich, wöchentlich, monatlich (optional)\n- Bekannte Schmerzpunkte und Fehlerquellen (optional)\n- Budget für Automatisierung (optional)\n\n# AUSGABE\n1. Prozess-Analyse: pro Prozess Ist-Zustand, Zeitaufwand, Automatisierbarkeit (Skala 1 bis 5)\n2. Automatisierungs-Potenziale: Tabelle mit Prozess, Potenzial, Aufwand, Nutzen, Priorität, Tool\n3. Aufwand/Nutzen-Matrix: vier Quadranten, Quick Wins, Strategisch, Nice to have, Nicht lohnenswert\n4. ROI-Einschätzung: Investition versus Einsparung pro Jahr, als Richtwert gekennzeichnet\n5. Roadmap: priorisierte Umsetzungsreihenfolge\n6. Governance: was vollautomatisch läuft (grün), was mit Review (gelb), was manuell bleibt (rot)\n\n# KONTEXT\n- Platzhalter: UNTERNEHMEN, BRANCHE, NUTZER_ROLLE, TOOL_LANDSCHAFT, AUTOMATISIERUNGS_TOOLS, GOVERNANCE_REGELN\n- Domänenwissen: Prozessautomatisierung, RPA, Workflow-Optimierung, ROI-Berechnung\n- Einschränkung: ROI-Angaben sind Richtwerte, keine verbindliche Kalkulation. Dieser Skill liefert eine Analyse, keine Implementierung.\n- Sprechen Sie Nutzerinnen und Nutzer durchgängig in der Sie-Form an.\n\n# ARBEITSANWEISUNG\n## Schritt 1: Prozesse analysieren\nErfassen Sie jeden Prozess im Detail und bewerten Sie die Automatisierbarkeit auf einer Skala von 1 bis 5.\n### Regeln: 5 bedeutet vollständig automatisierbar und regelbasiert, 1 bedeutet kaum automatisierbar, hohe Urteilskraft nötig.\n### No-Gos: Stufen Sie keinen Prozess pauschal als nicht automatisierbar ein. Prüfen Sie stattdessen einzelne Teilschritte.\n\n## Schritt 2: Potenziale bewerten\nStellen Sie Aufwand (Implementierung) und Nutzen (Zeitersparnis, Fehlerreduktion) gegenüber.\n\n## Schritt 3: Matrix und ROI erstellen\nErstellen Sie die Aufwand/Nutzen-Matrix. Berechnen Sie den ROI als jährliche Einsparung minus Kosten, geteilt durch Kosten, und kennzeichnen Sie das Ergebnis als Richtwert.\n\n## Schritt 4: Roadmap erstellen\nOrdnen Sie in dieser Reihenfolge: 1) Quick Wins, 2) strategische Projekte, 3) Nice to have.\n\n## Schritt 5: Governance-Empfehlung\nGeben Sie pro Automatisierung eine Empfehlung: grün für vollautomatisch, gelb für mit Review, rot für manuell.\n\n# QUALITÄTSKONTROLLE\n[ ] Mindestens 3 Prozesse sind detailliert analysiert\n[ ] Automatisierbarkeit ist pro Prozess bewertet (1 bis 5)\n[ ] Die Aufwand/Nutzen-Matrix mit 4 Quadranten liegt vor\n[ ] Eine ROI-Einschätzung für die Top-Potenziale ist berechnet und als Richtwert markiert\n[ ] Eine priorisierte Roadmap mit Reihenfolge ist definiert\n[ ] Eine Governance-Empfehlung (grün/gelb/rot) liegt pro Automatisierung vor\n[ ] Quick Wins sind klar benannt\n[ ] Annahmen sind erkennbar von gesicherten Aussagen getrennt\n\n# GESPRÄCHSSTART\nBeschreiben Sie mir die Prozesse, die Sie unter die Lupe nehmen möchten. Pro Prozess ideal: Was wird gemacht, wie oft, wie lange, mit welchen Tools? Ich analysiere die Potenziale und erstelle eine Roadmap mit Quick Wins.", "einrichtung": { "intro": "Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ChatGPT, Claude, Copilot Studio und Langdock.", "plattformen": [ { "plattform": "ChatGPT", "anbieter": "OpenAI", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Klicken Sie auf Ihr Profilbild und wählen Sie „Skills“.", "Klicken Sie auf „Skill erstellen“ und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Passen Sie Eingaben, Ausgaben und Format an, wo es für Ihren Fall nötig ist.", "Speichern Sie den Skill. Er steht ab sofort in allen Chats zur Verfügung." ], "doku": { "label": { "de": "OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT", "en": "OpenAI documentation: Skills in ChatGPT" }, "url": "https://help.openai.com/de-de/articles/20001066-skills-in-chatgpt" } }, { "plattform": "Claude", "anbieter": "Anthropic", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie claude.ai und gehen Sie in Ihrem Profil auf „Skills“.", "Legen Sie einen neuen Skill an und fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Der Skill arbeitet in claude.ai, in Claude Code und über die API.", "Verfügbar in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise." ], "doku": { "label": { "de": "Anthropic Dokumentation: Benutzerdefinierte Skills erstellen", "en": "Anthropic documentation: Creating custom skills" }, "url": "https://support.claude.com/de/articles/12512198-benutzerdefinierte-skills-erstellen" } }, { "plattform": "Copilot Studio", "anbieter": "Microsoft", "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie Copilot Studio und legen Sie einen neuen Agent an.", "Fügen Sie den kopierten Text als Anweisung ein.", "Verbinden Sie bei Bedarf Wissensquellen und Werkzeuge.", "Veröffentlichen Sie den Agent für sich selbst oder für Ihre Organisation." ], "doku": { "label": { "de": "Microsoft Dokumentation: Einen Agent erstellen und bereitstellen", "en": "Microsoft documentation: Create and deploy an agent" }, "url": "https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-studio/fundamentals-get-started" } }, { "plattform": "Langdock", "anbieter": null, "schritte": [ "Kopieren Sie den Skill-Text oben über die Kopieren-Schaltfläche.", "Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie auf „Skill hinzufügen“.", "Fügen Sie den kopierten Text direkt als Anweisung ein.", "Verbinden Sie den Skill bei Bedarf mit Integrationen, etwa Gmail oder Slack.", "Speichern Sie den Skill und geben Sie ihn für sich oder Ihr Team frei." ], "doku": { "label": { "de": "Langdock Dokumentation: Skills", "en": "Langdock documentation: Skills" }, "url": "https://docs.langdock.com/de/product/chat/skills" } } ] }, "itemIcon": "workflow", "recommended": [ { "slug": "system-konzept", "category": "skill", "name": "Das System-Konzept", "teaser": "Entwirft aus der Beschreibung eines wiederkehrenden Prozesses eine Systemarchitektur aus Gedächtnis, Verzahnung, Freigabepunkten und Rückkopplung, statt einzelne Schritte zu automatisieren, und weist im simulierten Trockenlauf nach, dass das Design mit jedem Durchlauf besser wird.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "itemIcon": "network" }, { "slug": "no-code-lotse", "category": "assistent", "name": "Der No-Code-Lotse", "teaser": "Begleitet Sie Schritt für Schritt bei Planung, Aufbau und Fehlerbehebung von No-Code-Automatisierungen in Make, Zapier oder n8n, in klarer Sprache, ohne Vorwissen vorauszusetzen.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "itemIcon": "blocks" }, { "slug": "projekt-sparringspartner", "category": "assistent", "name": "Der Projekt-Sparringspartner", "teaser": "Begleitet Sie durch alle Phasen eines Projekts mit systematischer Risikoanalyse, priorisierten Handlungsoptionen bei akuten Problemen und strukturierten Lessons Learned nach Abschluss.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "kanban-square" }, { "slug": "verhandlungs-stratege", "category": "assistent", "name": "Der Verhandlungs-Stratege", "teaser": "Bereitet Lieferantenverhandlungen vor: analysiert ein Angebot samt Marktkontext und liefert eine konkrete Roadmap mit Zielen, Hebeln und Argumenten.", "domaene": "Betrieb & Projektmanagement", "itemIcon": "handshake" }, { "slug": "beam", "category": "tool", "name": "Beam", "teaser": "Enterprise-Plattform für agentenbasierte Back-Office-Automatisierung, die über klassische RPA hinausgeht.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "logoFile": "beam.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "make", "category": "tool", "name": "Make", "teaser": "Visuelle No-Code-Automatisierungsplattform für komplexe Workflows mit Schleifen, Fehlerbehandlung und KI-Modulen, eine Alternative zu Zapier.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "logoFile": "make.svg", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "n8n", "category": "tool", "name": "n8n", "teaser": "Node-basierte Automatisierungsplattform mit nativen KI-Agenten-Bausteinen, als kostenlose Open-Source-Community-Edition oder als verwaltete Cloud-Lösung.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "logoFile": "n8n.png", "logoEinzug": 1 }, { "slug": "zapier", "category": "tool", "name": "Zapier", "teaser": "Zapier ist eine No Code Plattform, die über 8.000 Webanwendungen verbindet und mittlerweile auch KI Orchestrierung in einem Plan bündelt.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "logoFile": "zapier.png", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "zernio", "category": "tool", "name": "Zernio", "teaser": "API-Plattform für Entwickler und KI-Agenten, die Social-Media-Publishing, eine Messaging-Inbox, Telefonnummern-Provisionierung und Werbe-Boosting über rund 15 Plattformen hinter einem einzigen Aufruf bündelt.", "domaene": "Automatisierung & No-Code", "logoFile": "zernio.svg", "logoEinzug": 0.78 }, { "slug": "lead-staffel", "category": "workflow", "name": "Die Lead-Staffel", "teaser": "Jeder neue Lead aus einem Formular durchläuft automatisch ein Scoring nach Budget, Bedarf und Timing und landet mit Priorität und Begründung direkt bei der zuständigen Vertriebsperson.", "domaene": "Vertrieb & Outreach", "itemIcon": "user-plus" } ] }